Zeitnachweis im Beratungsprojekt – schnell & effektiv zum ausgefüllten Stundenzettel
Als Unternehmensberater ist eine nervenzerrende Pflichtübung in Time & Material Projekten: der Stundenzettel. Als Werkzeug der Zeiterfassung generiert ein Stundennachweis für Dich zusätzlichen Organisationsaufwand. Der Zettel kostet Zeit, Konzentration und Disziplin, ohne dabei einen direkten Projektnutzen zu erzeugen. Doch ohne Nachweis, kein Honorar. Erfahre nachfolgend, wie Du die unliebsame Tätigkeit des Stundenzettelschreibens schnell und effektiv absolvierst und dem Kunden einen wasserdichten Zeitnachweis vorlegst.
Zweck – transparent & reflektierend
Berätst Du beim Kunden per Dienstvertrag, dann bist Du (fast immer) verpflichtet am Monatsende bzw. vor Rechnungsstellung einen Stundenzettel über den zeitlichen Umfang und inhaltlichen Beitrag Deiner geleisteten Arbeit abzugeben. Auch als angestellter Berater kann Dich die Firma dazu anhalten, wiederkehrend Zeugnis über die vollbrachten Tätigkeiten abzulegen.
Primär wünschen sich die Anforderer Transparenz über Deine entwickelnden Beratungsergebnisse sowie das verbrauchte Stundenvolumen. Der Zeitnachweis fungiert für sie als Kontrollinstrument des (temporären) Arbeitnehmers.
- Wie lange hat der Berater an den übertragenen Aufgaben gearbeitet?
- Zu welchem Grad liegen geplante und tatsächliche Aufwände auseinander?
- Wie viel verbleibende Beratungszeit steht noch zur Verfügung?
Zeit ist Geld. Mit der Zeiterfassung führst Du dem Kunden bzw. Arbeitgeber zudem vor Augen, was ihn Deine Entlastungstätigkeiten bisher gekostet haben.
Gelegentlich interessieren sich die unternehmensinterne Revision oder ein externes Firmenaudit für die Beauftragungsbeziehung zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Auch hier ist ein offizieller Stundenbeleg notwendig.
Last but not least dient Dir der Stundenzettel als Werkzeug der Selbstreflexion.
- Was habe ich in der zurückliegenden Arbeitsperiode vollbracht?
- Welche Tätigkeiten haben viel Zeit gekostet?
- Wofür nutze ich meine Lebenszeit eigentlich?
Durch die Stundenerfassung beschäftigst Du Dich automatisch mit Deinem beruflichen Fortschritt.
Struktur – kundenspezifisch & konsistent
Der Aufbau eines Stundenzettels hängt vom Kunden, dem Beratungsunternehmen sowie den eingesetzten Software-Werkzeugen ab. Erkunde Dich zum Projektstart nach einer Vorlage, einem Beispiel sowie – falls vorhanden – dem Zugang zum Tool.
Losgelöst der Firmenspezifika erfasst Du in den meisten Stundennachweisen:
- Kopfdaten, z.B. Deinen Namen, Projektbezeichnung, Lieferantennummer und Arbeitsmonat
- Arbeitszeiteinträge, z.B. Datum, Start- und Endpunkt bzw. Gesamtdauer, Teilprojekt bzw. Vorgang sowie Ergebnisse und Tätigkeiten
- Reisezeiteinträge analog den Arbeitszeiteinträgen inklusive Zuweisung zum Projekt
- Abwesenheitszeiten, z.B. aufgrund Urlaub, Weiterbildung oder Kongressteilnahmen
- Abzeichnung mit Deinem Namen und Unterschrift (bzw. die des Kundenansprechpartners) sowie Name und Unterschrift des Kundenprojektleiters
Die Detailtiefe eines Stundenzettels variiert. Bei internationalen Projekten kann es zudem vorkommen, dass Du den Stundenzettel in englischer Sprache verfassen darfst.
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Inhalt – knapp & ergebnisorientiert
Dein Stundenzettel ist ein Nachweis, notiere daher in kurzen, knappen und leicht verständlichen Stichpunkten. Formuliere ergebnis- nicht tätigkeitsorientiert, analog einer Aufgabenliste. Das ‚Was‘ steht im Vordergrund, nichts das ‚Wie‘.
Halte alle offiziellen vereinbarten Interaktionen mit dem Kunden fest, wie Regeltermine, Workshops, Telefonkonferenzen und Interviews. Zusammenkünfte hat Dein Auftraggeber ebenfalls im Kalender stehen und erinnert sich an den damit verbundenen Zeiteinsatz.
