Die Drei-Punkt-Schätzung – Aufwände früh & rasch bemessen

Als Projektleiter, Produktverantwortlicher oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit lässt sich der Aufwand für eine Menge von anstehenden Arbeitspaketen nachvollziehbar und effizient abschätzen?
• Wie verhindern wir eine allzu konservative bzw. optimistische Aufwandsschätzung auf Basis unseres Gefühls?
• Auf welche Weise gestalten wir einen Expertenschätzprozess strukturiert und nachvollziehbar?

Unterstützung findest Du in der Drei-Punkt-Schätzung als Kernbestandteil der Program Evaluation and Review Technique (PERT).

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Ergebnis: zeitliche Umsetzungsaufwände für eine Menge von Aufgaben geschätzt

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: mit Expertenteam)

Dauer: ab 30 Minuten (je Zahl der Aufgaben)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Die Drei-Punkt-Schätzung hilft Dir bei der pragmatischen a priori Bewertung von Arbeitsaufwänden und Realisierungszeiten. Im Kern schätzen Du bzw. beauftragte Fachexperten einen optimistischen, einen pessimistischen und einen wahrscheinlichsten Wert. Aus diesen drei Schätzpunkten kalkulierst Du anschließend den wahrscheinlichen Planwert inklusive Standardabweichung.

Nutze die Drei-Punkt-Schätzung in frühen Projektphasen, also dann, wenn der Leistungsumfang nur grob umrissen vorliegt. Ob für Aufgaben, Arbeitspakete, Aktivitäten, Anforderungen oder Ergebnistypen – die Schätzmethode ist einfach, vielfältig und rasch nutzbar.

Synonyme für die Drei-Punkt-Schätzung sind Dreipunktschätzung, 3-Punkt-Schätzung, Drei-Zeiten-Methode, PERT Schätzung oder das Englische Three Point Estimating bzw. Three Point Estimation, wahlweise mit oder ohne Bindestrich zwischen den einzelnen Begriffen.

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Aufbau

Drei-Punkt-Schätztabelle – „Wieviel Aufwand benötigen die Aufgaben?“

Bei der Drei-Punkt-Schätzung unterscheidest Du für eine anstehende Aufgabe zwischen den drei Schätzwerten Minimal-, Maximal- und Praxispunkt sowie dem daraus kalkulierten Planwert. Alle Werte liegen in identischer zeitlicher Einheit vor, üblich im Projektmanagement sind Arbeitstage, -wochen oder -stunden.

Nutze für den strukturierten Schätzprozess eine Drei-Punkt-Schätztabelle. Vertikal listet diese Matrix die zu schätzenden Aufgaben auf, horizontal trägt Du die verschiedenen Schätzpunkte und -werte ein. Versehe die Tabelle mit Meta-Info, wie einen prägnanten Titel als Oberbegriff, den Namen der Schätzexperten sowie das Schätzdatum.

Minimalpunkt – „Wieviel Zeit benötigt die Aufgabe mindestens?“

Die für den vollständigen Abschluss einer Aufgabe geschätzte mindestens benötigte Zeit (auch Best Case oder optimistischer Wert), falls alles reibungslos läuft bzw. funktioniert.

• Nach welcher Dauer wäre die Aktivität idealerweise abgeschlossen?
• Wie viel Zeit benötigt das Arbeitspaket mindestens?

Ignoriere beim Minimalpunkt der Schätzung das theoretisch mögliche Wegfallen der Aktivität.

Maximalpunkt – „Wieviel Zeit benötigt die Aufgabe höchstens?“

Die für den vollständigen Abschluss einer Aufgabe geschätzte maximal benötigte Zeit (auch Worst Case oder pessimistischer Wert), falls alles, was schiefgehen kann, tatsächlich auch schiefgeht.

• Nach welcher Dauer wäre die Aktivität spätestens abgeschlossen?
• Wie viel Zeit benötigt das Arbeitspaket höchstens?

