Das Daily Standup – den Regelaustausch im Team sicherstellen

Als Projektleiter, Programmmanager oder Betriebsverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie erhalten wir rasch einen Überblick zum Stand unseres Projektes aus den Perspektiven der verschiedenen Beteiligten?
• Was hilft uns frühzeitig im Team Risken, Probleme und Abhängigkeiten zu erkennen und aufzulösen?
• Womit stärken wir in der Linienorganisation die Zusammenarbeit und Kohäsion?

Unterstützung findest Du im Daily Standup und dem täglichen Kurzaustausch in der Arbeitsgruppe.

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Ergebnis: Einheitlicher Informationsstand im Team und Auflösung von Blockaden

Teilnehmer: mind. 3 (bis Teamgröße von bis 10 Personen geeignet)

Dauer: 15-30 Minuten (je Zahl der Teilnehmer und Themen)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Stifte & Klebezettel oder Notebook, Projektor & Office Software

Zweck

Mit einem Daily Standup stellst Du den regelmäßigen Kurzaustausch innerhalb einem Projekt- oder Linienteam sicher. Im hochkonzentrierten und energetischen Meeting-Format kommen alle Beteiligte zusammen und berichten zu geleisteten Ergebnissen, planen zukünftige Folgeschritte und lösen aktuelle Herausforderungen auf.

Das (bzw. auch der) Daily Standup ist ein Meeting von und für die Teamteilnehmer. Aufgrund seiner Dauer von unter 30 Minuten kann das Treffen stehend abgehalten, der Energiepegel und die Aufmerksamkeit damit zusätzlich gesteigert werden.

Synonyme für das Daily Standup sind Daily Scrum, Daily Standup Meeting, Daily Huddle, Daily Whatsup, die Kurzformen Daily oder Standup sowie alternative Schreibweisen mit Bindestrich.

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Aufbau

Rollen – „Wer nimmt am Daily Standup teil?“

Am Daily Standup nimmt das gesamte Projekt- bzw. Betriebsteam teil. Das gruppeninterne Sitzungsformat differenziert zwischen drei Rollen: Organisator, Moderator und Teilnehmer.

• Der Organisator initiiert das Daily Standup. Er sorgt dafür, dass sich alle Teilnehmer wiederkehrend zur vereinbarten Zeit einfinden, ein (virtueller) Raum bereitsteht und eine Ergebnissicherung möglich ist.
• Der Moderator moderiert das Daily Standup. Als Sitzungsleiter achtet er auf die Einhaltung der Zeit, den Beitrag der Teilnehmer, sowie die Sicherung von Ergebnissen. Er befördert den Minimalabgleich und verhindert das Abgleiten in Details.
• Ein Teilnehmer berichtet kurz und bündig zu seinen Aufgaben und Herausforderungen. Zudem stellt er Infos und Hilfe für die Erledigung der Aufgaben der anderen Beteiligten bereit.

Regeln – „Was beachten wir beim Daily Standup?“

Die konkrete Ausgestaltung eines Daily Standups unterliegt dem Team. Zurrt die Regeln gemeinsam zu Beginn explizit fest und dokumentiert diese, beispielweise in der Meeting-Einladung. Einige Leitfragen für die Selbstorganisation:

• Wann, wo und wie lange findet das Standup statt?
• Wer agiert in welcher Rolle?
• Welchen Ablauf folgen wir?
• Womit dokumentieren wir Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten?
• Wie behandeln wir aufkommende Sonderthemen?

Ablauf – „Wie gehen wir beim Daily Standup vor?“

Für das Regel-Meeting-Format haben sich zwei Ablaufformen durchgesetzt.

Round Robin – „Was sagen die Teilnehmer zu ihren Aufgaben?“

Beim Round Robin gibt jeder Teamteilnehmer reihum einen knappen Einblick in sein individuelles Schaffen. Üblich ist die Beantwortung von drei ergebnisorientierten Fragen:

1. Welche Ergebnisse habe ich seit dem letzten Standup erzielt?
2. An welchen Ergebnissen arbeite ich bis zum nächsten Standup?
3. Welche Blocker erschweren mir das Vorankommen?

Die Anwesenden dürfen kurze Fragen stellen. Bei Bedarf werden Folgetreffen für fachliche Detaildiskussionen vereinbart.

Walking the Board – „In welchem Zustand sind Aufgaben auf der Liste?“

Das Team geht beim Walking the Board (auch Walking the Line) Format gemeinsam durch die Aufgabenliste bzw. das Kanban Board, beginnend mit den dringendsten und wichtigsten ToDos sowie fast fertigen Ergebnissen. Der Verantwortliche nimmt zu seiner Aufgabe kurz Stellung.

Das Team deckt Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten auf und beschließt Folgemaßnahmen bis zum nächsten Daily Standup. Üblich sind neue bzw. geänderte Aufgaben oder Vertiefungssitzungen.

