Der Beratungsprozess – mit Struktur professionell Consulting Kunden beraten

Nach welchem Ansatz berätst Du Deine Unternehmenskunden? Freestyle? Durchgehend systematisiert nach einem standardisierten 7-Stufen Ablaufplan? Mal so, und ein andermal so? Unternehmensberatung ist eine wiederholbare Dienstleistung. In Konsequenz stiftet ein Beratungsvorgehen entlang eines strukturgebenden Modells für Kunden und Dich einen Nutzen. Nachfolgend der Beratungsprozess, wie ich ihn in meinen Consulting Engagements seit 2008 nutze.

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Beratungsprozess – Consulting mit einer klaren Ablaufstruktur

Wie läuft Unternehmensberatung eigentlich ab?

Antworten findest Du in der hiesigen Literatur sowie der gelebten Praxis. Untere Ablaufabbildung illustriert den von mir genutzten 5-stufigen Beratungsprozess. Dieser orientiert sich am…

• Consulting Process in Milan Kubr Buch Management Consulting*,
• Consulting Phasenmodell des Gabler Wirtschaftslexikons von Rolf-Dieter Reineke,
• Beratungsprozess der Bildungsdirektion Steiermark von Josef Zollneritsch sowie
• Antworten von ChatGPT auf die Frage „Wie läuft der Beratungsprozess aus Sicht von Unternehmensberater ab?“

Ergänzt habe ich das Prozessmodell aus Beraterperspektive mit meinen Erfahrungen aus über 16 Jahren Unternehmensberatung in inzwischen mehr als 70 Kundenprojekten.

Nutze den allgemeinen Konzeptansatz für…

• die Abstimmung von Scope & Schwerpunkte Deiner zeitlich befristeten Intervention im Rahmen der Angebotsphase („Unterstützen wir nur die Befundung samt der Ausplanung oder ebenfalls die Umsetzung?“),
• die Orientierung & Strukturierung eines laufenden Engagements („Worin besteht eigentlich das Problem für welches wir aktuell eine Lösung umsetzen?“) sowie
• der Reflektion & Aufarbeitung eines zurückliegenden Vorhabens („In welcher Beratungsphase existiert für uns das größte Verbesserungspotential?“).

Der Beratungsprozess ist aus Consultant Perspektive dargestellt. Setze für die Sichtweise eines Beratungskunden auf Ansätze wie die Customer Journey oder Experience Map.

Verstehe das Ablaufmodell zudem als gestaltbar. Gerne kannst Du die Aktivitäten in den Phasen gemäß Deiner Beratungsarbeit anpassen, ergänzen und entfernen. Agierst Du beispielsweise in der Rolle des Strategieberaters, liegt Dein Fokus auf den Phasen Befundung und Ausplanung. Unterstützt Du hingegen die Klienten als Implementierer, beispielsweise in der Rolle des IT-Systementwicklers oder Change Management Consultants, gilt Dein Augenmerk der Phase Umsetzung.

Immer durchläufst für eine Beratung von Unternehmen die Anbahnung und Beendung. Bei Neukunden gestalten sich diese Start- und Abschlussphase in der Regel deutlich arbeitsintensiver und länger als bei bestehenden Klienten. Es fehlt an Vertrauen. zudem sind die Arbeitsabläufe noch nicht eingespielt bzw. steht eine organisatorische und technische Integration in das Kundenunternehmen aus.

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Ablauf – die fünf Phasen eines Consulting Engagements

Phase 1: Anbahnung – Zusammenarbeit initiieren

Den Beginn der Zusammenarbeit markiert der Erstkontakt zwischen Dir als Unternehmensberater und dem Kunden. Der Bedarfsanalyse inklusive grober Problem- und Ziel-Standdefinition, Lückenanalyse, Rollenklärung und Projektplanung folgt Dein Beratungsangebot samt organisatorischer und finanzieller Rahmenbedingungen.

Willigt der Kunde (bzw. weitere an der Entscheidung beteiligten Instanzen aus dem Käuferkreis wie Einkauf, Vorgesetzte, Projektleitung etc.) diesem zu, ist Eure Zusammenarbeit qua Vertrag besiegelt.

