Die SCQA Methode – Kommunikation sinnvoll gliedern

Als Konzeptverantwortlicher, Vortragssprecher oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise gliedere ich die Lösung eines Problems übersichtlich und nachvollziehbar?
• Wie kann ich meiner Präsentation eine stringente Struktur verleihen?
• Womit kann ich einen Vorgehensplan für ein Ziel passgenau auf die Empfänger ausrichten?

Unterstützung findest Du in der SCQA Methode und der Strukturierung von schriftlicher oder mündlicher Kommunikation in vier Elementen.

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Ergebnis: Problem oder Ziel strukturiert, verständlich und eingängig formuliert

Teilnehmer: mind. 2 (Sender und Empfänger)

Dauer: ab 15 Minuten (je Thema und Empfänger)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Die SCQA Methode hilft Dir bei der Strukturierung, Analyse und Kommunikation eines aufgetretenen Problems bzw. angestrebten Ziels. Verwende den einfach merkbaren Ansatz für E-Mails, Präsentationen, Konzepte, Mitschriften, Memos und Artikel. Das englischsprachige Akronym SCQA steht für Situation, Complication, Question und Answer, zu Deutsch Ausgangslage, Problem, Frage und Antwort.

Mittels SCQA untergliederst Du einen Bedarf bzw. Herausforderung in vier ineinandergreifende Abschnitte, machst das Thema für einen Empfänger damit verständlich, interessant und merkbar. Dir als Sender hilft die Methode Deine Kommunikation natürlich, strukturiert und effizient zu gestalten sowie einen ersten Schritt in Richtung Lösung zu gehen.

Synonyme für die SCQA Methode sind SCQA Framework, SCQA Modell, SCQA Prinzip, SCQA Formel, SCQA Analyse sowie SCQA Struktur, teilweise auch mit Bindestrich oder vollständig in Englisch notiert.

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Aufbau

Verwende die SCQA Methode für die Lösung eines Problems oder Erreichung eines Ziels. Gliedere dazu Dein Thema entlang der sequentiellen Punkte Ausgangssituation, Problem, Frage und Lösung.

Situation (Ausgangslage) – „Wo stehen wir heute?“

Bekannte Ausgangssituation, vertrauter Startpunkt sowie vereinbarte Hintergründe in einfachen und verständlichen Worten.

• Worin besteht die akzeptierte Ist-Situation?
• Welche sind die offensichtlichen Grundlagenfakten?
• Was ist die gemeinsame Ausgangsbasis?

Mit einer objektiven Schilderung der Situation erzeugst Du Glaubwürdigkeit und hilfst beim Einordnen. Du holst den Empfänger ab und stärkst die Zusammenhörigkeit.

Dabei ist weniger oft mehr. Überlege, welche wertfreien Kontextinformationen für den Empfänger wirklich hilfreich sind und welche Details zur Ausgangssituation die Kommunikation nur künstlich verlängern.

Complication (Problem) – „Was ist und bedeutet die Herausforderung?“

Herausforderung bzw. Ziel sowie Gründe jetzt zu handeln und nicht weiter wie bisher vorzugehen.

• Vor welchen internen bzw. externen Spannungen stehen wir aktuell?
• Wo weichen der Soll-Zustand vom Ist-Zustand ab?
• Worin bestehen die Chancen bzw. Bedrohungen?

Achte bei Deiner Beurteilung auf einen nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen Situation und Problem. Mache konkret, welche Entwicklungen bzw. Änderungen ein Handeln erzwingen. Verdeutliche die Implikationen der Komplikation, für das Projekt, das Unternehmen, den Entscheider etc. Verdeutliche Deine Ausführungen durch Zahlen, Metaphern und Schaubilder.

Steht Dir etwas mehr Zeit zur Verfügung kannst Du gerne auch auf die Gründe für das Problem bzw. dem Nutzen der Zielerreichung eingehen.

