Die AKV Methode – Aufgaben, Rechte und Pflichten fixieren

Als Prozessverantwortlicher, Manager oder Personalreferent bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der im Geschäftsprozess beteiligten Rollen definieren?
• Auf welche Weise können wir die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten unserer Mitarbeiter zueinander abgrenzen?
• Welches Informationsstruktur hilft uns bei der Formulierung von Stellenanzeigen und Arbeitsbeschreibungen?

Unterstützung findest Du in der AKV Methode und dem dazugehörigen AKV Profil.

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Ergebnis: Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten einer Rollen eines Prozesses oder Teams definiert, dokumentiert und abgestimmt

Teilnehmer: mind. 2 (Person mit Rolle sowie Vorgesetzte/Kollege/Mitarbeiter)

Dauer: ab 15 Minuten je Rolle (je Tätigkeitsumfang und Schnittstellen)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Zettel & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit der AKV Methode definierst Du eindeutig, nachvollziehbar und systematisch die verschiedenen Tätigkeiten, Rechte und Pflichten von Rollen in einer Organisation. Fokus liegt auf der Person und ihrem Gestaltungsspielraum.

Hinter dem deutschsprachigen Akronym AKV steht ein Vorgehen zur Analyse, Zuordnung und Darstellung von Aufgaben-, Kompetenz– und Verantwortungsfeldern zu einer Rolle, Position oder Stelle im Unternehmen.

Das resultierende AKV Profil fixiert für einen Bereich (z.B. Geschäftsprozess, Service, Projekt, Abteilung, Team) was ein Akteur in diesem…

• tut & erzeugt (Aufgaben),
• darf & kann (Kompetenzen) sowie
• verantwortet & führt (Verantwortung).

Alternativen Bezeichnungen für AKV sind das Tripel Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (alle im Singular) bzw. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (alle im Plural) sowie die Mehrzahl AKVs.

Speziell in großen, hierarchischen, hochgradig arbeitsteiligen und sich häufig re-organisierenden Unternehmen ist nicht immer klar, wer welche Aufgabe mit welchen Befugnissen und Verantwortlichkeiten innehat. Die AKV Methode schafft hier Transparenz und Verbindlichkeit.

Zudem identifizierst Du mit dem Governance Werkzeug Bereiche, in denen das Aufgabenspektrum nicht zu den Kompetenzen bzw. der Verantwortung einer Person passt, es also zur Unter- bzw. Überdeckung kommt.

Schließlich kannst Du die AKV Methode als Führungsinstrument zur Delegation von Aufgaben nutzen. Du überträgst Mitarbeitern Aufgaben, stattest sie dazu mit den notwendigen Kompetenzen aus und vereinbarst den erforderlichen Verantwortungsbereich.

Synonyme für die AKV Methode sind AKV Formel, AKV Framework und AKV Prinzip, wahlweise als Schreibweise mit Bindestrich.

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Aufbau

AKV Profil – „Was macht eine Rolle aus?“

Kernergebnis der AKV Methode ist das AKV Profil (auch AKV Matrix, AKV Tabelle oder Kompetenzmatrix). Für eine Rolle definiert dieses auf einer Seite, was die Rolle leistet und welche Rechten und Pflichten sie innehat.

Ergänze das AKV Profil um Meta-Infos, wie den Titel, die Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Aufgaben – „Was tut die Rolle?“

Zu Beginn stehen die Aufgaben, also die Tätigkeiten, die eine Rolle wiederkehrend ausführt sowie die Ergebnisse, die daraus entstehen.

