Das TOSCA Framework – ein Problem exakt einkreisen

Als Projektleiter, Manager oder Analyst bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Was hilft uns eine vielschichtige Herausforderung strukturiert zu beschreiben?
• Womit können wir einen Problemlösungsprozess vorbereiten?
• Wie verhindern wir ein vorschnelles Denken in Lösungen?

Unterstützung findest Du im TOSCA Framework und der strukturierten Spezifikation eines Problems.

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Ergebnis: Problem definiert und reflektiert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 5 Minuten (je Umfang des Problems)

Utensilien: Zettel & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Das TOSCA Framework unterstützt Dich strukturiert ein vielschichtiges Problem zu beschreiben, zu reflektieren und zu kommunizieren. Das englischsprachige Akronym steht für fünf Kernelemente einer Problemdefinition Trouble, Owner, Success Criteria, Constraints und Actors, zu Deutsch Ärger, Eigentümer, Erfolgskriterien, Randbedingungen und Akteure.

Mit TOSCA durchdringst Du ein gegebenes Problem schrittweise. Das Framework hilft Dir Dich mit der vorliegenden Herausforderung auseinanderzusetzen, bevor es an die Ausarbeitung von relevanten Lösungen geht.

Ob Komplikationen im Geschäftsprozess, IT-System, Teilprojekt oder Unternehmensteil – mittels dem TOSCA Framework überführst Du eine vage Problemvorstellung in eine präzise Problemfrage. Nutze den Ansatz für verzwickte, geschäftskritische und dringende Herausforderungen für die es (noch) keine offensichtliche Lösung gibt.

Synonyme für das TOSCA Framework sind TOSCA Methode, TOSCA Analyse oder TOSCA Modell.

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Aufbau

Das TOSCA Framework beinhaltet fünf Kernelemente, die in einer zusammenfassenden Problemfrage münden.

Trouble (dt. Ärger) – „Wie äußert sich das Problem?“

Beschreibt die Symptome des Problems als wahrnehmbare Lücke zwischen Ist- und Ziel-Zustand. Fokussiere Dich auf die beobachtbaren, messbaren sowie hörbaren Auswirkungen.

• Was macht das Problem real und präsent?
• Worin besteht der Unterschied zwischen Anspruch und Wirklichkeit?
• Weshalb besteht die Herausforderung gerade jetzt?

Sei spezifisch bei der Beschreibung des Ärgers. Vermeide ein individuelles Interpretieren oder das vorschnelle Denken in naheliegenden Lösungen.

Owner (dt. Eigentümer) – „Wer ist an der Problemlösung interessiert?“

Ein einzelner Akteur mit einem regen Interesse das aufgetretene Problem zu lösen.

• Welche Person ist gravierend vom Problem betroffen?
• Wer bestimmt, dass die Herausforderung überwunden wurde?
• Welcher Stakeholder sollte sich dem Problem annehmen?

Im Geschäftsleben haben Probleme selten nur einen einzigen Eigentümer. Vielmehr sind mehrere Personen, Teams, Bereiche oder Unternehmensteile von der Herausforderung betroffen bzw. haben auf diese einen Einfluss. Betrachte ein Problem aus einer festen Perspektive eines Owners und begrenze damit den Lösungsraum.

Success Criteria (dt. Erfolgskriterien) – „Worin besteht der Ziel-Zustand?“

Fixiert den angestrebten Ziel-Zustand, falls möglich quantitativ.

• Wie sieht gefühlter Erfolg aus und wann tritt dieser ein?
• Wodurch stellen wir fest, dass wir das Problem gelöst haben?
• Worin bestehen die messbaren Ziele für den Problem Owner?
• Was ist der ideale Soll-Zustand nach Überwindung des Problems?

Nutze die Five-Why Fragetechnik oder die 6-W Fragetechnik und ermittle die Erfolgskriterien. Vermeide erneut bereits den Lösungsweg vorwegzunehmen. Unterscheide zwischen zufriedenstellenden (engl. satisfy) und maximierenden (engl. maximize) Kriterien.

Constraints (dt. Randbedingungen) – „Welche Umgebungsfaktoren gelten?“

Alle Einschränkungen, Nebenbedingungen und Kompromisse für die Erfolgskriterien sowie den Lösungsweg aus der Sicht des Problem Owners.

• Was sind zeitliche, finanzielle etc. Einschränkungen für die Lösung des Problems?
• Worin bestehen Abhängigkeiten und Konflikte in den Zielen?
• Welches sind die kapazitiven, sozialen, geistigen etc. Grenzen des Problem Owners?

Fixiere alle für die Problemlösung entscheidenden Randbedingungen.