Phase 2: Befundung – Änderungsbedarf diagnostizieren

Mit Unterstützung des Kunden und seinen Mitarbeitern präzisierst Du den problembehafteten Ist-Stand, definierst den angestrebten Ziel-Stand und erfasst den notwendigen Änderungsbedarf. Zudem entwickelst Du Hypothesen, also Arbeitsannahmen für die Lösung der Probleme bzw. der Erreichung der Ziele.

Für Bestätigung bzw. Widerlegung der Hypothesen erhebst Du Daten. Zum Einsatz kommen Analysen mit Experimenten, Workshops, Interviews, Observationen bzw. Befragungen gepaart mit Desk Research, Benchmarks und Branchenbetrachtungen. Aus den gewonnenen Fakten leitetest Du Erkenntnisse ab. Diese stützen oder entkräften die Lösungshypothesen.

Phase 3: Ausplanung – relevante Lösungen definieren

Auf Basis der bestätigten oder widerlegten Hypothesen konzipierst Du mit dem Kunden die Problem- und Zielerreichungslösungen, beispielsweise in Form eines Projektessteckbriefs oder eines Straw Man Proposals. Mögliche Lösungen sind beispielsweise eine Prozessoptimierung, Organisationsveränderungen oder Technologieimplementierung.

Jede Lösung bewertest Du, beispielsweise mit Hilfe einer Nutzwertanalyse, einem Business Case oder einer Risikoanalyse. Die bewerteten Lösungen samt Empfehlung legst Du dem Kunden zur Entscheidung vor. Zudem konkretisierst Du alle ausgewählten Kandidaten mittels eines Umsetzungsplans, einer Roadmap bzw. einem Projektauftrag.

Phase 4: Umsetzung – geplante Änderungen implementieren

Jetzt gilt es die Ärmel hoch zu krempeln und die Änderungen im Kundenunternehmen zu implementieren. Es schlägt die große Stunde des Projektmanagements. An der Seite Deines Kunden entwickelst Du die Lösung mittels Design Thinking, Programmierung, Testen und Training. Dazu nutzt Du Projektwerkzeuge wie Kanban, Product Backlog oder Stage-Gate®.

Vielleicht leitest Du auch das Change Projekt bzw. Programm, startest mit einem Kick-Off und berichtest Fortschritt anschließend kontinuierlich an Deinen Kunden bzw. den Projekt-Steuerkreis.

Phase 5: Beendung – Kundenunternehmen quittieren

Während der finalen Phase der Zusammenarbeit beendest Du das gemeinsame Projekt. In der Regel umfasst dies eine Ergebnispräsentation sowie eine offizielle Abnahme. Empfehlenswert auch eine Lessons Learned Sitzung, die Übergabe offener Aufgaben sowie die Evaluierung Eurer Zusammenarbeit.

Bei guter Arbeit und anhaltenden Beratungsbedarf vereinbaren Dein Kunde und Du Folgeschritte für eine zukünftige Zusammenarbeit. Andernfalls ziehst Du Dich als temporärer Unterstützer aus dem Kundenunternehmen zurück.

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Praxistipps – das Beratungsvorgehen optimieren

Tipp 1 – Analyseaufgaben in die Befundungsphase schieben

Bis auf die zeitlichen Aufwendungen ist die Anbahnungsphase für Beratungskunden kostenfrei. Du hingegen investierst neben Zeit gleichsam Energie und Aufmerksamkeit mit dem Ziel den Zuschlag für ein bezahltes Beratungsmandat zu erhalten.

Problem- und Zieledefinition benötigen Zeit, insbesondere falls der Kunde nicht genau weiß was er will (bzw. braucht). Statt den Ist- und Ziel-Stand sowie einen Transformationsplan im Rahmen mehreren Gratis-Meetings zu entwickeln, bietest Du ein Mini-Beratungsprojekt an. In dieser bezahlten Vorabinitiative ermittelt ihr im Rahmen von Workshops die aktuellen Schmerzpunkte, das zukünftige Zielbild und den zu absolvierenden Änderungspfad. Ergebnis ist ein Projektauftrag.