Kompetenzen – „Was benötigt und darf die Rolle?“

Kompetenzen sind sowohl die Befugnisse und Berechtigungen als auch die methodischen, fachlichen und sozialen Fähigkeiten und Kenntnisse einer Rolle ihre Aufgaben situationsadäquat und auf Basis des eigenen Wissens umzusetzen. Unterscheide zwischen:

• Entscheidungs-, Weisungs- und Kontrollkompetenz (z.B. Führungskraft, Geschäftsführung)
• Informations- und Ausführungskompetenz (z.B. Sachmitarbeiter, Dienstleister)
• Beratungs- und Mitsprachekompetenz (z.B. Unternehmensberater, Fachbeirat)

Verantwortung – „Was verantwortet die Rolle?“

Die Verantwortung bezieht sich auf die Rechenschaftspflicht bzw. grundlegenden Mission einer Rolle bzgl. ihrer Aufgaben, also woran die Rolle in ihrem Bereich gemessen wird. In Unternehmen klassisch sind Führungs- und Ausführungsverantwortung. Die Führungskraft trägt die Verantwortung die Mitarbeiter zu führen, während der Mitarbeiter für die Ausführung der ihm gestellten Aufgaben zuständig ist.

Im Idealfall sind alle drei Komponenten einer Rolle klar und konsistent definiert und stehen im Gleichgewicht. Im Fall von AKV heißt Gleichgewicht, dass die Kompetenzen und die Verantwortung ausreichen, um die gestellten Aufgaben erfüllen zu können. Andersherum muss die Rolle auch die Aufgaben, für welche Sie Verantwortung trägt, realisieren können und dürfen. Die Literatur spricht hier vom Kongruenzprinzip in einer Organisation.

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Anwendung

Die AKV Methode kannst Du für einen bereits wirksamen Bereich (z.B. Ist-AKV für eine vorhandene Fachabteilung) sowie einen sich formenden Bereich (z.B. Soll-AKV für ein neues Projekt) anwenden. Durchlaufe dazu allein bzw. besser im nutzenden Team folgende Schritte.

1. Bereich scopen

Lege zunächst den Bereich fest, auf welche Du die AKW Methode anwenden willst. Agiere zunächst konservativ, Scope eher kleiner als größer. Immerhin muss für jede im Bereich wirksame Rolle ein AKV Profil angefertigt werden.

Ein guter Startpunkt sind die Schnittstellen zwischen Abteilungen, Bereichen oder Teams. Immer dann, wenn es zu einer organisationsübergreifenden Zusammenarbeit kommt, müssen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung klar sein.

2. Aufgaben definieren

Identifiziere zunächst die im Bereich tätigen Rollen. Sind diese aktiv, erzeugen also bereits (Zwischenergebnisse), extrahierst Du die geleisteten Aufgaben, beispielsweise aus den Stellenbeschreibungen. Für einen neuen Bereich wie ein Projekt definierst Du die Aktivitäten zum Beispiel auf Basis von üblichen Tätigkeiten im Projektmanagement. Hilfreich sind Fragen wie:

• Welche Tätigkeiten erledigt eine Rolle wiederkehrend?
• Welches Ergebnis soll die Rolle erzielen?
• Was muss erledigt werden, um die Ziele einer Rolle zu erreichen?

3. Kompetenzen bestimmen

Im zweiten Schritt deckst Du die für die festgehaltenen Aufgaben erforderlichen Kompetenzen auf. Es unterstützen Dich Fragen wie:

• Welche Berechtigungen werden benötigt, um Aufgaben auszuführen?
• Welche Ressourcen müssen bereitgestellt werden, um das Ergebnis zu erreichen?
• Welches Mandat muss erteilt werden, um die Tätigkeit wahrzunehmen?

4. Verantwortung festlegen

Nun legst Du pro Rolle die Verantwortlichkeiten fest. Es helfen Dir Fragen wie:

• Welche Pflichten sind mit der Erfüllung der Aufgabe verbunden?
• Für welche Ergebnisse und Abläufe etc. besitzt die Rolle eine Rechenschaftspflicht?
• Woran wird der Erfolg der Rolle gemessen bzw. anerkannt?

5. Kongruenz überprüfen

Nun validierst Du, ob die den Rollen zugestandenen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für die Erledigung der Aufgaben ausreichend sind. Justiere bei Bedarf nach, indem Du die Aufgaben modifiziert oder Kompetenzen bzw. Verantwortung erweiterst. Prüfe auch, inwieweit rollenübergreifend ein konsistentes, vollständiges und korrektes Bild besteht. Erneut einige Unterstützungsfragen:

• Kann die Rolle mit ihrer Kompetenz und Verantwortung ihre Aufgaben stets erfüllen?
• Inwieweit ist es einer Rolle möglich ihren Verantwortungsbereich auf Basis ihrer Rechte und Tätigkeiten zu gestalten?
• Wo gibt es Widersprüche zwischen den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen mehrerer Rollen?

