Die Triage Technik – viele Aufgaben schnell priorisieren

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Nach welche Klassifikationskriterien können wir in zeitkritischen Situationen eine große Menge von ToDos einteilen?
• Welche dringenden Aufgaben sollten wir sofort, welche später, welche nie angehen?
• Mit welchem Selbstmanagement-Werkzeug senken wir den täglichen Stresspegel?

Unterstützung findest Du in der Triage Technik und dem Verfahren der Triage.

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Ergebnis: eine große Menge an Aufgaben wurde in kurzer Zeit auf die wichtigsten ToDos reduziert

Teilnehmer: mind. 1 (sowohl solo als auch in Teams)

Dauer: ab 5 Minuten, je nach Anzahl und Kompliziertheit der Aufgaben

Utensilien: Zettel & Stift oder Notebook & Tabellenkalkulation oder andere ToDo-Listen Tools

Zweck

Eine bewährte Methode schnell eine Menge von ToDos abzutragen ist die Triage Technik. Das Wort ‚Triage‘ entstammt dabei dem französischen ‚trier‘ und bedeutet soviel wie ‚auslesen‘, ‚auswählen‘ oder auch ’sichten‘. Im Kern geht es darum, eine Aufgabensammlung in kurzer Zeit in drei Klassen einzuteilen.

Gerade in zeitkritischen Projektsituationen, wo zahlreiche Aufgaben auf Dich herunterprasseln, empfiehlt sich der Einsatz der Trenn- und Sortiermethode. Das Verfahren besticht durch seine Einfachheit. Ruck-Zuck hast Du mit Hilfe des Kategorisierungsansatzes die wichtigsten ToDos nachvollziehbar identifiziert und kannst diese anschließend mit gutem Gewissen strukturiert abarbeiten.

Synonyme für die Triage Technik sind Triage System bzw. Triage Methode.

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Aufbau

Mit der Triage Technik unterteilst Du eine Sammlung anstehender Aufgaben entlang zuvor definierter individueller Parameter in drei Klassen.

Klasse #1: Erledigt sich selbst >> Aufgabe ignorieren

Alle Aufgaben, die auch ohne Deine Hilfe auskommen, fallen in diese Klasse. Hier löst sich das Problem von selbst, ist eine Abarbeitung erst später sinnvoll, bzw. verstehen die Beteiligten, wie sie auch ohne Dein Zutun das Ziel erreichen können.

Klasse #2: Abarbeitung zwecklos >> Aufgabe ignorieren

Bei der zweiten Klasse von Aufgaben würde Deine Unterstützung nichts ändern. Egal wie viel Zeit und Energie Du investierst, das Ergebnis kann nicht erbracht, das Problem nicht gelöst bzw. das Ziel nicht erreicht werden.

Klasse #3: Umsetzung ratsam >> Aufgabe erledigen

Die dritte Klasse umfasst alle ToDos, für die Deine Intervention einen Unterschied macht. Diese Aufgaben solltest Du der Reihe nach angehen. Halte es dabei wie die Mediziner: ‚Worst come – First served‘.

Betrachte die Triage Technik als flexible Vorstufe zur Eisenhower Methode. Das Vorgehen unterteilt in drei, statt vier Klassen. Zudem lässt Triage offen, anhand welcher spezifischen Kriterien eine Aufgabe in eine Klasse fällt.

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Anwendung

Wende die Triage Technik immer dann an, wann ein großer Aufgabenberg vor Dir liegt der in extrem kurzer Zeit abgearbeitet werden muss.

1. Klassen definieren

Bilde zunächst die Klassen für den Triage.

• Wann fällt eine Aufgabe (messbar) in die Klasse ‚zu erledigen‘?
• Wann bleibt das ToDo außen vor?

Wichtig sind klare und für Außenstehende nachvollziehbare Kriterien. In der Medizin sind das beispielsweise Atemfrequenz, Gehfähigkeit oder Pulsrate. Für Projektaufgaben kann das die Wichtigkeit, Dringlichkeit, Machbarkeit, Geschäftswert oder andere Kriterien sein.

Stimme diese Kriterien mit den Kollegen, Vorgesetzten bzw. Kunden ab.

