Die Projektkomplexitätsmatrix – das Auftragslevel bestimmen

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie lässt sich die Breite und Vielschichtigkeit eines Projektes vor seinem Start rasch ermitteln?
• Womit können wir mehrere mögliche Vorhaben in ihrer Komplexität vergleichbar machen und priorisieren?
• Auf welche Weise erlangen wir früh ein ‚Gefühl‘ für ein Projekt und können daraus das notwendige Risikomanagement bemessen?

Unterstützung findest Du in der Projektkomplexitätsmatrix und der strukturierten Ermittlung der Komplexitätsgröße einer geplanten oder kürzlich gestarteten Initiative.

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Ergebnis: Komplexität eines Projekts bestimmt und bewertet

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: mind. 5 Minuten (je verfügbaren Projektinformationen und Umfang)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit der Projektkomplexitätsmatrix erfasst, dokumentierst und analysierst Du die Komplexität und den Anspruchsgrad eines geplanten oder kürzlich lancierten Vorhabens. Anhand von 15 halboffenen Fragen bestimmst Du systematisch die Elemente, Vernetzung, Dynamik und Gegensätzlichkeiten einer Initiative.

Das Resultat ist eine Kennziffer, der Projektkomplexitätswert. Aus diesem leitest Du anschließend Handlungshinweisen zur Führung und Steuerung des Projektes ab und beschließt Risikomanagementmaßnahmen.

Ein weiteres Einsatzszenario der Projektkomplexitätsmatrix ist das Portfoliomanagement. Identifiziere für jedes mögliche Vorhaben den Komplexitätswert und priorisiere daraufhin das Portfolio an Projekten und die Roadmap.

Synonyme für die Projektkomplexitätsmatrix sind Projektkomplexitätstabelle, Projektkomplexitätsschema oder einfach nur Projektkomplexität.

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Aufbau

Projektkomplexität – „Wie vielschichtig und dynamisch ist unser Vorhaben?“

Projektkomplexität ist keine objektiv messbare Größe. Was Dir als ein vielschichtiges anspruchsvolles Vorhaben erscheint, stellt sich für Deinen Kollegen als Standardübung dar.

Dennoch existieren typische Merkmale (auch Kriterien), welche die Komplexität einer Initiative beeinflussen. Die diesem Beitrag angefügte Projektkomplexitätsmatrix listet folgende Komplexitätsfaktoren auf:

• Projektziele: Zahl, Verschiedenheit, Wechselwirkungen und Unsicherheit
• Projektgegenstand: Zahl, Verschiedenheit, Beziehungen und Konfigurationen
• Projektaufgaben: Zahl der Phasen, Arbeitspakete und Vorgänge, Abhängigkeiten und Änderungsdynamik
• Projektteilnehmer: Zahl, Verschiedenheit, Zusammenarbeit und Personalwechsel
• Projektumfeld: Einflussgrößen, Vielfalt und Änderungsdynamik

Mit der Matrix bestimmst Du jedes Merkmal anhand von drei Skalierungsfragen. Diese wichten ein Kriterium, verleihen ihm Bedeutung oder senken die Relevanz ab. Stets liegt dabei Deine Antwort zwischen den diskreten Ausprägungen 1 (keine, einfach, linear, fix) und 5 (viele, schwierig, unüberschaubar, dynamisch).

Die Summe alle Antworten ergeben den Komplexitätswert Deines Projektes. Die Matrix unterscheidet zwischen tief, mittel und hoch und ordnet diesen Ausprägungen den Umfang Kleinprojekt, Normalprojekt bzw. Großprojekt zu.

Versehe Deine Matrix mit Meta-Infos wie Projektname, Bewerter der Komplexität sowie Datum der Bewertung.