6. Ergebnisse abstimmen

Hinter Rollen stehen immer Personen, welche die Aufgaben in einer Organisation mit Leben füllen. Stimme die Resultat unbedingt mit den Akteuren ab. In meiner Praxis erlebe ich Regelmäßig, dass die Definition der AKV Profile rasch von der Hand geht, die Institutionalisierung schließlich den Löwenanteil der Arbeit ausmacht.

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Beispiele

AKV Profile für den öffentlichen Nahverkehr

Nehmen wir als Beispiel Deine letzte Busfahrt mit dem öffentlichen Nahverkehr.

Die Aufgaben der Rollen sind hier:

• Busfahrer: Bus durch Stadtverkehr lenken
• Passagier: Fahrkarten entwerten
• Kontrolleur: Fahrkarten der Passagiere kontrollieren

Wiederum kannst Du für die Kompetenzen folgendes festhalten:

• Busfahrer: Randalierende Passagiere dürfen aus dem Bus geworfen werden (Entscheidungs- und Weisungskompetenz)
• Passagier: Information über die Route und den nächsten Halt dürfen vom Busfahrer eingeholt werden (Informationskompetenz)
• Kontrolleur: Ein Passagier darf aufgefordert werden, die Fahrkarte zu zeigen (Kontrollkompetenz)

Schließlich ist die Verantwortung im Bus-Beispiel:

• Busfahrer: Sicherer und verkehrsregelkonformer Transport von Passagieren  (Ausführungsverantwortung)
• Passagier: Selbstständige Auswahl und Entwertung der passenden Fahrkarte (Ausführungsverantwortung)
• Kontrolleur: Gesetzeskonformer Umgang mit Schwarzfahrern (Ausführungsverantwortung)

Auch im öffentlichen Nahverkehr muss es Kongruenz geben. So muss der Kontrolleur für seine Passagierkontrolltätigkeit (Aufgabe) das Prüfungsmandat der Verkehrsbetriebe erhalten haben (Kompetenz) und sich per Unterschrift im Arbeitsvertrag für einen gesetzeskonformen Umgang mit den Passagieren verpflichtet haben (Verantwortung).

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Vor- & Nachteile

Pro

• Mit der AKV Methode legst Du strukturiert die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten von Akteuren in einem fest definierten Arbeitsbereich fest. Resultierendes AKV Profil macht die Arbeitsteilung transparent.
• Speziell bei Service-Organisationen mit langfristigen Aufbau- und Ablaufmodell (z.B. Öffentlicher Nahverkehr, Call Center) sorgt die die Governance Methode für effektive Ressourcenplanung. Offene und doppelt belegte Verantwortungsbereiche werden minimiert.
• Mittlere und große Firmen mit zahlreichen Mitarbeitern, Niederlassungen, Geschäftsprozessen, Abteilungen etc. kennen und akzeptieren mit hoher Sicherheit die AKV Methode.
• In Konsequenz reduziert die Technik Missverständnisse und Konflikte. Jeder Beteiligte weiß, worin die eigenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung liegen.

Contra

• Es ist nicht immer einfach die Grenze zwischen einer Aufgabe und der damit verbundenen Verantwortung zu ziehen. Wo hört die Tätigkeit auf und gehen die Pflichten los? Arbeite hier pragmatisch.
• In einer immer vernetzteren, agileren und dynamischeren Arbeitsumfeld nimmt die Bedeutung von expliziten AKV Profilen tendenziell ab. Anforderungen an Organisationen und damit Mitarbeiterrollen sind im ständigen Wandel, das Aufsetzen eines statischen AKV Profils stiftet kaum einen Wert.
• Vorsicht Papiertiger: Die AKV Methode sagt nichts darüber aus, ob und wie die definierten Rollen auch im Alltag gelebt werden.