Tipp 2 – Die Stakeholder ganz nach vorne stellen

Ganz gleich ob Digitalisierungsvorhaben, Restrukturierungsprojekt oder Mergers & Acquisitions Begleitung – das A&O im Beratungsprozess sind die Stakeholder, allen voran Dein Kunde. 

Consulting is People Business. Überkommunikation gibt es praktisch nicht. Ganz gleich ob Gewinner, Verlierer oder Neutraler – halte zu allen wichtigen Spielern während allen Beratungsphasen fortwährend Kontakt. Wer entscheidet? Welche Person muss nur informiert werden? Wer ist zu konsultieren? Stakeholder Map, RACI Matrix und Soziogramm helfen.

Tipp 3 – Die Umsetzung mit ausgestalten

Hilf Deinem Kunden bei der Realisierung ausgeplanter Projekte. Entweder, indem Du selbst mit Hand anlegst oder indem Du fähige Köpfe Deines Partnernetzwerks empfiehlst. Kunden schätzen Unternehmensberater, die für ihren Rat und Plan auch die Verantwortung übernehmen und die Umsetzung begleiten wollen.

Tipp 4 – Beratungsphasen digitalisieren

Die Welt digitalisiert sich und auch Deine Wertschöpfung lässt sich technisieren. Überlege, welche Prozessaktivitäten Du automatisieren kannst (Effizienz) bzw. welchen Zusatznutzen sich durch Digitalisierung beim Kunden heben lässt (Effektivität).

Tipp 5 – Bei Beendung neuen Handlungsbedarf aufzeigen

Die einfachste Akquise von neuen Beratungsprojekten erfolgt beim Bestandskunden. Nutze die Abschlusspräsentation und zeige Folgeprobleme und -ziele samt ihrer Bedeutung für den Kunden auf. Demonstriere gleichsam erste Lösungsansätze gepaart mit Referenzen auf ähnliche Projekte.

Haben die Anschlussherausforderungen gegenüber anderen Änderungsvorhaben für den Kunden ein höheres Gewicht, wird er diese lösen wollen und Dich dafür beauftragen.

Tipp 6 – Ergebnisse offiziell abnehmen lassen

Nichts ist lästiger als ein halb abgeschlossenes Beratungsprojekt. Fertige in der Beendungsphase zusammen mit dem Kunden einen Soll-Ist-Abgleich zwischen im Beratungsangebot vereinbarten und im Projekt tatsächlich gelieferten Leistungen an. Lasse Dir die Ergebnisse offiziell abnehmen.

Auch nach offiziellen Projektende gibt für Dich einige Aufgaben zu tun. Erstelle eine Fallstudie, lege neue Kontakte im Customer Relationship Management System ab und organisiere ein Folgetreffen mit dem Noch-Kunden.

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Lesetipps – mit Zusatzinfos zum perfekten Beratungsansatz

Im Evergreen Management Consulting* erklärt ausführlich Milan Kubr ein Vorgehensmodell für die Beratung von Unternehmen. Sein Schwerpunkt liegt auf Strategy Consulting, der Ansatz lässt sich auch für die Umsetzungsberatung heranziehen.

Letzte Aktualisierung am 15.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

Ebenfalls prozessual nähern sich Gordon L. Lippitt und Ronald Lippitt dem Thema Unternehmensberatung. Kapitel 2 enthält Details zu den Consulting Phasen.

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StrategyU: The Strategy Consulting Process: How McKinsey, Bain & BCG Consultants Solve Problems (6 min) – Beratungsprozess von Strategie- & Managementberatungen in Kurzform

Emory University’s Goizueta Business School: How to Approach Problems Like a Management Consultant (45 min) – Beratungsprozess von Strategie- & Managementberatungen in Langform

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Austausch – Deine Hinweise zum Consulting Prozess

Einfach als Kommentar unter diesen Beitrag. Vielen Dank.