Handlungsoptionen – „Wie sollten wir mit der Projektkomplexität umgehen?“

Je nach Komplexitätswert und damit Projektumfang schlägt die Projektkomplexitätsmatrix konkrete Maßnahmen für die Steuerung und Führung des Vorhabens vor. Einige Anregungen:

• Organisation: Einrichtung eines Steuerkreises, Wechsel von Linien- über Matrix- zu Projektorganisation, Besetzung eines Projekt-Offices
• Kompetenzen: Training im Projektmanagement, Maßnahmen zur Teambildung und -entwicklung
• Vorgehen: Splitting in Teilprojekte, Bildung eines Projektprogramms, Vorgehen nach einem gestuften bzw. agilen Vorgehensmodell
• Berichtswesen: Einrichtung eines Statusberichtswesens, Verdichtung des Berichtsrhythmus, Nutzung eines Pulse Boards oder Problem Boards
• Kommunikation: Aufbau eines Kommunikationsplans, Erweiterung der Projektsprachen, Schaffung von Austauschgelegenheiten wie Lean Coffee

Dir bleibt überlassen, welche (weitere) Handlungsoption(en) Du zum Einsatz bringst. Die Komplexitätsmatrix macht keine Vorschläge oder Empfehlungen.

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Anwendung

Die Projektkomplexitätsmatrix solltest Du während der Projektplanung und spätestens vor dem Kick-Off zur Anwendung bringen. Sowohl eine Einzelbeurteilung als auch eine Anfertigung im Team ist möglich.

1. Projektkomplexität beurteilen

Beantworte die Fragen der Projektkomplexitätsmatrix auf Basis der Dir vorliegenden Projektinformationen. Bringe offene Punkte in Erfahrung, beispielsweise in Terminen zur Auftragsklärung oder dem Desk Research.

Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrung von Personen die bereits ein vergleichbares Projekt absolviert haben. Bewerte das Vorhaben aus verschiedenen Perspektiven, beispielsweise aus Sicht des Sponsors, Kundens, Leiters oder Umsetzers.

Stimme die resultierende Projektkomplexität mit wichtigen Stakeholdern (z.B. Auftraggeber, Projektleiter) ab.

2. Handlungsoptionen auswählen

Wähle auf Basis des Komplexitätswerts sowie den finanziellen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für Dein Projekt geeignete Handlungsoptionen aus. Ernenne Verantwortliche, Beteiligte, Informations- und Entscheidungsträger, beispielsweise mit Hilfe der RACI Matrix oder der AKV Methode.

Ergänze zudem Deine Riskotabelle mit in der Projektkomplexität zu Grunde liegenden möglichen negativen Ereignissen. Beschließe auch hier den Umgang in Form von Maßnahmen.

3. Maßnahmen umsetzen

Setze die Maßnahmen im Projekt um und beurteile regelmäßig die Zweckmäßigkeit. Erweitere, reduziere oder stoppe Maßnahmen, je nach Wirksamkeit.

Projektanforderungen und Randbedingungen ändern sich im Zeitverlauf. Damit können Komplexitätsfaktoren an Bedeutung gewinnen oder verlieren. Aktualisiere die Matrix. Kommuniziere wiederkehrende reduzierte, gewachsene und gleichbleibende Projektkomplexität an die Schlüsselpersonen.

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Beispiele

Projektkomplexität beim Kochen

Das Braten eines Spiegeleis zum Eigenverzehr bewertet die Projektkomplexitätsmatrix als Kleinprojekt. Das Ziel steht fest (‚Hunger gestillt‘), das Ergebnis ebenfalls (‚Spiegelei‘). Auch die Projektaufgaben lassen sich direkt ableiten (‚1. Ei und Öl einkaufen, 2. Öl erhitzen, 3. Ei braten, 2. Pfanne reinigen, 5. Ei essen‘). Die Teilnehmer sind auf Dich beschränkt, beim Projektumfeld hängst Du ausschließlich von der Strom- bzw. Gasversorgung Deines Herdes ab.