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Praxistipps

Tipp 1 – Mit der RACI Matrix kombinieren

Die in einer RACI Matrix dargestellten Aktivitäten und Rollen sind ein prima Aufsatzpunkt für die AKV Methode. Mit den RACI Rollen hast Du den Scope, die RACI Aktivitäten definieren die Aufgaben und die Zellinhalte der RACI Matrix definieren teilweise die Kompetenzen.

Andersherum lässt sich eine aufgabenzentrierte RACI Matrix sehr gut aus einem vollständigen Satz an AKV Profilen entwickeln. Beide Tools unterstützen die Governance in einer Organisation.

Tipp 2 – Rolleninhalte uniform formulieren

AKV Profile lassen sich leichter schreiben und lesen, wenn Du diese einheitlich formulierst.

• Nutze für die Aufgaben ganze Sätze mit einem Verb am Ende (z.B. „Fahrkarten kontrollieren“).
• Für Kompetenzen flechtest Du das Wort ‚darf‘ bzw. ‚dürfen‘ in einen Halbsatz ein (z.B. „Darf auffordern die Fahrkarten zu zeigen“).
• Bei der Verantwortung notierst Du hingegen einen Zustand („Gesetzeskonformer Umgang mit Schwarzfahrern“).

Tipp 3 – Sündenböcke und Wasserträger vermeiden

Prüfe bei jedem AKV Profil die Kongruenz und vermeide dadurch eine Wasserträger- oder eine Sündenbock-Rolle zu definieren.

• Wasserträger: Ein Wasserträger hat die Aufgabe und die damit verbundene Verantwortung, ihm fehlt jedoch die Kompetenz. Kurzum: Er tut und muss, darf aber nicht.
• Sündenbock: Ein Sündenbock wiederum hat die Verantwortung für ein Aufgabenergebnis, jedoch fehlen ihm die Kompetenzen bzw. kann er die Aufgabe auch nicht ausführen. Daher: Er muss, darf und tut aber nicht.

Tipp 4 – AKV bei der Bewerbung trainieren

Auch Jobbeschreibungen kannst Du nach der AKV Methode lesen bzw. aufsetzen.

• Was sind die wiederkehrenden Aufgaben der ausgeschriebenen Rolle?
• Welche Fähigkeiten muss die Rolle für die Aufgaben mitbringen?
• Was beutet für die Rolle Erfolg in den Aufgaben?

Anders herum kannst Du im Bewerbungsgespräch die Personalverantwortlichen auf Deine AKVs ansprechen.

Tipp 5 – Als Basis für Beschreibung einer Stelle nutzen

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen. Ihre Beschreibung definiert einen klar abgrenzbaren Aufgabenbereich der ausfüllenden Person. Eine Stelle fällt sachbezogen aus und ist mittel- bis langfristig gültig.

Nutze das AKV Profil als Grundlage für die Stellenbeschreibung. Ergänze weiterführende Infos wie Ziele, Art und Wirkungsbereich der Stelle. Typische Stellenarten sind:

• Leitungsstelle: Entscheidungs-, Weisungs- und Kontrollkompetenz
• Ausführungsstelle: Durchführungskompetenz
• Stabsstelle: spezialisierte Unterstützung der Leitungsstelle
• Assistenzstelle: allgemeine Unterstützung der Leitungsstelle

Tipp 6 – AKV Profil um Missionssatz ergänzen

Ergänze die drei Felder Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeit des AKV Profils um ein Missionsfeld. Die Mission beschreibt das Hauptziel einer Rolle in einer prägnanten Satz. Sie erklärt kurz, eindeutig und merkbar, weshalb eine Rolle existiert.

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Ursprung

Die AKV Methode entstammt der Disziplin der Person- und Organisationsentwicklung. Ein einzelner Erfinder bzw. verantwortliche Organisation ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Thomas Grosser: Zusammenspiel Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (2.5 min) – AKV in samt Beispiel erklärt

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die AKV Methode (17 min) – Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

• 4managers: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen aufeinander abgestimmt zuordnen – AKV in der Führung von Mitarbeitern