2. Triage durchführen

Gehe durch jede Aufgabe und ordne sie eine der Klassen zu. Begrenze Deine Analysezeit. Sichte alle Aufgaben in wenige Minuten und treffe nacheinander viele kleine Entscheidungen. Nutze für die Beschleunigung einen Entscheidungsbaum, wie es die Notfallmediziner auch tun.

3. Aufgaben erledigen

Nimm Dir nun die Aufgaben aus der Klasse 3 – ’sofort erledigen‘ vor. Überführe diese in eine Aufgabenliste oder Kanban Board und arbeite diese hintereinander ab.

Die Abbildung zeigt noch einmal den Ablauf der Triage Technik im Basisfall in Form eines einfachen Entscheidungsbaums. Als Modellierungssprache nutze ich das Unified Modeling Language (UML) Aktivitätsdiagramm.

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Beispiele

Triage Technik im Projektmanagement

Ein Projekt läuft aus dem Ruder. Kurzfrist muss ein Beratungsangebot verfasst werden. Zwei Kollegen fallen aus, und nun stehst Du mit den Trainingsvorbereitungen plötzlich allein da.

Die genauen Gründe sind verschieden, aber immer wieder kommt es zu Situationen, in denen Du als Berater mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert wirst. Sie alle sofort zu stemmen und abzuarbeiten ist unmöglich. Es fehlen einfach die Ressourcen und insbesondere die Zeit.

Wann kannst Du nun die Triage Technik im Projektgeschäft anwenden?

Eine unvollständige Liste von Beispielen.

• Trouble Shooting Projekten, in welchen das Vorhaben in Schieflage geraten ist und in kurzer Zeit entschieden werden muss, welchen Themen sich zuerst angegangen werden.
• In Wirtschaftskrisen, in denen die Finanzierung für die laufenden Umsetzungsprojekte plötzlich auf dem Prüfstand steht. Rasch muss für jedes Projekt bestimmt werden, ob dieses weitergetrieben, eingefroren oder aufgegeben wird.
• In Fusionen & Akquisitionen von Unternehmen, in welchen plötzlich auf allen Ebenen Konsolidierungs- und Integrationsaktivitäten stattfinden. Zügig muss hochrelevanten Themen wie Mitarbeiterbindung und Außenkommunikation nachgekommen werden. Die Verschmelzung der IT-Landschaften kann hingegen warten.
• Bei der Führung von Mitarbeitern, die nicht miteinander zurechtkommen und für die Du zeitnah entscheiden musst, welche persönlichen Konflikte eigenständig ausgeräumt werden können, warten dürfen oder mit Deine Unterstützung aufgelöst werden müssen.
• Während der Leitung von Teilprojekten in der Du als Gesamtprojektmanager entscheiden musst, welchem Einzelvorhaben Du Deine Aufmerksamkeit schenkst, welcher Teilprojektleiter allein zurecht kommt und welches Vorhaben kurzfristig abgebrochen wird.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Triage Technik ist sehr einfach anzuwenden. Statt wie bei der Eisenhower Methode durch Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Klassen zu unterscheiden, beim Paarweisen Vergleich alles mit allem zu vergleichen oder bei der Ideenbewertung einen Vorschlag nach Aufwand und Nutzen abzuklopfen, unterteilst Du die Aufgaben in Tun bzw. Nicht-Tun.
• Die Methode liefert sehr schnell Ergebnisse. Eine Aufgabensammlung ist wenigen Minuten durchgesehen und auf drei Klassen verteilt.

Contra

• Für die Aufgabeneinteilung sind Erfahrung und Sachverstand erforderlich. Sind Dir die Themen neu, kannst Du diese auch nicht bewerten und trennen.
• Die Triage Technik schützt nicht vor falschen Entscheidungen. Eine Aufgabe, die Du zunächst als sinnvoll erachtest, kann sich als Energie- und Zeitgrab entpuppen. Andersherum kann das ToDo, welches sich eigentlich von selbst Regeln sollte, plötzlich zur Top-Prio-Aufgabe werden.

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Praxistipps

Tipp 1 – Bei Bedarf zusätzliche Kriterien einführen

Ist die Menge der zu erledigten Aufgaben nach der Anwendung der Triage Technik weiterhin sehr hoch, führst Du zusätzlich ein zeitliches Kriterium ein. Unterscheide dazu zwischen kurz- (z.B. am selben Tag), mittel- (z.B. in dieser Woche) und langfristigen (z.B. in diesem Monat) Aufgaben.

