Die Risk Map – Gefährdungen visuell bewerten

Als Projektleiter, Risikomanager oder Gefahrenverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit können wir eine Menge identifizierter Risiken grafisch bewerten?
• Was unterstützt uns in der prägnanten und einprägsamen Kommunikation von möglichen Bedrohungen?
• Wie lassen sich bestehende Gefährdungen bzgl. Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß kompakt dokumentieren?

Unterstützung findest Du in der Risk Map und dem Vorgehen des Risk Mappings.

---

Ergebnis: Menge von Risiken bzgl. Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß visuell klassifiziert

Teilnehmer: mind. 1 (besser im Team von Experten)

Dauer: 15 – 30 Minuten (je Zahl der Risiken und Datenstand)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software / Risikomanagement-Software

Zweck

Mit der Risk Map visualisierst, bewertest und dokumentierst Du eine Menge aufgespürter Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadensausmaße. Die kompakte Portfoliodarstellung ist im Risikomanagement weiter verbreitet, erkennt ein Leser mit ihr unmittelbar die Top-Bedrohungen für einen bestimmten Sachverhalt.

Ganz gleich ob im Projektmanagement oder für den Tagesbetrieb in der Linie – die Risk Map ist ein tolles Instrument für die kollaborative Erfassung, Analyse und Kommunikation der Risikolandschaft.

Synonyme für die Risk Map sind Risikomatrix, Risiko-Maßnahmen-Matrix, Risikokarte sowie die englischen Bezeichnungen Risk Matrix und Risk Assessment Matrix.

---

Aufbau

Risikomatrix – „Welche Risiken sollten wir sofort, später oder gar nicht lindern?“

Die Risk Map ist eine quadratische Matrix aus drei bis fünf Zeilen bzw. Spalten. In den Zellen der Matrix sortierst Du alle für den Sachverhalt relevanten Risiken auf Klebekarten ein. Auf einen Blick zeigt die Risikokarte einem Leser, welche Risiken zu behandeln sind und welche vernachlässigt werden können.

Ergänze Meta-Informationen direkt über oder unter Deiner Risk Map, beispielsweise die verantwortlichen Autoren, das Datum der letzten Aktualisierung sowie einen prägnanten Titel.

Risikoachsen- „Wie bewerten wir identifizierte Risiken?“

Als zweidimensionale Tabelle besitzt die Risk Map zwei Achsen:

• Die X-Achse zeigt horizontal die Eintrittswahrscheinlichkeit (alternativ: Frequenz, Häufigkeit) eines Risikos.
• Die Y-Achse illustriert vertikal das Schadensausmaß (alternativ: Konsequenzen, Wirkung) eines Risikos.

Alle Risiken verortest Du als Klebekarten auf der Map. Klebekarten lassen sich verschieben, stapeln und auch wieder von der Risk Map nehmen. Zudem zwingt ihr limitierter Platz zur Prägnanz bei Formulierung eines Risikos.

Für beide Achsen legst Du die Intervalle fest. Arbeite dazu mit einer Ordinalskala und kategorisiere die Eintrittswahrscheinlichkeit qualitativ mit ’sehr selten‘ bis ’sehr häufig‘ sowie das Schadensausmaß mit ’sehr niedrig‘ bis ’sehr hoch‘.

Beachte: Einige Literaturquellen vertauschen X- mit Y-Achse, daher Du liest die Eintrittswahrscheinlichkeit auf der Horizontalen, das Schadensaumaß auf der Vertikalen ab. Andere Quellen wiederum invertieren die Achsenbeschriftung, beginnend mit hoch über mittel zu gering.

Risikobereiche – „Welchen Handlungsbedarf besitzt ein Risiko?“

Ein Risikobereich (auch Risikoschwelle oder Handlungsbereich) drückt die Risikohöhe auf Basis von Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit aus und legt damit gleichzeitig die Notwendigkeit nach Linderung fest. In der Regel besteht Deine Risk Map aus drei bis fünf diskreten Bereichen, wobei Du jeden Bereich durch eine andere Farbe markierst.

