Der Fragebogen – Infos asynchron erheben und bestätigen

Als Analyst, Produktverantwortlicher oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir in kurzer Zeit Antworten von vielen geographisch verteilten Personen erfassen?
• Auf welche Weise lässt sich die wiederkehrende Abfrage von identischen Fakten standardisieren?
• Wie gelingt es uns asynchron Informationen zu erheben bzw. Annahmen zu bestätigen?

Unterstützung findest Du im Fragebogen und dem Verfahren der Befragung.

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Ergebnis: Fragebogen versendet und Antworten aufbereitet

Teilnehmer: mind. 2 Personen (Fragender, 1x Befragte)

Dauer: ab 15 Minuten (Vorbereitung),  ab 15 Minuten (Beantwortung), ab 15 Minuten (Nachbereitung)

Utensilien: Notebook & Office Software oder Umfrage-Software (je nach Konzept)

Zweck

Mit einem Fragebogen…

• erhebst Du Information (z.B. Aufgaben, Kommunikationswege, Mengen, Optimierungspotenzial) oder
• bestätigst Annahmen (z.B. Geschäftsmodellidee, Lösungsvorschlag, Produktanpassungen).

In der Regel stellst Du mehreren Personen die gleichen Fragen und fasst anschließend ihre Antworten zusammen. Der große Vorteil gegenüber synchronen Formaten wie Interview, Observation und Workshop: Fragender und Befragte müssen nicht zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein – ein Fragebogen ist ein asynchrones Kommunikationsmittel.

Ein Fragebogen eignet sich dann besonders, falls Du von mehreren Personen Aussagen zu nicht erklärungsbedürftigen Fragen benötigst. Diese können den Ist-, Ziel- oder Plan-Zustand betreffen oder auf die Umsetzung abzielen. Auch falls Du nicht die Zeit oder Möglichkeit hast mit jeden Wissensträger persönlich zu sprechen, die Informationen aber dennoch benötigst, ist ein Fragebogen das geeignete Mittel der Wahl.

Synonyme für den Fragebogen sind (schriftliche) Umfrage, Befragung oder englisch Survey.

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Aufbau

Konzept – „Wie sollte der Fragebogen gestaltet sein?“

Entwickle das Konzept eines Fragebogens auf Basis von vier Faktoren:

• Ziele & Ergebnisse – Was soll mit dem Fragebogen erreicht werden (Informationserhebung, Annahmenbestätigung)?
• Dauer – Wie viel Zeit ist für die Vorbereitung, das Ausfüllen und die Nachbereitung vorgesehen (z.B. 2-Minuten Kurzumfrage, 45-Minuten Intensivbefragung)? Bis wann sollen die Antworten spätestens zurückgesendet werden?
• Teilnehmer – Wer soll den Fragebogen beantworten (z.B. drei ausgewählte Fachexperten, gesamte IT-Bereich)?
• Tools – Über welches Medium werden Fragen und Antworten ausgetauscht (Stift & Papier, Web Tool)?

Im Gegensatz zum persönlichen Termin besteht beim Fragebogen eine geringere Antwortverbindlichkeit. Deshalb sollte Dein Bogen kurz und prägnant ausfallen.

Die sorgfältige Konzeption und das systematische Testen sind ebenfalls entscheidende Erfolgsfaktoren bei dieser Informationserhebungstechnik.

Typen – „Welche Art von Fragebogen eignet sich wann?“

Je nach Konzept kommt einer der beiden Fragebogentypen zum Einsatz:

• Einen quantitativen Fragebogen nutzt Du zur Bestätigung oder Widerlegung einer Annahme. Er enthält fast ausschließlich geschlossene Fragen und lässt sich damit sehr schnell auswerten. Die Ergebnisse sind in der Regel statistischer Natur.
• Einen qualitativen Fragebogen verwendest Du zur Erhebung neuer Informationen. Dieser Typus beinhaltet fast ausschließlich offene Fragen, die Auswertung der unterschiedlichen Antworten fällt folglich meist sehr zeitaufwendig aus.