Ignoriere beim Maximalpunkt der Schätzung theoretisch mögliche Totalausfälle.

Praxispunkt – „Wieviel Zeit benötigt die Aufgabe wahrscheinlich?“

Die für den vollständigen Abschluss einer Aufgabe geschätzte höchstwahrscheinlich benötigte Zeit (Most likely Case oder wahrscheinlichster Wert), falls alles mittelmäßig bzw. wie gewohnt läuft.

• Nach welcher Dauer wäre die Aufgabe im Regelfall abgeschlossen?
• Wie viel Zeit benötigt das Arbeitspaket üblicherweise?

Der wahrscheinlichste Wert der Schätzung basiert auf praktischen Erfahrungen aus vergleichbaren Vorhaben aus der Vergangenheit.

Planwert – „Wieviel Zeit benötigt die Aufgabe?“

Die für den vollständigen Abschluss einer Aktivität benötigte Zeit. Berechne den Planwert (auch PERT Wert, erwarteter Wert oder Mittelwert) mittels der Formel…

Planwert = (Maximalpunkt + 4x Praxispunkt + Minimalpunkt) / 6

und gewichte dabei den Praxispunkt doppelt so hoch wie Maximal- und Minimalpunkt zusammen. Der Planwert entspricht dabei dem Scheitelpunkt einer Normalverteilungskurve. In Folge liegt die Eintrittswahrscheinlichkeit für weniger bzw. mehr Zeitbedarf als der Planwert jeweils bei 50 Prozent.

Beachte: Die gewichtete Drei-Punkt-Schätzung setzt eine symmetrischen Wahrscheinlichkeitsfunktion für die tatsächlich eintretende Zeitbedarfe voraus. Zudem gibt die Methode keine Auskunft über die zu erwartende absolute Eintrittswahrscheinlichkeit der Schätzung.

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Anwendung

Die Drei-Punkt-Schätzung absolvierst Du wahlweise allein oder gemeinsam mit fachkundigen Schätzexperten. Setze für eine Gruppenschätzung im Team einen Workshop auf.

1. Definieren

Stellt alle Aufgaben zusammen, die für Umsetzung eines Projektes erforderlich sind, beispielsweise mit Hilfe eines Projektstrukturplans. Achtet darauf, dass schätzende Aufgaben allen Teilnehmern bekannt sind und zuvor klar voneinander abgegrenzt wurden.

2. Schätzen

Bewertet, wie viel Zeit für die verschiedenen Aufgaben im optimalen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Fall benötigt werden. Präzisiert dazu Aufgabe je Aufgabe den Minimal-, Maximal- sowie Praxispunkt und berechnet daraus den Planwert.

Haltet Annahme und Beweggründe für die Schätzungen explizit fest. Auch zentrale Risiken und Abhängigkeiten sowie das Fehlen wichtiger Informationen solltet Ihr notieren.

3. Verwenden

Nutzt die Schätzung bei der Projektplanung sowie für Abschätzungen zukünftiger Vorhaben. Gleicht zudem tatsächlich erforderliche Zeitbedarfe mit den kalkulierten Schätzwerten ab.

Mit zunehmenden Projektfortschritt wächst das Wissen über die Aufgaben sowie die Leistungsfähigkeit der einzelnen Akteure. Die Unsicherheit sinkt und die Schätzgenauigkeit steigt. Führe die Drei-Punkt-Schätzung bei Bedarf daher erneut durch.

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Beispiele

Drei-Punkt-Schätzung zur Prognose der Reisezeit

Als Unternehmensberater bist Du regelmäßig auf Dienstreise. Auch für diese notwendige Routineaufgabe lässt ich eine Drei-Punkt-Schätzung erstellen.

Nehmen wir an, Du wohnst in München möchtest am Montagmorgen nach Frankfurt am Main zum Kundenprojekt per ICE und Taxi reisen. Du kennst die Wegstrecke von zurückliegenden Business Trips, besitzt daher Erfahrungswerte bzgl. Deiner durchschnittlichen Zeitbedarfe.