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Anwendung

Führe ein Daily Standup arbeitstägig, mindestens jedoch jeden zweiten Tag mit allen Teilnehmern des Teams stets zur gleichen Uhrzeit, am identischen (virtuellen) Ort mit einem standardisierten Equipment durch. In der Rolle des Organisators und Moderators agierst Du die wie folgt:

1. Vorbereiten

Eine gute Vorbereitung hält ein Daily Standup fokussiert und prägnant. Bitte die Teilnehmer die Dokumentationstand ihrer laufenden Aufgaben zu aktualisieren und die nächsten Schritte vorauszuplanen. Hilfreich sind folgende Fragen:

• Für welches ToDo siehst Du im Daily Standup einen Abstimmungsbedarf?
• Welche Aufgabenblockade soll sich mit dem Regeltermin auflösen?
• Welche Information oder Entscheidung muss dem gesamten Team mittgeteilt werden?

Identifiziere die Top-Aufgaben, die das Meeting in der geringen verfügbaren Zeit unbedingt adressieren sollte.

2. Durchführen

Ein Daily Standup kann, muss aber nicht, stehend durchgeführt werden. Alternativ erhebt sich nur derjenige Teilnehmer, dessen Aufgaben besprochen werden, und gibt stehend einen Überblick.

Geht von Person zu Person bzw. ToDo zu ToDo und besprecht Ergebnisse, Folgeschritte und Herausforderungen. Die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer liegt auf dem Sprecher. Jede Form von Seitendiskussionen ist unerwünscht.

Aktualisiert die Aufgabenliste bzw. das Kanban Board, notiert Herausforderungen auf dem Problem Board und verschiebt Seitendiskussionen in den Themenspeicher. Vereinbart Hilfemaßnahmen zur gemeinsamen Überwindung von Barrieren.

Oberste Prämisse ist die Zeit. Haltet Euch kurz. Detaildiskussionen zu Inhalten und Organisation werde auf separate Einzeltreffen vertagt.

3. Nachbereiten

Fasse wichtige Erkenntnisse und Aufgaben zusammen. Danke den Teilnehmern für ihren offenen und produktiven Dialog.

Komplettiere die ToDo-Sammlung mit besprochenen und nicht dokumentierten Einzelheiten.

Reflektiere, wie das nächste Daily Standup noch besser werden kann.

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Beispiele

Daily Standup per Remote Consulting

Über ein Jahr habe ich dreimal wöchentlich ein Daily Standup für ein IT-Projekt per Remote Consulting moderiert. Termin für Termin habe ich den Ablauf, meine Fragen sowie die Interaktion immer weiter optimiert.

Daily Standup im Präsenztermin

Agile Training Videos: Agile Simulation – Part 20 | The Daily Standup | Agile Videos (6 min) – Vereinbarung und Durchführung eines Daily Standup Meetings

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die hohe Frequenz eines Daily Standups hilft Blockaden rasch zu erkennen und ausräumen. Kontinuierlich inspiziert das Team Vorgehen und Ergebnisse und adaptiert seine Arbeitsweise.
• Die institutionalisierte Zusammenkunft stärkt den Teamzusammenhalt, fördert den Beziehungsaufbau und regt die Zusammenarbeit an. Alle Teilnehmer wirken kontinuierlich gemeinsam an einer Sache.

Contra

• Durch die tägliche Durchführung und die Einbindung aller Teamteilnehmer ist das synchrone Kommunikationsformat kostenintensiv. Treffen sich 5 Teilnehmer an 5 Tagen pro Woche für je 15 Minuten, beläuft sich die Gesamtzeit auf 6 Stunden und 15 Minuten.
• Die Moderation eines fokussiertes Daily Standups, in denen nur die wesentlichen Informationen ausgetauscht werden, erfordert Übung und Erfahrung.

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Praxistipps

Tipp 1 – Für den Morgen oder Mittag terminieren

Zeitlich gut geeignet für das Daily Standup ist der Morgen unmittelbar vor Beginn der inhaltlichen Arbeit (z.B. 08:30 Uhr) oder direkt nach der Mittagspause (z.B. 13:00 Uhr). Sende eine Terminserie heraus, die bei allen Teilnehmern fortan fest und unverrückbar im Kalender steht.

Achte auf Zeitzonen, Ferienwochen und Parallelveranstaltungen, speziell bei räumlich verteilten Teams. Kann ein Daily Standup einmal nicht zur gewohnten Uhrzeit stattfinden, verschiebst Du dieses auf einen vereinbarten Ersatzzeitpunkt.

Tipp 2 – Als internes Arbeitstreffen veranstalten

Ein Daily Standup ist kein Abnahmetermin, kein Review-Meeting, keine Demonstrationssitzung und kein Statustreffen. Speziell falls der Auftraggeber, Kunde, Sponsor bzw. Vorgesetzte an der Besprechung teilnimmt, droht das Ereignis zum Reporting- und Rechtfertigungstreffen abzugleiten.