Weitere Unterscheidungstypen sind der Teilnehmerbezug (personifiziert vs. anonymisiert) sowie das Befragungsmedium (online vs. papierbasiert).

Rollen – „Wer übernimmt beim Fragebogen welche Funktion?“

Im Normalfall sind bei einem Fragebogen zwei Rollen aktiv:

• Fragende – Als Fragender entwickelst Du den Fragebogen, versendest ihn und wertest die Antworten aus. Zudem stehst Du dem Befragten als Kontaktperson zur Verfügung.
• Befragte – Der Befragte ist ein Wissensträger, Experte oder andere Art von Stakeholder, der Informationen besitzt.

In Abhängigkeit des Konzepts können weitere Rollen involviert sein. Beispielsweise wertet ein Statistiker die Daten eines quantitativen Fragebogens aus oder ein Tool-Experte setzt die Online Fassung der Befragung um.

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Anwendung

1. Ziel & Teilnehmer definieren

Lege zunächst die Ziele des Fragebogens fest.

• Geht es um die Erhebung neuer Informationen?
• Sollen bestehende Fakten bestätigt werden?

Wähle dann die Teilnehmer aus.

• Beim einem quantitativen Fragebogen benötigst Du eine repräsentative, meist zweistellige Personenzahl, beispielsweise 50.
• Im Falle eines qualitativen Fragebogens reichen wenige Wissensträger.

Nutze am besten die Matrix aus der Stakeholderanalyse.

Plane ebenfalls den Ablauf.

• Auf wann soll die Versendung des Bogen terminiert werden?
• Wie viel Zeit bleibt zur Beantwortung?
• Wie lange wird für die Auswertung benötigt?

Gehe dabei vom Zieldatum aus, also den Zeitpunkt, zu dem die Ergebnisse aufbereitet vorliegen sollen.

2. Fragebogen konzipieren

Ein einmal verteilter Fragebogen kann nicht – oder nur sehr umständlich – korrigiert werden. Folglich solltest Du bei der Konzeption sorgfältig vorgehen. Investiere Zeit und Energie. Alle Fragen-und-Antwortpaare zahlen auf mindestens ein Ziel ein.

Je kürzer die Fragebogen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass dieser auch vollständig ausgefüllt wird. Nutze Fachbegriffe, Abkürzungen und Denkstrukturen nur, falls diese den Befragten auch bekannt sind und die Beantwortung vereinfachen.

3. Fragebogen testen

Lasse den Fragebogen durch Deine Kollegen testen, beispielsweise durch den Praktikanten oder die Werkstudentin. Prüfe die erhaltenen Antwortdaten auf ihre Auswertbarkeit. Manche Fragebogen-Schwächen lassen sich nur dann finden, sobald die ausgefüllten Antworten weiterverarbeitet werden.

Mit einer Testauswertung erhältst Du zudem ein realistisches Gefühl, wie viel Aufwand für die Nachbereitung der Ergebnisdaten vorgesehen werden muss.

4. Fragebogen verbreiten

Versende den Fragebogen an die Teilnehmer, am besten in einer personalisierten E-Mail die mindestens den Namen des Befragten erhält. Das schafft Verbindlichkeit.

Kommuniziere Dein Anliegen, den Zweck, den Zeitbedarf, den Nutzen – im Idealfall für den Teilnehmer – sowie die Informationsauswertung.

Falls möglich, stelle den Teilnehmern die aufbereiteten Antwortdaten in Aussicht. Dies ist zumindest ein kleiner Anreiz für die Befragten, Zeit und kognitive Energie für Deinen Bogen zu stecken.

Beantworte zudem aufkommende Rückfragen und erinnere die Teilnehmer an die Beantwortungsfrist.

