Das Cynefin Framework – das Vorgehen im System bestimmen

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welches universelle Rahmenwerk hilft uns ein existierendes Problem einzuordnen, zu entscheiden und zu lösen?
• Was unterstützt uns bei der kontextsensitiven Umsetzung von Projekt- und Führungsaufgaben?
• Wie schaffen wir ein gemeinsames Verständnis zum Ist-Zustand eines organisatorischen bzw. technischen Systems?

Unterstützung findest Du im Cynefin Framework und der Bestimmung des Systemzustands.

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Ergebnis: Handlungsstrategien für ein System gewählt

Teilnehmer: mind. 1 (besser: im Expertenteam)

Dauer: 10 – 20 Minuten (je Systemumfang und -komplexität)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Ausdruck der Cynefin Matrix & Stifte

Zweck

Verwende das Cynefin Framework, sobald Du den Typ eines Systems erfassen und geeignete Handlungsstrategien ableiten möchtest. Das System kann dabei vielfältig sein, zum Beispiel ein Projekt, ein Wertangebot, ein IT-System, einen Organisationsbereich oder ein ganzes Unternehmen ausmachen.

Gemäß dem Framework kann ein System einer von fünf Cynefin Domäne zugeordnet werden: einfach, kompliziert, komplex, chaotisch und gestört. Das Rahmenwerk hilft Dir die Domäne zu bestimmen und den passenden Arbeitsmodus abzuleiten.

Das Cynefin Framework ist sehr eng mit der Stacey Matrix verwandt. Nutze das Cynefin Modell als ‚Sense-Making-Device‚, also bei der Orientierung und Weiterentwicklung in herausfordernden Systemen. Die Stacey Matrix wiederum hilft Dir beim Aufsetzen eines neuen Projektes.

Synonyme für das Cynefin Framework sind Cynefin Modell, Cynefin Matrix oder das Englische Cynefin Model. Einige Quellen nutzen auch eine Großschreibweise, daher CYNEFIN.

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Aufbau

Cynefin Matrix – „Welches System liegt vor und wie sollten wir agieren?“

Herzelement des Cynefin Frameworks ist die Cynefin Matrix. Diese untergliedert sich in fünf überschneidungsfreie Cynefin Domänen (auch Cynefin Habitate bzw. Lebensraum) und dient zur Verortung eines Systems. Nachfolgend die einzelnen Domänen sowie empfohlene Handlungsstrategien.

Einfaches System (klar, offensichtlich, bekannt)

• Wenige Variablen stehen in einem linearen Ursache-Wirkungs-Zusammenhang.
• Das System lässt sich durch Beobachtung und auf Basis von Erfahrungswissen bewerten.
• Die zukünftige Funktionsweise des Systems ist sicher voraussagbar.
• Handlungsfehler sind aufgrund einer einfachen, bekannten und perfektionierten Lösung vermeidbar.

Einfache Systeme meisterst Du mit Werkzeugen wie Checklisten, Kraftfeldanalyse, Pareto Prinzip. Gehe mit diesen nach Schema F vor. Nutze Best Practices und Regelwissen nach dem Ablauf Erfassen – Kategorisieren – Reagieren (engl. Sense – Categorize- Respond).

Kompliziertes System (erkennbar, diffizil)

• Viele Variablen stehen in einem umfangreichen linearen Ursache-Wirkungs-Zusammenhang.
• Das System lässt sich durch durch genaue Analyse und fundiertes Fachwissen gepaart mit hoher Expertise bewerten.
• Die zukünftige Funktionsweise des Systems ist aufwendig voraussagbar.
• Handlungsfehler lassen sich mit Spezialwerkzeugen und Detailwissen minimieren.

Komplizierte Systeme begegnest Du mit Tools wie Szenarientechnik, Ishikawa Diagramm, 6-3-5 Methode und Morphologischer Kasten. Konsultiere Experten und setze auf  Good Practices gepaart mit detaillierten Plänen nach dem Ablauf Erfassen – Analysieren – Reagieren (engl. Sense – Analyze – Respond).

 Komplexes System (mehrdeutig, dynamisch)

• Viele Variablen stehen untereinander in einem mehrdeutig-nichtlinearen-Zusammenhang.
• Das System lässt sich beschreiben, jedoch nur teilweise bewerten.
• Die zukünftige Funktionsweise des Systems lässt sich auch unter Verwendung von Erfahrungsdaten, Plänen und Experteneinschätzungen nicht bestimmen.
• Handlungsfehler sind aufgrund dem notwendigen Ausprobieren und Lernen unvermeidbar.

Auf komplexe Systeme antwortest Du durch zeitlich begrenztes kreatives Erproben auf Basis von Hypothesen (engl. Emergent Practices), dem gezielten Identifizieren von Mustern und Grenzen (engl. Exaptive Discovery) sowie der situationsgerechten Anpassung Deines Handelns (engl. Probe – Sense – Respond).