Nachfolgend die Farben und Bedeutungen für drei Risikobereiche:

• Grün – Kein unmittelbarer Handlungsbedarf: Das Risiko ist bewusst, tritt jedoch selten auf bzw. weist keine nennenswerten Auswirkungen auf.
• Gelb – Nachrangiger Handlungsbedarf: Das Risiko sollte behandelt werden, jedoch ist die Dringlichkeit für eine sofortige Adressierung (noch) nicht hoch genug.
• Rot – Unmittelbarer Handlungsbedarf: Bei einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit und einem großen potentiellen Schaden sollte das Risiko in diesem Bereich umgehend begrenzt werden.

---

Anwendung

Eine Risk Map erstellst und füllst Du mittels eines Risk Mappings. Am besten Du komplettierst die Risikomatrix im Team von Experten im Rahmen eines Workshops. Die Vertreter sind mit dem Sachverhalt vertraut und können die Sammlung an Risiken aus ihrer Perspektive beurteilen. Nutzt die aus der Risikoanalyse identifizierte Sammlung an Risiken als Input.

1. Skalen & Bereiche festlegen

Entscheidet zunächst die Unterteilung der beiden Achsen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß der Risk Map.

• Wie bemessen wir den Schaden bzgl. Qualität, Zeitverzug oder Kosten?
• Welche Wahrscheinlichkeitseinteilung ist sinnvoll?

Orientiert Euch an vergangenen Risikobeurteilungen sowie der vorliegenden Risikosammlung.

Beschließt zudem die Risikobereiche. Wie ist mit Risiken aus der gelben und roten Kategorie generell umzugehen?

2. Risiken bewerten

Tragt alle Risiken nacheinander in die Risikomatrix als Klebekarten ein. Vollständigkeit geht vor Perfektion. Verschiebt die Risiken zwischen den einzelnen Zellen, sobald alle Risiken auf der Map stehen. Gerne könnt ihr dazu Methoden wie die Gegenüberstellung, die Analogietechnik, Advocatus Diaboli oder den Paarweisen Vergleich zum Einsatz bringen. Arbeitet Euch Durchlauf um Durchlauf zum realistischen Gesamtbild vor.

3. Handlungsmaßnahmen ableiten

Legt für die Top-Risiken aus dem roten Risikobereich konkrete Linderungsmaßnahmen fest. Bestimmt neben der eigentlichen Aufgabe ebenfalls den Verantwortlichen sowie die Terminfristen.

Ernennt für die Risiken aus dem gelben und grünen Bereich einen Verantwortlichen. Sollten diese Risiken in Zukunft gravierender werden, sind die Verantwortlichen in der Pflicht notwendige Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Kommuniziert die finale Risk Map an alle relevanten Stakeholder.

4. Risiko Map nutzen

Nutzt die Risk Map für die Risikosteuerung. Tragt neue Risiken in die Karte ein, ändert Häufigkeiten und Auswirkungen bestehender Bedrohungen und entfernt obsolet gewordener Gefahren bedarfsorientiert oder in regelmäßigen Zeitintervallen.

---

Beispiele

Risk Map für die Dienstreise mit der Bahn

Ein Transportmittel für die Dienstreisen von Unternehmensberatern ist die Eisenbahn. Als Bahnfahrer besteht Dein primäres Ziel in der pünktlichen und ausgeruhten Ankunft am Kunden- bzw. Heimatstandort. Jedoch kann bei einer Zugreise einiges schief gehen und die Zielerreichung gefährden. Nachfolgende unvollständige Risk Map zeigt die möglichen Gefährdungen für einen Business Tripp.

Die verschiedenen Schadensausmaße und Eintrittswahrscheinlichkeiten beruhen auf meinen individuellen Erfahrungen. Dennoch sind alle Risiken auf meinen Fahrten mit der Deutschen Bahn schon mindestens einmal eingetreten. Etliche praktische Gegenmaßnahmen für eine schnellere, bequemere und entspanntere Dienstreise findest Du in meinem Buch Business Travel Hacks*.