5. Antwortdaten auswerten

Die Auswertung von qualitativen Fragebögen benötigt deutlich mehr Zeit als die von quantitativen Befragungen, da sich die Antworten in Länge, Detailgrad, Begriffen etc. unterscheiden. Rechne auch mit in Konflikt stehenden, mehrdeutigen oder unverständlichen Antworten.

Die Antworten quantitativer Fragebögen lassen sich dagegen oft automatisiert prozessieren. Auch eine hohe Menge an Teilnehmern ist somit rasch abgearbeitet. Trotzdem kann Dich die Interpretation der Ergebnisse einiges an Zeit und Gehirnschmalz kosten oder gar statistisches Methodenwissen erfordern.

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Beispiele

Fragebogen: Digitalisierungspotenial im Maschinenbau

Nachfolgend ein qualitativer Papierfragebogen zur Ermittlung des Ist-Stands und dem Potential für Digitalisierung bei einem deutschen Maschinenbauer. Links meine Fragen, rechts Raum für Antworten.

Wann immer möglich, versuche ich den Fragebogen auf einer einzelnen Seite unterzubringen. Für den Befragten und mich bleibt ein Einseiter handhabbar. Außerdem suggeriert eine Seite, dass die Beantwortung in wenigen Minuten erledigt ist.

Beachte die Meta-Informationen in der Fußzeile. Auf diese Weise ist klar, von wem die Informationen stammen und wie alt diese sind.

Fragebögen im Alltag

Auch im beruflichen und privaten Alltag ist der Fragebogen Gang & Gebe.

• Ein Hotel möchte wissen, wie Dein Aufenthalt war.
• Eine Studierende befragt Dich für ihre Masterarbeit zu Deiner Fachdomäne.
• Am Schluss eines Consulting Engagements bittest Du Dein Kunden um strukturiertes Feedback.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Eine Fragebogen erlaubt Dir in kurzer Zeit Informationen von vielen Personen einzuholen, ohne dass ihr gleichzeitig zur selben Zeit am selben Ort sein müsst.
• Den Befragten gibt die Technik die Möglichkeit, genau dann eine Antwort zu geben, wann es ihnen zeitlich gut passt. Bei einem kurzen und prägnanten Bogen, hält sich die Bearbeitungsdauer zudem in Grenzen.
• Insbesondere quantitative Fragebögen skalieren. Weitere Teilnehmer erzeugen nur geringen zusätzlichen Aufwand.

Contra

• Einen eindeutigen, attraktiven und aussagekräftigen Fragebogen zu konzipieren ist aufwendig und bedarf nennenswerter Vorbereitungszeit.
• Speziell die Auswertung von qualitativen Fragebögen mit einer Menge offener Fragen kann sich ebenfalls sehr zeitaufwendig gestalten.
• Ein Fragebogen erlaubt kein unmittelbares Feedback. Weder kann der Befragte Rückfragen zum Bogen stellen, noch kannst Du als Fragender auf die ausgefüllten Antworten eingehen. Beide Seiten können die gelieferten Daten falsch interpretieren.
• Auch kannst Du Manipulationen und Einflussnahmen beim Komplettieren des Fragebogens nicht ausschließen.
• Gegenüber der synchronen Informationserhebung mittels Workshop oder Interview ist die Technik für den Befragten weniger verbindlich. Fragebögen werden gerne nach hinten priorisiert und so kann es sein, dass Du nur verzögert oder nie eine Antwort erhältst.

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Praxistipps

Tipp 1 – Befragungsteilnehmer gezielt auswählen

Vermeide den sogenannten Selection Bias, also die Auswahl von Teilnehmern, welche leicht für die Beantwortung zu gewinnen sind. Gewiss, es ist immer angenehmer Personen einen Fragebogen zukommen zu lassen, die in der gleichen Abteilung arbeiten, Dir gegenüber eine positive Einstellung besitzen oder Interesse am Thema bekunden. Dies führt jedoch zu Verzerrungen in den Antwortdaten.