• Im Optimalfall benötigst so von Tür zu Tür 4,5 Stunden. Der Minimalpunkt liegt damit bei 4,5.
• Der Worst Case ist ein Ausfall der Zugverbindung und eine Zwangswartezeit auf den Folge-ICE von zusätzlichen 90 Minuten. Der Maximalpunkt lautet damit 6 Stunden.
• Im Mittel benötigst du für die komplette Reise bei einem gewöhnlichen Montagvormittag ganze 5 Stunden. Der Praxispunkt ist also 5.

Auf Basis der Formel Planwert = (Maximalpunkt + 4x Praxispunkt + Minimalpunkt) / 6 errechnest Du einen Zeitbedarf von 5,08333 Stunden. Der Planwert für die Reisezeit München > Frankfurt beläuft sich damit auf 305 Minuten.

Addierst Du die Standardabweichung von 15 Minuten (= ((6 – 4,5)/ 6) x 60) gelangst Du in Summe bei 320 Minuten (= 305 + 15 Minuten). Mit 84 Prozent Wahrscheinlichkeit sollte der notwendige Zeitbedarf für Deine Frankfurtreise damit unter 320 Minuten (= 5,333 Stunden) liegen, eine Normalverteilung der Eintrittswahrscheinlichkeit für den zeitlichen Aufwand vorausgesetzt.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Drei-Punkt-Schätzung ist international anerkannt, leicht verständlich und bewährt.
• Der Aufwand für das Schätzverfahren ist überschaubar. Speziell in zeitkritischen Situationen empfiehlt sich die Anwendung.
• In frühen Projektphasen liefert die Drei-Punkt-Schätzung ein genaueres Ergebnis als die Schätzung eines einzelnen Wertes. Zudem wird das Erfahrungswissen der teilnehmenden Experten einbezogen.
• Mit Standardabweichung und Varianz gibt das Schätzverfahren zudem Zusatzinfos über die Unsicherheit des ermittelten Planwertes.
• Das Verfahren ist sowohl als Einzelschätzung als auch im Schätzteam anwendbar.

Contra

• Für die Drei-Punkt-Schätzung müssen die zu schätzenden Aktivitäten inhaltlich bekannt und klar abgegrenzt voneinander vorliegen. Andernfalls sind die Ergebnisse nicht belastbar.
• Gegenüber einer einfachen Schätzung verdreifacht sich beim Verfahren der Schätzaufwand. Dies stellt Dich insbesondere bei einer limitierten Verfügbarkeit der Schätzexperten vor ein Problem.
• Auch bei bei großen Unwägbarkeiten liefert die Schätztechnik ein Ergebnis. Diese Scheingenauigkeit suggeriert eine vermeintliche Sicherheit und verleitet zu Fehlhandlungen.
• Generell benötigen Schätzungen Zeit und bereiten Aufwand, ohne damit einen inhaltlichen Mehrwert zu stiften. Als Vertreter der Schätzmethoden trifft dies auch auf die Drei-Punkt-Schätzung zu.

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Praxistipps

Tipp 1 – Diskussionen mit Timer zeitlich begrenzen

Limitiere die zur Verfügung stehende Zeit für die Abschätzung einer Aufgabe durch die Experten. Jeweils drei bis fünf Minuten Zeitbegrenzung sorgt für einen straffen Schätzprozess in dem alle Aufgaben bedacht werden. Bei Bedarf nutzt Du einen Timer der ausschweifende Ausführungen unterbindet.

Tipp 2 – Geschätzte Referenzaufgabe heranziehen

Verweise als Moderator auf bereits geschätzte Aufgaben und rege damit einen impliziten Paarweisen Vergleich sowie die Analogietechnik an. Einhellig bewertete ToDos bieten Orientierung und beschleunigen das Schätzvorgehen.