Befolge die Regeln des nationalen Arbeitszeitgesetzes. Das heißt in Deutschland, dass 8 Stunden durchschnittlich geschafft werden darf, im Maximalfall 10 Stunden. Berücksichtige zudem die spezifischen Vorgaben des Kunden bzw. Arbeitgebers sowie die Vereinbarungen im Beratungsangebot. Diese definieren Aspekte wie den Umgang mit Reisezeiten, Wochenendarbeit, Zeitvolumengrenzen pro Tag, Woche oder Monat, Pausenzeiten sowie das Gesamtprojektvolumen.
Zwar verursachen organisatorische Aufgaben wie Reisevorbereitung, Ausstellung eines Werksausweises, Erstellung Folgeangebot etc. für Dich einen Aufwand, schaffen beim Kunden jedoch keinen direkten Nutzen. Halte diese Tätigkeiten nicht im Stundenzettel fest. So schmerzlich das auch ist.
Vermeide ebenfalls bei den Angaben zu flunkern. Beispiel: Umfasst ein wichtiger Meilenstein die Abgabe eines Fachkonzepts, so kann Du nicht noch Wochen später in Deinem Stundenzettel vermerken, dass das Fachkonzept dokumentiert, geprüft bzw. vorgestellt wurde.
Jan Strosing: Arbeitszeitgesetz (16,5 Minuten) – rechtliche Hintergründe zu Arbeits- und Pausenzeiten
Detailgrad – zielgruppenabhängig & einheitlich
Für unterschiedliche Kunden ist Dein Stundenzettel unterschiedlich wichtig. Ein Teil erachtet den Zeitnachweis als hochrelevant. Am Monatsende wird das Papier genau analysiert, Du auf Deine Einträge auch angesprochen. Ein stimmiges Gesamtbild mit ausführlichen Beschreibungen Deiner Aktivitäten sind bei diesem Empfängertyp wichtig.
Der andere Kundentyp wirft auch nach Monaten nie einen Blick auf Deinen Nachweis. Der Stundenzettel fungiert als Versicherung. Erst falls im Projekt etwas schief läuft, dann beschäftigen sich der Kunde mit Deiner Tätigkeitsdokumentation.
Sprich Deinen Kunden zu Beginn des Consulting Engagements an, auf Basis welcher Vorlage und mit welchen Detailniveau Du den Stundennachweis erbringen darfst. Erfrage auch die Zeitscheiben für die zu erfassende Arbeit. Ich halte 15 bis 30 Minuten Intervalle für einen gesunden Kompromiss zwischen Erfassungsaufwand und Dokumentationsgenauigkeit.
Fast immer arbeite ich mit Kunden zusammen, die Wert auf Ergebnisse und Nutzen liegen. Der Stundenzettel ist für diese Mandanten unwichtig bzw. wird gar nicht erst gefordert.
Datengrundlage – Kalender & Projektergebnisse
Gute Datenquellen für den Stundenzettel sind der digitale Kalender, das E-Mailprogramm sowie die Projektergebnisablage.
- Welches Arbeitsergebnis wurde wann mit dem Kunden ausgetauscht?
- Wann fand die Abstimmungsrunden mit dem Parallelprojekt statt?
- Welche administrativen Schritte wurden unternommen?
Ergänze diese Einträge durch typische Unterstützeraufgaben wie Review, Analyse, Aktualisierung, Organisation, etc.
Falls weiterhin Lücken im Zettel klaffen, erkundest Du die Ergebnisse bzw. Tätigkeiten, die den Kunden am meisten beschäftigt haben. Um diese Kernereignisse herum ergänzt Du dann Aufgaben und Resultate.
BetterDayByDay: Zeiterfassung/Stundenzettel/Arbeitsnachweis in Excel (27,5 min) – Schritt-für-Schritt Anleitung für die Erstellung eines Stundenzettels
Ausfüllen – wöchentlich & unterwegs
Aktualisiere Deinen Stundennachweis am Ende der Arbeitswoche wie am Donnerstagabend oder Freitagmorgen. Mit den vier bis dahin geleisteten Wochenarbeitstagen liegt damit ein überschaubarer Berichtszeitraum vor, Deine Erinnerungen sind noch frisch. Am besten Du stellst Dir einen 15-minütigen Regeltermin ein, beispielsweise Freitag für 8:30 Uhr.
Reisezeiten sind der perfekte Zeitpunkt für die Zeiterfassung. Unruhige Flüge oder volle Zugabteile halten Dich nicht davon ab, den Zettel nach etwas Nachdenken mit Fakten zu befüllen.
Auch wenn ich keinen formalen Stundennachweis erbringen muss, notiere ich meine Aufwendungen für ein Kunden- und Firmenprojekt im digitalen Kalender. Das Festhalten der eingebrachten Zeit zwingt mich zur Auseinandersetzung mit meinen Prioritäten.