---

Vor- & Nachteile

Pro

• Die Risk Map ist ein einfach anwendbares Instrument. Die Darstellungsform ist intuitiv erfassbar und vielen in der Geschäftswelt vertraut.
• Das Konzept lässt sich sowohl für die Risikobewertung als auch Risikosteuerung einsetzen, deckt damit ein breites Spektrum des Risikomanagements ab.
• Die Risikomatrix zwingt zur Auseinandersetzung mit den Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadenshöhen von Risiken. Wahrscheinliche Bedrohungen lassen sich einfach gegenüberstellen und miteinander vergleichen.

Contra

• Die Risk Map reduziert ein Risiko auf dessen Häufigkeit und Konsequenz. Ursachen, Auswirkungen, Linderungsmaßnahmen etc. zeigt die Visualisierungsform nicht an.
• Das Einordnen der Risiken in die Feldermatrix erfolgt auf Basis qualitativer Einschätzungen.
• Die Darstellung ist eine statische Sicht auf ein Portfolio von Bedrohungen. Risiken ändern sich jedoch über die Zeit. Entweder die Map wird aktualisiert oder ihre Aussagekraft verliert an Wert.
• Die Risk Map geht von einer Binomialverteilung von Risiken aus, d.h., ein Risiko tritt entweder ein oder nicht. Falls ein Risiko eintritt, dann immer mit dem gleichen Schadensaumaß. In der Praxis ist diese Verteilung jedoch selten zu beobachten, vielmehr kommt es zu Normalverteilungen..
• Oft stehen Einzelrisiken in Wechselwirkung, können sich beispielsweise bedingen oder in Kombination zu einem Top-Risiko aufblähen. Die Risk Map lässt diese Risikokombination und -aggregation außer Acht.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Risk Map mit Zusatzinfos anreichern

Komplettiere Deine Risikomatrix mit weiteren Aspekten und steigere damit ihren Informationsgehalt. Einige Anregungen:

• Die Größe der Karte eines Risikos zeigt die Kosten für die Linderung an.
• Die Kartenfärbung eines Risikos ordnet diesem eine Kategorie zu (z.B. grau für technisch, blau für organisatorisch).
• Risiken listen ihre verantwortliche Personen auf.
• Die Achsenbeschriftungen enthalten messbare Angaben (z.B. Schadensausmaß in Euro, Eintrittshäufigkeiten pro Woche).

Tipp 2 – Achsen mit messbaren Angaben anreichern

Komplettiere die Risk Map mit quantitativen Achsenbeschriftungen. Diese erleichtern ein einheitliches und nachvollziehbares Einordnen der Risiken.

Ein Beispiel für eine 3×3 Felder Risk Map:

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Gering (<25%), Mittel (25-75%), Hoch (>75%)
• Schadensausmaß: Gering (<10 Mio. Euro), Mittel (10-50 Mio. Euro), Hoch (>50 Mio. Euro)

Ein Beispiel für eine 5×5 Felder Risk Map:

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Unwahrscheinlich (<15%), Möglich (15-30%), Wahrscheinlich (31%-50%), Sehr wahrscheinlich (51%-85%), Nahezu sicher (>85%)
• Schadensausmaß: Sehr niedrig (<1 Mio. Euro), Niedrig (1-10 Mio. Euro), Mittel (10-50 Mio. Euro), Hoch (50-100 Mio. Euro), Sehr hoch (>100 Mio. Euro)

Tipp 3 – Stakeholder in Bewertung einbeziehen

Beziehe Schlüsselpersonen in die Erstellung der Risk Map ein. Mit dem Einbinden der richtigen Stakeholder…

• stellst Du ein geteiltes Verständnis zu den Risiken sicher,
• erhältst eine fundierte Bewertung von Schadensaumaß und Eintrittswahrscheinlichkeit und
• kannst die Maßnahmenumsetzung direkt an die Beteiligten delegieren.

---

Ursprung

Die Risk Map kommt im Projekt-, Risiko- und Sicherheitsmanagement zum Einsatz. Ein einzelner Erfinder oder eine verantwortliche Organisation ist mir nicht bekannt.

---

Bonusmaterial

Let’s learn public Health: Risk and How to use a Risk Matrix (2min) – Beispiel für eine Risk Map „Öffentlicher Straßenverkehr“