Actors (dt. Akteure) – „Wer spielt beim Problem eine Rolle?“

Alle Stakeholder, die ebenfalls vom Problem bzw. seiner Lösung betroffen sind oder auf diese einwirken.

• Wer kann das Problem beeinflussen und welche Ziele hat dieser Akteur?
• Welche Person trägt ebenfalls die negativen Konsequenzen des Problems?
• Wer kann bei Lösung der Herausforderung helfen?

Nutze Techniken wie die Stakeholderanalyse, die Stakeholder Map oder das Onion Model und ermittle relevante Interessengruppen rund um das Problem.

Problemfrage (engl. Core Question) – „Was ist das Problem in einem Satz?“

Auf Basis der fünf ausgearbeiteten Elemente notierst Du das Problem als offene oder geschlossene Fragestellung in einem Satz. Dies bedingt, dass Du Dich erneut mit dem Problem beschäftigst und Inkonsistenzen zwischen den Elementen aufspürst.

Prüfe Deine resultierende Problemfrage.

• Ist die Frage aus Perspektive des Problem Owners notiert?
• Erwähnt die Problemfrage den negativen Ärger?
• Erfüllt die Beantwortung der Frage die Erfolgskriterien?
• Erkennt die Problemfrage die Randbedingung an?
• Werden alle relevanten Akteure bedacht?
• Ist die Frage neutral formuliert und nimmt keine Lösung vorweg?

Verwende eine offene Frage früh im Problemlösungsprozess, wenn es darum geht den Betrachtungsbereich so weit wie möglich zu fassen. Formuliere die Frage hingegen geschlossen, falls Du eine klare Ja-Nein-Entscheidung benötigst.

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Anwendung

Wende das TOSCA Framework solo oder im Team an. Achte beim Einsatz in der Arbeitsgruppe auf ein ausgewogenes Teilnehmerfeld. Verschiedene Personen bringen ihre individuelle Perspektive und Erfahrungen zum Problem ein. In der Regel bereichert dies die Problemdetaillierung. Gehe bei einem Workshop wie folgt vor:

1. Sitzung vorbereiten

Beschreibe als die Situation, den Betrachtungsraum und erkläre die Methode. Gib zudem Antworten auf die zwei Fragen:

• Weshalb ist es wichtig das Problem zu finden und zu beschreiben?
• Warum wurden bisher noch keine Maßnahmen ergriffen?

Lege zudem geographische, zeitliche, organisatorische, technische etc. Schwerpunkte fest.

2. Problemfrage erarbeiten

Geht zusammen durch die einzelnen Elemente des TOSCA Frameworks und präzisiert mit den Schlüsselfragen das Problem. Empfehlenswert ist der Start mit dem Owner, anschließend die Reihenfolge Trouble, Success Criteria, Actors und Constraints.

Entwickelt ein gemeinsames Verständnis zur Herausforderung und kristallisiert schließlich die Problemfrage heraus.

3. Problemfrage reflektieren

Interpretiert nun das Ergebnis.

• Trifft die Problemdarstellung den Nagel auf den Kopf?
• Lässt sich das Problem besser (einfacher, kürzer, genauer etc.) formulieren?
• Welche Aspekte fehlen noch, ist unpräzise oder überflüssig?
• Lohnt sich der Perspektivwechsel, daher das Problem aus Sicht eines anderen Owners zu beleuchten?

Nutzt ebenfalls die Zeit vergleichbare Probleme aus der Vergangenheit aufzuwerfen, ohne dabei in die Lösung zu springen.

4. Folgeschritte planen

Beschließt gemeinsam das weitere Vorgehen vor dem Hintergrund der erarbeiten Problemdefinition.

• Sollte das Problem mit anderen Wissensträgern weiter vertieft werden?
• Worin besteht der nächste Schritt zum Meistern der Herausforderung?
• Welche Personen können bei der Problemlösung helfen?
• Welche Annahmen sind unbestätigt und bedürfen Recherche?

Haltet Aufgaben inklusive Frist und Verantwortliche fest.

Oft ist die mit dem TOSCA Framework verbundene gemeinsame Erarbeitung des Problems mindestens genauso wichtig wie das Endergebnis. Erst eine geteilte Sicht auf das Defizit erlaubt eine arbeitsteilige Verbesserung.

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Beispiele

Rückgang des Verkaufs physischer Musikträger

Nach Schallplatten folgten die Audiokassetten, dann die Compact Disc (CD) und schließlich die Internet-Speicher. Für die Musikindustrie bedeute insbesondere der Wechsel von CD auf Internet zu Beginn der 2000er Jahre ein Wegbrechen des Umsatzes durch den Verkauf physischer Tonträger.