Sorge als Organisator dafür, dass ausschließlich agierende Teammitglieder an der Arbeitsbesprechung teilnehmen. Für eine Ergebnispräsentation und Statuskommunikation vereinbarst Du Zusatztermine.

Tipp 3 – Moderatorenrolle wechseln lassen

Die Rolle des Moderators muss nicht unbedingt vom Projektleiter, Product Owner oder Scrum Master ausgefüllt werden. Auch ein anderes Teammitglied kann die Leitung eines Daily Standups übernehmen.

Achtet darauf, dass mindestens zwei Personen ein Daily Standup im Wechselspiel moderieren. Im Abwesenheitsfall des Hauptmoderators ist damit weiterhin eine hohe Sitzungsproduktivität gewährleistet.

Tipp 4 – Auf Fertigstellung & Ergebnisse fokussieren

Arbeit zu beginnen kostet Geld, Arbeit fertigzustellen bringt Geld. Legt das Augenmerk in Daily Standups auf die Beendigung von laufenden Aufgaben und der damit verbundenen Lieferung von gewünschten Ergebnissen. Nicht die Aufgabenerledigung, sondern das Aufgaberesultat zählt.

• Was fehlt noch zur Lieferung eines Ergebnisses und dessen Nutzen?
• Wie bekommen wir das ToDo noch diese Woche vom Tisch und realisieren damit den Output?
• Welches Teammitglied kann bei der Finalisierung des Liefergegenstands helfen?

Richtet Euren Blick auf die Aufgabenkarten rechts im Kanban Board bzw. die ToDos der Aufgabenliste mit minimalen letzten Aufgaben bis zum Abschluss.

Tipp 5 – Über Aufgaben & Schwierigkeiten sprechen

Synchronisiert Euch im Daily Standup zu Aufgaben und verknüpften Herausforderungen, unerfüllten Ressourcenbedarfe, offene Restumfänge und komplizierten Dependenzen. Konzentriert Euch in der knappen Zeit auf Aspekte, die im Arbeitsfluss nicht funktionieren und für die ein Austausch erforderlich ist. Erarbeitet und koordiniert Lösungsmaßnahmen.

Unterbindet hingegen die Diskussion über Menschen, ihren Leistungen, Verhaltensweisen und Eigenschaften. Es gilt das SoPHoP-Prinzip: Soft on People & Hard on Points. Bei den Aufgaben agiert Ihr hart, bei den Verantwortlichen sanft.

Tipp 6 – Hybride & virtuelle Treffen lebendig halten

Falls ein Daily Standup für einige oder gar alle Teilnehmer per Videokonferenz stattfindet, besteht die Gefahr der Ablenkung bzw. des Nicht-Mitkommens. Halte das hybride bzw. vollständig virtuelle Meeting produktiv.

• Besprochen wird nur, was als Aufgabe oder Karte existiert und für alle visuell sichtbar ist.
• Dialoge sind besser als Monologe. Im Idealfall wechseln bei einer Aufgabe mehrmals die Sprecher.
• Offene Fragen sind erwünscht. Bei welcher Aufgabe besteht Synchronisationsbedarf? Wo benötigen wir Hilfe?
• Bitte die Teilnehmer ihre Videoübertragung zu aktivieren und erzeuge damit ein kleines Gefühl der Gemeinschaft.

Tipp 7 – Details durch Modelle & Meetings adressieren

Ein Daily Standup dient dem Kurz-Check laufender Aufgaben und ihrem Fortschritt. Ergänzt das Regel-Meeting nach Bedarf um zusätzliche Sitzungsformate und Ergebnisträger mit mittel- und langfristiger Zeitperspektive. Einige Anregungen:

• Notiert auf einem Problem Board operative Hindernisse und räumt diese aus.
• Identifiziert per Big Room Planning kritische Abhängigkeiten zu parallelen Teams.
• Kondensiert den Ergebnisstatus in ein Projektbericht oder 5-15 Report.
• Gleicht das Tagewerk mit einem Projektplan oder Roadmap ab.
• Visualisiert die abgearbeiteten Aufgaben im Burn Down Chart.

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Ursprung

Das Daily Standup geht auf agilen Methoden wie Scrum und Kanban zurück. So widmet der 15-seitige Scrum Guide aus 2020 immerhin eine halbe Seite dem täglichen Sprint-Meeting Daily Scrum.

„Daily Scrums verbessern die Kommunikation, identifizieren Hindernisse, fördern die schnelle
Entscheidungsfindung und eliminieren konsequent die Notwendigkeit für andere Meetings.“

– Scrum Guide 2020 (gender neutral)

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Bonusmaterial

Online PM Courses: How to Hold a Daily Stand-up Meeting (5 min) – das Meeting-Format kurz vorgestellt

Letzte Aktualisierung am 15.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API