Question (Frage) – „Worin besteht die Kernfrage?“

Explizite und offen gestellte Frage zum weiteren Vorgehen in einem prägnanten Satz.

• Womit lässt sich das Problem auf den Punkt bringen?
• Was ist die grundlegende Frage hinter dem Ziel?
• Worin besteht die Quintessenz in einem Fragesatz?

Die Frage ist eine Konsequenz aus der Ausgangslage und dem Problem. Sie leitet das weitere Vorgehen. Du solltest mit ihr beim Empfänger Neugier auf die Antwort wecken und diesen zum weiteren Zuhören bzw. Lesen ermuntern.

Zwecks Verstärkung kannst Du die Frage gerne mehrmals wiederholen und provokativ zuspitzen, die Spannung damit zusätzlich steigern.

Answer (Antwort) – „Wie überwinden wir die Herausforderung?“

Eine oder mehrere mögliche Lösungswege zum Überwinden der Herausforderung oder Erreichen des Ziels.

• Mit welcher Option lässt sich das Problem ausräumen?
• Welcher Weg hilft uns das Ziel zu erreichen?
• Mit welchen Hilfsmitteln können Chancen ergriffen bzw. Bedrohungen eingedämmt werden?

Die Antwort rundet Deine Kommunikation ab. Sie zeigt wie das Problem behoben und die Frage beantwortet werden kann. Untermauere mit (quantitativen) Argumenten, gesicherten Fakten, empfängergerechten Beispielen sowie nachvollziehbaren Analogien Deine Ausführungen.

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Anwendung

Nutze die SCQA Methode sobald Du einen Informationsaustausch zu einem Problem oder Ziel einfach nachvollziehbar, logisch schlüssig und spannend nachverfolgbar gestalten möchtest. Orientiere Dich bei Deiner Kommunikation an der Zielgruppe, ihrer Situation und Wissensbedarfe sowie dem Kontext.

1. Ausgangslage klären

Vergegenwärtige zunächst die Ausgangslage. Im Idealfall nickt der Empfänger kurz bzw. bestätigt verbal die Richtigkeit der Situation. Bei einem Beitrag von 10 Minuten nutzt Du 1 Minute für Deine Schilderungen.

2. Problem darlegen

Illustriere im zweiten Schritt die Herausforderung bzw. das Ziel. Motiviere, warum es sinnvoll ist aktiv zu werden. Illustriere die Implikationen des Tuns bzw. Nicht-Tuns. 2 Minuten der verfügbaren 10 Minuten, mehr Zeit solltest Du für diesen Teil nicht vorhalten.

3. Frage stellen

Baue mit einer offenen Frage eine Brücke zwischen Problem und Lösung. Gerne kannst Du etwas provokativ formulieren. Wie bei der Situation muss 1 Minute für Deine Schilderungen ausreichen.

4. Antwort geben

Liefere schließlich eine Lösung als Antwort. Reflektiere das Gesamtergebnis. Der vierte und letzte Schritt darf mit 6 von 10 Minuten am längsten dauern.

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Beispiele

SCQA Methode in Strategieprojekten

Angenommen ein Geschäftsführer eines produzierendes Unternehmen bittet Dich um Beratung. Das Unternehmen beklagt eine sinkende Profitabilität. In einem gemeinsamen Workshop erarbeitet ihr auf Basis der SCQA Methode folgendes Ergebnis.

• Situation: „Die Gewinnspanne betrug in den letzten 5 Jahren 30 Prozent.“
• Complication: „Aufgrund fünf neuer Wettbewerber sank die Gewinnspanne dieses Jahr auf 3 Prozent.“
• Question: „Wie lässt sich die Gewinnspanne innerhalb von 2 Jahren auf 10 Prozent anheben?“
• Answer: „Die Herstellungskosten werden in den nächsten 2 Jahren um 20 Prozent gesenkt.”