Falls auch dann noch zu viele Aufgaben vorliegen, priorisierst Du entlang des Kriteriums ‚Machbarkeit‚ und ‚Nutzen‚ anlog der Ideenbewertung.

Tipp 2 – Technik für das Anforderungsmanagement nutzen

Die Triage Technik kannst Du ebenfalls für das Managen von Anforderungen (engl. Requirements Engineering) anwenden. Klassifiziere dazu in Anforderungen…

• deren Umsetzung momentan zu viel Mühe und Zeit kostet,
• die fachlich durch eine Not- bzw. Hilfslösung erfüllt werden können (Stichwort: Workaround) sowie
• die jetzt sofort in Angriff genommen werden sollten.

Wandle dazu das Basisschema einfach ab.

Tipp 3 – Triage Klassen variieren

In der Notfallmedizin existieren weltweit vier gängige Triage Techniken. So unterteilen einige Notärzte die Patienten in vier Klassen wobei jede eine individuelle Farbe trägt:

• Rot – akute Lebensbedrohung: sofortige Behandlung
• Gelb – schwer verletzt: aufgeschobene Behandlung
• Grün – leicht verletzt: spätere Behandlung
• Blau – ohne Überlebenschance: abwartende Behandlung

Greife dieses Prinzip für die Aufgabenerledigung auf. Variiere die Anzahl der Klassen bzw. ergänze zur besseren Erkennbarkeit Farbcodes. Führe zudem für jede Klasse unterschiedliche Abarbeitungsprozesse ein.

Tipp 4 – Auf ein Entscheidungsschema setzen

Triage ist ein Kompromiss. Aufgrund der knappen Zeit, kannst Du nicht jedes Kriterium einer Aufgabe betrachten. Hingegen reicht es nicht aus, nur einen beliebigen Aspekt herauszugreifen und anhand diesem die Aufgabe einer Klasse zuzuordnen.

Wieder ist die Medizin ein gutes Vorbild. In dieser nutzen die Ärzte spezielle Entscheidungsschematas, beispielsweise das Simple Triage and Rapid Treatment (STaRT) Schema. Die zu prüfenden Kriterien werden in einem Entscheidungsbaum angeordnet der für jede Aufgabe durchlaufen wird. Nutze solche Schemata, falls Du viele Aufgaben nach unterschiedlichen Gesichtspunkten nachvollziehbar klassifizierst willst.

Tipp 5 – Priorisierung zum Beschlusszeitpunkt bewerten

Bewerte eine Entscheidung ausschließlich zu dem Zeitpunkt, an der sie gefällt worden ist. Nach der Entscheidung dreht sich die Welt weiter. Ereignisse passieren, Annahmen bestätigen oder widerlegen sich, neue Erkenntnisse entstehen. Was während der Anwendung Triage Technik als relevant identifiziert wurde, kann sich im Nachgang als unwichtig herausstellen und umgedreht.

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Ursprung

Bekannt geworden ist die Triage Technik durch die Notfall- und Militärmedizin. Speziell in Krisensituationen (Massenunfall auf der Autobahn, Schlacht in einem Krieg, terroristischer Gewaltakt etc.) stehen Notärzte vor der ethisch schwierige Aufgabe, eine große Zahl von Verwundeten sofort behandeln zu müssen.

Da nicht allen sofort geholfen werden kann, unterteilen die Ärzte die Patienten nach der Dringlichkeit der Behandlung. Dazu nutzen sie die Triage Technik. Dei Mediziner klassifizieren in Personen, die…

• auch ohne medizinische Hilfe weiterleben können,
• trotz medizinischer Hilfe mit hoher Wahrscheinlichkeit sterben werden oder
• medizinische Hilfe für ein Überleben benötigen.

Glücklicherweise geht es in Consulting Engagements nicht um Leben und Tod.

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Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die Triage Technik – 4-minütiger Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

• Wikipedia: Triage (BWL) – Hintergrundinfos zur Triage in der Betriebswirtschaftslehre
• Kathrin Steinbeißer, Focus Online: Ersteinschätzung in der Notaufnahme: Warum kommen andere Patienten vor mir dran?, 08/2015 – Hintergrundinfos zur Triage Technik in der medizinischen Notaufnahme