Tipp 3 – Standardabweichung für Planwert nutzen

Addiere auf den Planwert die Standardabweichung und erhalte damit einen maximalen Zeitbedarf. Dieser tritt bei Normalverteilung der Zeitbedarfsfunktion in 84 Prozent der Fälle ein.

Die Standardabweichung ist ein Maß für die Streubreite der geschätzten Wert einer Aufgabe rund um dessen Mittelwert (= arithmetisches Mittel). Sie ist das Quadratwurzel der Varianz.

Bestimmte die Standardabweichung mittels folgender vereinfachter Faustformel:

Standardabweichung = (Maximalpunkt – Minimalpunkt) / 6

Eine hohe Standardabweichung signalisiert Dir einen großen Unterschied zwischen pessimistischem und optimistischen Schätzwert.

Tipp 4 – Varianz für Planwert nutzen

Die Varianz ist ein Streuungsmaß, welches die Verteilung von geschätzten Werten für eine Aufgabe um den Mittelwert kennzeichnet. Sie ist das Quadrat der Standardabweichung.

Bestimmte die Varianz mittels folgender vereinfachter Faustformel:

Varianz = ((Maximalpunkt – Minimalpunkt) / 6)²

Eine hohe Varianz signalisiert Dir einen großen Unterschied zwischen pessimistischem und optimistischen Schätzwert.

Tipp 5 – Richtigen richtig in die Schätzung einbinden

Überlege Dir bei Einbindung von Personen wie Fachexperten, Kollegen oder Mitarbeiter, ob diese die Aufgaben überhaupt richtig einschätzen können. Biete bei verzwickten Sachlagen einen Zeitkorridor an und lasse Rückfragen zu. Lasse Dir den Lösungsweg erklären und frage Erfahrungen zur schätzenden Aufgaben ab. So findest Du heraus, ob die Schätzung auf fundierten Fakten oder einem individuellen Bauchgefühl beruht.

Zwinge niemanden zur Schätzung. Bitte stattdessen zukünftige Projektmitglieder und damit Ausführende der Arbeit um ihre Bewertung. Damit sparst Du Zeit bei der Einarbeitung und baust Verbindlichkeit auf.

Tipp 6 – Schätzumfang genau definieren

Präzisiere den Umfang der Schätzung.

• Ist die Dokumentation inklusive?
• Umfasst die Aufgabe ein Ausprobieren bzw. Testen?
• Sind Kommunikation bzw. gar Präsentation das Ergebnis Teil des ToDos?

Vermeide in zu großen bzw. zu kleinen Einheiten zu schätzen. Nutze Konzepte wie die Definition of Done für Klarheit zum Schätzumfang.

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Ursprung

Ende der 1950er Jahre entwickelten die U.S. Navy und das US-amerikanisches Luft- und Raumfahrtunternehmen Lockheed Corporation gemeinsam die Drei-Punkt-Schätzung. Das Konzept war Beststandteil der Program Evaluation and Review Technique (PERT, Programmbeurteilungs- und -prüfungstechnik), ein Projektmanagementsystem für die Planung großer, komplexer Vorhaben.

Zum Einsatz kam die Drei-Punkt-Schätzung unter anderem für die Entwicklung der Polaris-Mittelstreckenrakete. Aber auch bei der Organisation der Olympischen Winterspiele 1968 in Grenoble wurde die Aufwandsschätztechnik verwendet.

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Bonusmaterial

SirGanttaLot: PMP Exam Preparation: Introduction to Three Point Estimating (9,5 min) – englischsprachiges Beispiel für die Aufwandsschätzmethode

• Dropbox: Was ist eigentlich PERT? – Hintergrundartikel zur Program Evaluation and Review Technique (PERT)
• Thomas Wuttke: Die Dreipunktschätzung – Klassiker mit Imageproblem – Blogbeitrag mit einem sehenswerten integrierten Erklärvideo