Das Big Room Planning – parallele Teams synchronisieren

Als Programmleiter, Produktverantwortlicher oder Unternehmer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir alle Programmteams auf einen gemeinsamen Plan einschwören und dabei gleichzeitig den Zusammenhalt stärken?
• Was erlaubt uns für bei parallelen Arbeitsströmen wesentliche Abhängigkeiten festzustellen und diese mit raschen Entscheidungen auszuräumen?
• Mit welchen Meeting-Format prägen wir in der Belegschaft eine einheitliche Sicht auf den aktuellen und zukünftigen Stand des Unternehmens aus?

Unterstützung findest Du im Big Room Planning und dem dazugehörigen Dependency Board.

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Ergebnis: Plan entwickelt, Abhängigkeiten identifiziert und Gegenmaßnahmen beschlossen

Teilnehmer: mind. 20 Personen

Dauer: 4 bis 24 Stunden (je Planungshorizont sowie Zahl der Organisationseinheiten)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Moderationskarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Veranstalte ein Big Room Planning, falls Du mit einer großen Zahl von Personen, Teams oder andere Organisationseinheiten synchron, persönlich sowie innerhalb eines festen Zeitrahmens ein Arbeitsziel erreichen möchtest. Das agile Workshop-Format…

• stellt ein einheitliches Verständnis und gleiche Ausrichtung der Teilnehmer sicher,
• entwickelt einen gemeinsamen Plan für einen kurz- bis mittelfristigen Zeithorizont und
• zeigt inhaltliche und organisatorische Abhängigkeiten und Risiken insbesondere an den Schnittstellen auf.

Ein Big Room Planning ist dann gut geeignet, sobald viele Personen in verschiedenen Arbeitssträngen parallel an einer vielschichtigen Gesamtlösung arbeiten. Das kann beispielsweise ein Projektprogramm, ein komplexes Produkt oder eine umfassende Dienstleistung sein.

Das Event findet in einem großen Raum (bzw. Saal oder Halle) statt, um alle Akteure zeitgleich an einem Ort einzubinden. Obwohl sich insbesondere Grad der zwischenmenschlichen Interaktion stark reduziert, kannst Du ein Big Room Planning auch in einem virtuellen Meeting-Raum veranstalten.

Synonyme für das Big Room Planning sind die Abkürzung BRP sowie Program Increment Planning, Interaction Planning oder deutsch Schlachtplankonferenz.

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Aufbau

Leitthema – „Worin besteht das Ziel des Big Room Plannings?“

Übergreifender Sachverhalt, für welches Du mit dem Big Room Planning einen Plan entwerfen und organisatorische und inhaltliche Abhängigkeiten auflösen willst.

Ergebnistyp – „Wie erfolgt die Ergebnissicherung?“

Eine häufig anzutreffende Arbeitsgrundlage in einem Big Room Planning ist das Dependency Board, manchmal auch Program Board genannt. Dabei handelt es sich um eine Matrix, die…

• eine horizontale zeitliche (z.B. Kalendermonate, Veröffentlichungstermine, Entwicklungszyklen, übergreifende Meilensteine) sowie
• eine vertikale organisatorische (z.B. Entwicklungsteams, Abteilungen, Projekte)

Dimension aufspannt. In dieser verorten die anderen Teilnehmer und Du die geplanten Ergebnistypen (z.B. Arbeitspakete, Etappenziele, Produktfunktionen, Service-Elemente) für den Sachverhalt auf Moderationskarten. Karten lassen sich dynamisch verschieben, stapeln und wieder vom Board entfernen. Zudem halten Karten dem Autor zur Prägnanz an.

Auf dem fertig visualisierten Plan identifiziert ihr die Abhängigkeiten zwischen den Ergebnissen und visualisiert diese mit farbigen Linien. Statt Linien könnt ihr auch Bindfäden nehmen und damit das Event um eine haptische Facette bereichern. Last but not least identifiziert ihr Gegenmaßnahmen zu den Abhängigkeiten, die ihr beispielsweise in eine Aufgabenliste oder einem Kanban Board überführt.

Versehe das Dependency Board mit Meta-Informationen, wie dem Leitthema als Titel sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Teilnehmer – „Wer wirkt in welcher Rolle mit?“

Wie bei einem Workshop unterscheidet auch das Big Room Planning zwischen Organisator, Moderator und Teilnehmer.

• Organisator: Veranstaltet das Big Room Planning. Dazu gehören die Vorbereitung des Groß-Events, die Vorstellung der Methode, das Aufsetzen der Agenda, die Koordination der Teams sowie die Zusammenfassung der Ergebnisse.
• Moderator: Moderiert die Arbeit am Depedency Board, animiert die Teilnehmer zu Kreativität und verantwortet das Ergebnis.
• Teilnehmer: Nimmt an einer Sitzung teil und bringt Ideen, Interessen, Anforderung, Abhängigkeiten und Schätzungen für sein Arbeitsbereich, Team oder Organisationseinheit ein. Zudem nimmt er Aufgaben mit.

Achte darauf, dass die Teilnehmer auch für ihren Bereich sprechen und entscheiden können.

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Anwendung

Organisiere ein Big Room Planning analog einem Workshop für eine große Menge von Teilnehmer. Möglich sind Laufzeiten ab 4 Stunden bis mehrere Tage, je nach Zahl der Teilnehmer sowie der zu betrachtenden Planungszeitspanne.