Rob George: SCQA (2 min) – Englischsprachiges Methodenbeispiel für die Expansionspläne eines Tiefkühl-Nahrungsmittelherstellers

SCQA Methode im Consulting

In der Beratung von Unternehmen findest Du zahlreiche Anwendungsfelder für die SCQA Methode. Eine Auswahl:

• Publikation von Blogbeiträgen, Whitepapern und Fachartikeln
• Präsentationen auf Konferenzen, Karrieremessen und Tagungen
• E-Mails an Kollegen, Kunden und Partner
• Projektstatusberichte im Jour Fixe und Lenkungskreissitzungen

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ob in der Steuerkreispräsentation oder im Projektbericht – die SCQA Methode ist sowohl für mündliche als auch schriftliche Kommunikation flexibel und vielfältig einsetzbar.
• Die von der Methode definierte Struktur stellt eine logische, konsistente und intuitiv erschließbare Botschaft sicher. Zudem zwingt sie Dich zur Auseinandersetzung mit dem Aufbau und den Inhalten eines Sachverhalts.
• Die vier Buchstaben von SCQA sind eingängig und rasch erlernt, die Eigenschaften strukturierter Analyse und Kommunikation von Schlüsselinformationen lassen sich einfach an andere vermitteln.
• Der mit SCQA aufbereitete logische Informationsfluss ist für einen Empfänger rasch verständlich und eingängig. Statt langer Herleitung kommt die Methode direkt zur Komplikation und dessen Relevanz.

Contra

• Für den Einsatz der SCQA Methode benötigst Du Disziplin und Klarheit. Deine Kommunikation nach der Strukturtechnik aufzubereiten benötigt Zeit und Energie.
• Für kurzfristige oder zeitkritische Kommunikationsprozesse ist das Konzept ungeeignet. Die Ist-Situation zu beschreiben und die Komplikation in eine verständliche Frage zu packen bedarf Zeit.
• Bei vielschichtigen Sachverhalten gibt Dir die Methode keinerlei Hilfe im Herunterbrechen des Problems bzw. Zerlegen des Ziels.

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Praxistipps

Tipp 1 – Facetten durch Perspektivwechsel finden

Wechsle die Perspektive und wende anschließend die SCQA Methode noch einmal von einem anderen Standpunkt aus an. So erhältst Du weitere Problemfacetten und Lösungswege. Alternativ bittest Du Kollegen gemeinsam mit Dir die Methode anzuwenden. Unterschiedliche Standpunkte sind dadurch sichergestellt.

Tipp 2 – Mit anderen Methoden kombinieren

Die SCQA Methode lässt sich prima im Verbund einsetzen. Einige Anregungen:

• Detailliere das Problem auf Basis des TOSCA Frameworks bzw. das Ziel mit der SMART Methode.
• Verfeinere die Frage mit Hilfe eines Issue Trees.
• Springe nicht sofort zur Antwort, sondern leite aus der Frage mit dem QHAR Prinzip Hypothesen, Analysen und Ressourcen ab.
• Betrachte die Antworten als Annahmen und detailliere diese mittels des Hypothesis Trees.

Tipp 3 – Inhalte pyramidal strukturieren

Ordne Details zu jedem der vier Elemente mittels dem Pyramiden-Prinzip. So wird die Ausgangssituation, das Problem, die Frage sowie die Antwort zunächst mit einer zentralen Kernaussage und anschließend mit begleitenden Hintergrundinfos substantiiert.

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Ursprung

Hinter der SCQA Methode steckt Barbara Minto, ehemalige McKinsey Beraterin und Kommunikationsexpertin.

1978 beschrieb Minto die SCQA Methode als Teil des Pyramiden-Prinzip im Buch Das Pinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren*.

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Bonusmaterial

StrategyU: SCQA – Situation, Complication, Question, Answer – A Consulting Problem Solving Framework (5 min) – Einsatz der Technik für die Problemlösung im Consulting Projekt

• CFI: SCQA – Einsatz der Methode für die schriftliche Geschäftskommunikation

Letzte Aktualisierung am 16.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API