Tipp 2 – Fragebogen aufs Nötigste kürzen

Ist Dein Fragebogen zu lang oder sind die Fragen und Antworten zu kompliziert formuliert, dann besteht das Risiko, dass der Befragte abschaltet und nur noch irgendwas ausfüllt. Er kreuzt dann nach bestimmten Mustern an oder antwortet überall identisch – hauptsache, die vielen Fragen sind endlich vom Tisch.

Reduziere daher den Bogen auf die wesentlichen Informationsbedarfe. Feile an jedem Frage- und Antwortsatz und kürze diesen auf das Nötigste.

Tipp 3 – Bei >20 Teilnehmer Tools einsetzen

In digitalen Zeiten kannst Du Dir eine Online-Umfrage-Software in wenigen Klicks für kleines Geld einrichten. Auch die Auswertung der Daten wird unterstützt.

Bedenke jedoch: Ein Web Tool aufzusetzen kostet Zeit. Funktioniert das Werkzeug bei den Befragten nicht, verliert dieser die Lust oder kontaktiert Dich für technische Hilfestellungen. Auch schrecken gerade die Teilnehmer großer Konzerne davor zurück, ihre Informationen in fremde IT-Systeme einzugeben.

Als Faustregel nutze ich bis 20 Teilnehmer einen Präsentationsfolie oder Excel Tabelle, die ich mir ausgefüllt zurückschicken lasse. Ab mehr Befragten kommt eine Software mit Hinweisen zur Datenverarbeitung zum Einsatz.

Tipp 4 – Fragen & Antworten durchdacht konzipieren

Entwickle jede Frage und ihre möglichen Antworten mit Sorgfalt. So sollte die Antwort zu einer Frage eine Folgefrage nicht obsolet machen, jede Frage atomar sein, also auf genau einen Aspekt eingehen.

Auch die Reihenfolge der Fragen ist sehr wichtig. So beginne ich häufig mit einfachen Fragen, welche den Befragten einen direkten Start mit frühen Erfolgserlebnissen ermöglichen.

Verwendest Du Skalen, sind diese am besten immer identisch zu wählen, zum Beispiel von 1 (sehr schlecht) bis 5 (sehr gut). Erneut gilt: Weniger und einfach sind Trumpf. Kürze die möglichen Skalenantworten herunter und sorge für Eindeutigkeit.

Prüfe zudem, ob für eine Frage die Antwort ’nicht relevant‘ ergänzt werden sollte, da nicht jeder Befragte diese beantworten kann bzw. will.

Tipp 5 – Rechtliche Rahmenbedingungen abstimmen

In einigen Unternehmen existieren klare interne Regelungen was, wie, von wem und wann strukturiert abgefragt werden darf bzw. wie mit den resultierenden Fragebogendaten umzugehen ist. Setze Dich im Vorfeld mit den relevanten Einheiten zusammen. Klassisch sind der Betriebsrat, das Compliance Office sowie der Datenschutzbeauftragte.

Tipp 6 – Mit offiziellem Mandat für Antworten sorgen

Der Erfolg einer Befragung ist eng verbunden mit der Unterstützung durch Führungskräfte und Kollegen. Steigere die Rückläuferquote eines Fragebogens, indem Du seine Relevanz vom Management offiziell bestätigen lässt. Im besten Fall unterstützt die Unternehmensführung den Bogen aktiv in Informationsveranstaltungen und Mitarbeiter-E-Mails.

Tooltipp

LimeSurvey, SurveyMonkey, Umfrage Online, Google Forms – im Laufe der Jahre habe ich verschiedene Fragebogenwerkzeuge im Einsatz gehabt. Achte auf Bedienbarkeit, Preis sowie Datenschutz. Viel falsch machen kannst Du bei der Tool-Auswahl nicht.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

GWriters: Qualitative & quantitative Methoden beim Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten (13,5 min) – Zusammenfassung von Sinn & Zweck sowie Typen eines Fragebogens