Nutze Werkzeuge wie die 6-Hüte Methode, die SWOT Analyse sowie die Nutzwertanalyse. Versuche zudem das System in komplizierte Teilsysteme zu zerlegen.

Chaotisches System (unvorhersehbar, zufällig)

• Viele schnell ändernde Variablen stehen untereinander in einem mehrdeutig-nichtlinearen-Zusammenhang.
• Das System ist instabil und lässt sich nur teilweise beschreiben.
• Die zukünftige Funktionsweise des Systems lässt sich nicht vorhersagen. Der Zufall regiert.
• Handlungsfehler sind vorprogrammiert und für das Lernen erwünscht. Der größte Fehler wäre nichts zu tun.

In chaotischen Systemen bleibt Dir keine Zeit, um durch Ausprobieren sinnvolle Muster zu erforschen. Stattdessen solltest Du schnell und entschlossen Neues probieren (engl. Novel Practices), Änderungen erfassen und das System stabilisieren (engl. Act – Sense – Respond). Nutze Methoden wie den Design Sprint oder das Minimum Viable Product.

Falls möglich, lassen sich einige seiner Teile in einen komplexen Zustand überführen.

Gestörtes System (unordentlich, verwirrend)

Bei einem gestörten System besteht Unklarheit bzw. Uneinigkeit darüber, in welchem Zustand (einfach, kompliziert, komplex oder chaotisch) sich das System befindet. Damit kann es passieren, dass Dein gewähltes Vorgehen und das System nicht zueinander passen.

Tritt in einem gestörten Fall einen Schritt zurück und analysiere das System und die Wechselwirkungen mit seiner Umgebung. Sobald Klarheit über die Ausprägung besteht, leitest Du das optimale Verhalten ab und agierst.

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Anwendung

Ziehe das Cynefin Framework für die Analyse und Entwicklung eines Systems zu Rate. Agiere dazu entweder allein oder im Team.

1. System definieren

Bestimme zunächst die Grenzen des Systems.

• Worin besteht die organisatorische, rechtliche, technische etc. Systemgrenze?
• Was liegt innerhalb der relevanten Systemumgebung?
• Was ist innerhalb, was außerhalb des Systems?

2. Ordnung bestimmen

Ermittle nun die Ordnung des Systems entlang der fünf Cynefin Domänen.

• Hantieren wir mit bzw. in einem geordneten System (einfach, kompliziert) mit Klarheit über Aktion und Reaktion?
• Herrschen ungeordnete Verhältnisse (komplex, chaotisch) mit fehlenden Zusammenhängen zwischen Ursache und Wirkung?
• Besteht bzgl. der Einordnung noch Uneinigkeit (gestört)?

3. Vorgehen ableiten

In Abhängigkeit der Cynefin Domäne leitest Du Handlungsstrategien ab. Zudem überlegst Du, wodurch sich das System in eine einfachere Domäne überführen lassen kann.

4. Einordnung überprüfen

Die Welt dreht sich weiter. Im Zeitverlauf lernst Du das System besser kennen bzw. ändert sich dieses. Validiere daher regelmäßig, ob sich das System noch in der richtigen Cynefin Domäne befindet bzw. die Handlungsstrategien noch passen.

Die Cynefin Matrix lässt sich prima für eine ganze Systembündel anwenden. Verorte bei der sogenannten Cynefin-Systemportfolio-Analyse nacheinander jedes System in der Matrix.

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Beispiele

Systemzustände im beruflichen und privaten Alltag

Nachfolgend eine Liste von Beispielen für unterschiedliche Systeme.

Einfache System

• Mitbringsel vom letzten Strandurlaub wie Strohhut und Modellleuchtturm
• Dekoration für Wohnung und Büro wie Blumenvase oder Fotokalender
• Reisekosten- oder Zeitabrechnung am Monatsende

Komplizierte Systeme

• Einfache IT-Systeme wie Taschenrechner oder Kaffeemaschine
• Kraftfahrzeuge bis zum Jahr 2000 (daher mit geringem Softwareanteil)
• Entwicklung einer Smartphone App

Komplexes System

• Natürliche Ökosysteme wie der Regenwald oder die Ozeane
• Menschliche Sozialsysteme wie das Wirtschaftssystem oder Ausbildungssystem
• Neue Technologien wie Quanten-Computer oder künstliche Intelligenz

Chaotisches System

• Weltweite Finanzkrise im Jahr 2008
• Terroranschläge wie der Angriff auf das World Trade Center am 11.09.2001
• Eintreten von Pandemien wie die Corona Krise 2020 in Europa

Gestörtes System

Eine Gruppe von Offizieren übernimmt die Aufsicht in einem Kindergarten. Die Soldaten  analysieren die Umgebung und Kinder, identifizierten mögliche Hindernisse und entwickeln Handlungsoptionen. Ihre Vorbereitung ist perfekt für komplizierte Systeme, eignet sich jedoch nicht für ein chaotisches Spielsystem kleiner Kinder.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ob Mitarbeiterführung, Projektmanagement, Strategieentwicklung oder System Engineering – das Cynefin Framework ist ein vielfältig anwendbarer Ordnungsrahmen.
• Das Framework sensibilisiert die eigenen Handlungen auf das umgebende System, seine Variablen und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge auszurichten.
• Der Ansatz ist einfach kommunizierbar und rasch verständlich.