Angenommen Du bist zur Jahrtausendwende der Vorstand eines Tonträgerunternehmens (umgangssprachlich: Plattenfirma). Wendest Du das TOSCA Framework auf Dein Problem an, könnte die Problembeschreibung wie folgt lauten.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das TOSCA Framework ist eine universelle und unmittelbar anwendbare Technik zur Erlangung eines einheitlichen Problemverständnisses. Die fünf eingängigen Buchstaben bleiben einfach im Kopf hängen.
• Binnen kurzer Zeit generierst Du mit TOSACA eine standardisierte Beschreibung für eine vorliegend Herausforderungen. Alternative Techniken wie die Problem-Ziel-Beschreibung, Problemskizze oder Problembeschreibung benötigen mehr Vorbereitungs- und Umsetzungszeit.
• Ob solo oder im Team – die Technik lässt sich sowohl in Einzelarbeit als auch in der Arbeitsgruppe einsetzen.

Contra

• Die Technik widmet sich ausschließlich bereits aufgetretenen Problemen. Für potenzielle Herausforderungen sowie Optimierungen von reibungsfrei laufenden Dingen ist sie nutzlos. Setze hier auf Methoden wie die Risikoanalyse oder SCAMPER.
• Die Problemdarstellung hängt maßgeblich vom ausgewählten Owner und seiner Perspektive auf das Problem ab. Das Framework lässt offen, wie verschiedene Sichtweisen verknüpft werden können.
• TOSCA definiert Probleme, mehr aber auch nicht. Für die Lösung musst Du auf andere Techniken wie den Hypothesis Tree, Issue Tree oder die Empathy Map setzen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Die wahren Erfolgskriterien analysieren

Gehe sicher, dass Du nicht nur die Symptome des Problems, sondern deren wahren Ursachen und die daraus resultierenden Erfolgskriterien betrachtest.

Methoden wie die Five-Why Fragetechnik, das Ishikawa Diagramm, die 6-W Fragetechnik oder das Beziehungsdiagramm unterstützen Dich den tatsächlichen Problemherd aufzuspüren und den Ziel-Zustand zu beschreiben.

Tipp 2 – Akteure im Vorfeld ausführlich erkunden

Je besser Du die Akteure eines Problems kennst, desto präziser fällt Deine TOSCA Beschreibung aus. Einige methodische Anregungen:

• Ein Desk Research schafft ein grundlegendes Verständnis zu einem Akteur und lässt sich rasch vom Schreibtisch aus durchführen.
• Mit Stakeholderanalyse, Soziogramm und Stakeholder Map visualisierst Du die Key Player und ihre Beziehungen.
• Methoden wie die Empathy Map oder das Persona-Konzept helfen Dir Zielgruppen besser zu verstehen.
• Befragungen, Interviews und Observationen von Akteuren generieren wertvolle Hintergrundinformationen.

Tipp 3 – Als Vorstufe zur Problemspezifikation nutzen

Das TOSCA Framework liefert Dir in wenigen Minuten eine erste knackige Beschreibung nebst zentraler Frage für ein Einzelproblem. Nutze für eine genauere aber auch zeitlich intensivere Betrachtung eines oder mehrerer Herausforderungen weiterführende Ansätze. Einige Anregungen:

• Die Problembeschreibung untersucht das Problem aus Kundensicht und schlägt erste Lösungsansätze vor.
• Die Problem-Ziel-Beschreibung stellt dem Problem den gewünschten Zielzustand gegenüber.
• Mit der Abstraktionsleiter formulierst Du ein Problem als Fragestellung.
• Die Problemskizze untersucht mehrere Probleme und schlägt Lösungsmaßnahmen vor.
• Die Nyaka Methode adressiert operative Defizite und verknüpft diese mit Reparaturmaßnahmen.

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Ursprung

Das TOSCA Framework geht auf Bernard Garrette, Corey Phelps und Olivier Sibony zurück. Die drei kanadisch-französischen Wissenschaftler veröffentlichten den Ansatz in ihrem 2018 veröffentlichten Praxisbuch Crack IT: How to solve big Problems and sell Solutions like Top Strategy Consultants*.

Mit Formulierung des Problems – englisch ‚State‘ – legt TOSCA den Grundstein für die vierstufige Lösung eines Problems.

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Bonusmaterial

HEC Paris: How to Solve Complex Problems & Sell Solutions Like Top Strategy Consultants? (28 min) – Interview mit den kreativen Köpfen hinter dem TOSCA Framework

„Probleme lösen heißt: zuhören.“

– Richard Branson, britischer Unternehmer

Letzte Aktualisierung am 16.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API