1. Meeting starten

Zu Beginn eines Big Room Planning begrüßen die Organisatoren die Teilnehmer und stellen das Leitthema, die Räumlichkeiten sowie die zeitlichen Eckdaten (Start, Ende, Pausen) vor. Ebenfalls werden wichtige Grundlagenbegriffe definiert.

Anschließend haben alle Teilnehmer die Möglichkeit sich kurz vorzustellen, verweisen dabei auch auf ihren Bezug und Interesse zum Thema.

2. Teilthemen vorstellen

Jeder Teilnehmer stellt für seine Organisationseinheit die Ergebnisse entlang der Zeitachse auf dem Depedency Board vor. Wichtig ist, nicht in die Details zu gehen, sondern einen Gesamtüberblick zu geben.

3. Abhängigkeiten identifizieren

Die Teilnehmer identifizieren im Dialog inhaltliche und organisatorische Abhängigkeiten der Ergebnistypen ihrer Teilthemen. Anschließend werden Maßnahmen aufgesetzt, um diese aufzuheben oder zumindest abzuschwächen. Möglich sind Änderungen in den Ergebnissen oder im Vorgehen.

4. Meeting abschließen

Am Ende fassen die Organisatoren noch einmal das Big Room Planning zusammen und verweisen auf die herausgearbeiteten Erkenntnisse und abgeleiteten Maßnahmen. Auch heben Sie die produktive Zusammenarbeit und den offenen Dialog hervor.

Wiederhole das Big Room Planning und stelle damit die Synchronität der parallel wirkenden Organisationseinheiten sicher. Geläufig sind Regelintervalle von 3 bis 12 Monaten.

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Beispiele

prvideoat: Raiffeisen Software Big Room Planning (1 min) – Impressionen aus einem Big Room Planning für die Raiffeisenbank

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das Big Room Planning schafft Transparenz – über das Vorgehen, die Ergebnisse sowie alle Beteiligten.
• Die soziale Dichte des Formats fördert die bereichsübergreifende Kommunikation. Statt E-Mails oder Protokolle langwierig hin und her zu senden, synchronisieren sich die Stakeholder persönlich zu einem festen Termin.
• Wie das Pulse Board sorgt auch das Big Room Planning für effektive Informationsstreuung zum Status der Arbeitsströme einer großen Aufgaben. Abhängigkeiten, Risiken und Engpässe lassen sich rasch aufdecken, Entscheidungen fallen schneller.
• Den Stein des Wandels ins Rollen bringen, Zwischenbilanzen ziehen oder Aufgaben in Bewegung halten – das Big Room Planning ist in Projekt- und Linienorganisation vielfältig einsetzbar.

Contra

• Eine große Zahl an (hochrangigen) Personen zeitgleich für mehrere Stunden bzw. gar Tage zusammenzubringen macht das Big Room Planning zu einem sehr kostenintensiven Event. Hinzu kommen die Vorbereitungs- und Nachbereitungsaufwände.
• Analog dem Open Space benötigt das Großgruppen-Event eine akribischen Organisation und einer straffen Umsetzung. Beides ist in Organisationen nicht selbstverständlich.
• Oft ist das agile Meeting-Format in Unternehmen unbekannt. Programmleiter, Produktverantwortliche und Unternehmen müssen die Bereitschaft haben, sich auf den Sitzungstypus einzulassen.
• Schwammiges Scoping, Ignoranz von stillen Teilnehmer, vorschnelle Fokussierung auf Detailtehmen, fehlende Gegenmaßnahmen, hierarchische Zurückhaltung – auch in einem Big Room Planning kann es zu typischen Fehlhandlungen bei der Arbeit in Gruppen kommen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Personelle Änderungen vorher initiieren

Initiiere Anpassungen in den Organisationseinheiten mehrere Wochen vor dem Big Room Planning. Eine gefestigte personelle Zusammensetzung ist eine viel bessere Planungsgrundlage als frisch zusammengewürfelte Teams.

Tipp 2 – Betrachtungsbereich im Vorfeld fixieren

Fixiere den Scope und die Detailtiefe im Vorfeld des Termins. Daher:

• Was soll zeitlich, inhaltlich, geographisch, organisatorisch etc. alles berücksichtigt werden?
• Wie prozessual, technisch, kaufmännisch, rechtlich etc. tief sollen die Abhängigkeiten untersucht werden?

Tipp 3 – Moderatorenrolle aktiv ausgestalten

Das Big Room Planning sollte ein erfahrender Moderator leiten. Dieser koordiniert die Treffen und achtet dabei auf…

• die Reihenfolge der Projektvorstellungen,
• die Einhaltung der Zeit,
• die Ergebnissicherung am Dependecy Board sowie
• das Festhalten von Gegenmaßnahmen.

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Ursprung

Die Wurzeln des Big Room Plannings liegen im agilen Projektmanagment. So ist beispielsweise das Program Increment Planning des Scaled Agile Frameworks (SAFe) eine Form des Big Room Plannings.

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Bonusmaterial

LV 1871: Hinter den Kulissen – Big Room Planning in der LV 1871 (7 min) – Beispiel für ein Big Room Planning bei einem Münchner Versicherungsunternehmen

• Liam Kane: Big Room Planning Is Dead – Anregungen zu Alternativen zum Big Room Planning