Abgabe – geregelt & zentral
Seitdem bei immer mehr Kunden die Arbeitnehmerüberlassung ins Bewusstsein rückt, akzeptieren diese Unternehmen die Stundennachweise ausschließlich von einem dedizierten Projektleiter bzw. Kundenkoordinator. Füllst Du nicht selbst diese Rolle aus, so übergibst Du den komplettierten Zeitnachweis an diesen personellen ‚Brückenkopf‘ bzw. signalisierst die Fertigstellung im Software-Tool. Der Koordinator leitet Dein unterzeichnetes Papier wiederum an den Auftraggeber weiter bzw. gibt Deine Einträge in der Software frei.
Gelegentlich prüfen und genehmigen mehrere Beauftragte beim Kunden Deinen Zeitnachweis aus fachlicher, kaufmännischer oder rechtlicher Sicht. Bringe unbedingt diese Abzeichner-Stellen und ihre individuellen Anforderungen an Deinen Stundenzettel in Erfahrung und optimiere daraufhin Deinen Nachweis.
Wird geladen ...Tools – einfach & datenschutzkonform
Speziell mittlere und große Kundenunternehmen geben Dir das Zeiterfassungswerkzeug vor. Frage hier nach einem Zugang, einer Anleitung bzw. Kurzeinweisung. So habe ich bei manchen Kunden simple Excel-Listen vorgefunden. Andere Klienten nutzten komplizierte Web-Buchungssysteme in die ich mich zunächst (mehr oder weniger umständlich) einarbeiten musste.
Bist Du in der Tool-Auswahl frei, so bietet Dir das Netz unzählige online und offline Tools für den Zeitnachweis. Teste aus, mit welcher Software Du im Alltagsgeschäft am effizientesten arbeiten kannst. Achte ebenfalls darauf, dass die App eine effiziente Exportmöglichkeit in Excel oder Comma-Separated-Value (CSV) Format unterstützt. Mit etwas Skript-Bastellei exportierst Du auf diese Weise automatisch die Daten in den finalen Stundenzettel.
Bei Online-Tools solltest Du die Datenschutzbestimmungen zu checken. Immerhin pflegst Du in das Werkzeug auch Kunden-sensitive Informationen ein. Alternativ greifst Du auf die Excel-Export-Funktion Deines Outlook-Kalenders zurück (siehe Webtipp).
Falls das Kundenunternehmen keine Software vorgibt, nutze ich Microsoft Excel für den Stundennachweis. Die Einträge exportiere ich direkt aus dem Schwesternprodukt Outlook.
Alternativen – gewerkebezogen & value-based
Stundenerfassung ist die Folge eines zeitbasierten Beratungsvertrages. Willst Du den Nachweis loswerden, dann ist eine Anpassung Deines Consulting Honorarmodells von einer zeit- auf eine wert- bzw. gewerkbasierte Vergütung notwendig. Deine eingebrachte Zeit ist für die Aufgabenerfüllung für Deinen Klienten damit nicht mehr relevant.
Richtig los wirst Du die Zeiterfassung dadurch nicht. Viele Beratungen fordern einen Arbeitsnachweis von ihren Mitarbeitern. Auch als selbstständiger Berater solltest Deine aufgewendeten Stunden zumindest im Kalender erfassen.
Hintergedanke ist das Projekt- und Klienten-Controlling. Jede Beratung sollte wissen, wo der Deckungsbeitrag pro Projekt liegt, bei welchen Kunden hohe Margen eingelöst werden können, welches Beratungsprodukt sich aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht (mehr) lohnt bzw. an was die Angestellten die Zeit über arbeiten.
Lesetipps für bessere Stundenzettel in Beratungsprojekten
Letzte Aktualisierung am 16.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
Fazit – unliebsam & notwendig
Er ist ungeliebt, aber bei Dienstverträgen und in Beratungsunternehmen sehr oft Teil des Deals: der Stundenzettel. Um ihn herum kommst Du als Consultant leider nicht. Jedoch lässt sich durch etwas Disziplin und Methodik die für das Ausfüllen erforderliche Zeit nennenswert verkürzen. Und schließlich fungiert Dein Stundenzettel auch immer als Mittel zur Selbstkontrolle – „Was habe ich mit meiner Lebenszeit angefangen?“.
Ein Manko hingegen bleibt: das Papier weist die geleistete Arbeitszeit nach, nicht aber den Deinen Wert bzw. Nutzen als Berater für den Kunden.
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Vielen Dank für diesen Beitrag! Ich bin ein Berater und finde es sehr hilfreich und nützlich. Und falls jemand noch mehr Stundenzettel-Vorlagen zum Download sucht, habe ich unter https://blog.tmetric.com/die-10-besten-stundenzettel-vorlagen-fur-arbeitszeiterfassung/ eine weitere tolle Ressource gefunden.
Danke, Max. Notiert 😉