Contra

• Die Bewertung eines Systems kann subjektiv ausfallen. Erachtet ein Fahranfänger das Steuern eines Autos als komplex, betrachtet ein Formel-1 Rennfahrer das Pilotieren des gleichen Fahrzeugs als einfache Übung.
• Das Cynefin Framework sagt nichts darüber aus, wann genau und nach welchen spezifischen Kriterien ein System wo in seiner Matrix einzusortieren ist. Das Rahmenwerk liefert Dir nur eine Grundindikation.
• Auch hilft der Ansatz nicht bei der Definition des Systemgegenstands. Für Scope und Detailtiefe musst Du auf zusätzliche Techniken wie beispielsweise die Ist-Ist-Nicht Analyse setzen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Für die Organisationsentwicklung nutzen

Setze auf das Cynefin Framework als Erklärmodell für die Organisationsentwicklung.

• Bei einem einfach bzw. komplizierten Marktumfeld tun es Funktionalorganisationen mit ausgeprägten Hierarchien, festen Regelwerk und etablierten Best Practices
• Ein komplexes bzw. chaotisches Marktumfeld fordert kleine selbstorganisierte Teams mit dezentralen Entscheidungswegen und iterativer Arbeiterweise

Als Handlungsstrategie passt sich die Arbeitskultur eines Unternehmens seinem marktwirtschaftlichen Umfeld – dem System – an.

Tipp 2 – Als Führungsinstrument einsetzen

Auch Deinen Führungsstil kannst Du auf Basis des Cynefin Frameworks kontextspezifisch ausrichten.

• In geordneten Linien- bzw. Projektverhältnissen der Kategorie einfach bzw. kompliziert setzt Du auf bewährte Management-Praktiken wie Lenkungsausschüsse, Jour Fixes oder Mitarbeitergespräche.
• Im Falle eines ungeordneten, vielschichtigen und volatilen Arbeitsumfeldes der Kategorie komplex oder chaotisch kommunizierst Du auf Augenhöhe, befähigst Kollegen zur Selbstentscheidung und räumst stetig Hindernisse aus dem Weg.

Erneut dient der Cynefin als Bezugsrahmen Deine Handlungsstrategien im System zu hinterfragen und zu adaptieren.

Tipp 3 – Für Innovationsentwicklung heranziehen

Auch im Innovationsmanagement erzeugt das Cynefin Framework für Dich einen Nutzen.

• Inkrementelle Innovation sind einfach bis kompliziert. Entwicklungsprojekte treibst Du mittels Business Cases, Projektplänen, Stage Gate® Modellen und Systemanalysen voran.
• Revolutionäre oder disruptive Innovation gestalten sich komplex bis chaotisch. Hier nutzt Du Werkzeuge wie das Minimum Viable Product, den Design Sprint sowie Prototypen.

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Ursprung

Führender Kopf hinter dem Cynefin Framework ist der Brite Dave John Snowden. Zwischen 1999 und 2002 ersann der Waliser das Konzept, schließlich als Leiter des IBM Cynefin Centre for Organisational Complexity. 2004 verlies er das Tech-Unternehmen und machte sich mit seiner Beratung Cognitive Edge Pte Ltd selbstständig. Neben Trainings und Consulting zu Cynefin wirkt Snowden heute als Honorarprofessor an der University of Stellenbosch Business School.

Übrigens spricht sich das walisische Cynefin in Deutsch als ‚Kü-NE-win‚ aus. Der Begriff bedeutet ‚Lebensraum‚, ‚Habitat‘, ‚Wohnstätte‘ oder ‚Platz‘ und steht metaphorisch für die Einsicht, dass jedes (organische) System das Ergebnis der eigenen kulturellen, religiösen, geographischen, stammesgeschichtlichen etc. Entwicklungsgeschichte ist.

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Bonusmaterial

CognitiveEdge: The Cynefin Framework (8,5 min) – Dave Snowden stellt persönlich sein Rahmenmodell vor

• Georg Joacham: Das Cynefin Framework – Ein geniales Modell rund um komplexe Fragestellungen (12 min) – Podcast zum Framework