Projekte leicht gemacht: Die Projektmerkmale (3 min) – Projektkomplexität beim Kochen

Ganz anders die Zubereitung eines 5-Gänge-Menüs für 20 Personen. Die Projektkomplexitätsmatrix ermittelt hier ein Normal- bzw. Großprojekt. Die Zahl der Ziele steigt (‚Hunger gestillt, Gäste beeindruckt‘), die Menge der Ergebnisse ebenfalls (‚verschiedene Gerichte‘). Die Projektaufgaben laufen nun auch parallel ab, ggf. brauchst Du zusätzliche eine Küchenkraft. Mit der steigenden Zahl der Teilnehmer wachsen auch die Anforderungen an die Gerichte in Sachen verwendete Zutaten und Zubereitung (‚vegetarisch, laktosefrei, kalorienarm‘). Je größer das Kochprojekt, desto mehr Umfeldfaktoren bist Du ausgesetzt.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Projektkomplexitätsmatrix und ihre Fragen sensibilisieren zur Vorabanalyse eines Vorhabens. Beim Ausfüllen setzt Du Dich automatisch mit dem Projekt auseinander.
• Sind die notwendigen Informationen vorhanden, gestaltet sich die Ermittlung der Projektkomplexität pragmatisch und schnell. Auch mehrere Vorhaben können rasch gegenübergestellt werden.
• Matrix und Verfahren stellen eine ganzheitliche und transparente Bewertung der Projektkomplexität sicher.

Contra

• Die Bewertung eines Vorhaben mittels der Projektkomplexitätsmatrix bedarf Zeit und umfassende Informationen. Gerade zu Projektbeginn liegt das Augenmerk auf raschen Ergebnissen, fehlen wichtige Infos bzw. ist die Wahrscheinlichkeit einer Änderung hoch.
• Der mit der Matrix ermittelte Komplexitätswert ist eine Zeitpunktbetrachtung. Das Projekt, seine Stakeholder sowie das Umfeld ändern sich und damit die Bewertung der Initiative.
• Trotz Herunterbrechens der Projektkomplexität auf 15 Faktoren, bleibt der ermittelte Wert weiterhin subjektiv. Die Skalenangaben sind qualitativ, die Bewertung abhängig von der Erfahrung in der Leitung von Projekten.
• Die Komplexitätsmatrix gibt keine Hilfestellungen zum Umgang mit einem einfachen, mittleren oder schwierigen Vorhaben. Ansätze wie die Stacey Matrix machen konkrete Vorschläge.

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Praxistipps

Tipp 1 – Komplexitätswert für die Planung nutzen

Lasse neben Budget, Umsetzungszeit und Ergebnisumfang auch die Projektkomplexität in die Bewertung eines Vorhabens einfließen. Komplexe Vorhaben sicherst Du mit einem sorgsamen Risikomanagement ab.

Tipp 2 – Matrix zusammen im Team komplettieren

Komplettiere die Projektkomplexitätsmatrix in der Arbeitsgruppe. Der Findungsprozess aus unterschiedlichen Perspektiven erzeugt eine gemeinsame Sicht auf die Projektkomplexität. Auch wird die Teamentwicklung gefördert und ein gleiches Projektverständnis herausgebildet. Geeignete Konstellationen sind…

• Auftraggeber mit Projektleiter bzw. Steuerkreis oder
• Projektleiter mit Projektteam bzw. Teilprojektleitern.

Tipp 3 – Komplexität des Vorhabens gezielt senken

Komplexität kannst Du einerseits managen, andererseits reduzieren. Überlege das Vorhaben in Zielen, Ergebnisumfang, Aufgaben und Beteiligte zu beschneiden. Einige Anregungen:

• Entwickle ein Minimum Viable Product mit den wesentlichen Funktionen.
• Liefere das Ergebnis nacheinander in sequentiellen Leistungsstufen.
• Starte mit einfach realisierbaren Features, die durchweg einen geschäftlichen Nutzen generieren.

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Ursprung

Die Projektkomplexitätsmatrix geht auf Gerold Patzak und seinen Beitrag Messung der Komplexität von Projekten im Magazin projektMANAGEMENT aktuell vom Mai 2009 zurück. Nach mehreren Einsätzen habe ich die Matrix etwas adaptiert.

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Bonusmaterial

PMC Lounge: What makes a project complex? (4 min) – der Clip erklärt 11 Faktoren, welche die Projektkomplexität ansteigen lassen