Die Ereignisgesteuerte Prozesskette – Abläufe modellieren

Als Projektleiter, Analyst oder Betriebsverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit können wir einen aktuellen oder zukünftigen Geschäftsprozess verständlich und eindeutig darstellen?
• Was unterstützt uns bei der Modellierung und Analyse von Wertschöpfungsketten?
• Wie lassen sich verzweigte und vielschichtige Abläufe konsistent visualisieren?

Unterstützung findest Du in der Ereignisgesteuerten Prozesskette und dem Verfahren der Prozessmodellierung.

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Ergebnis: Transparenz und Klarheit über einen neuen oder bestehenden Geschäftsprozess

Teilnehmer: mind. 1 (besser im Team)

Dauer: ab 30 Minuten (je nach Betrachtungsbreite und -tiefe)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software oder Prozessmodellierungs-Software

Zweck

Verwende eine Ereignisgesteuerte Prozesskette für die visuelle Erfassung, Analyse und Dokumentation von Ist- und Soll-Abläufen. Die resultierenden Diagramme der insbesondere in Deutschland verbreitete grafische Modellierungssprache verstehen sowohl fachlich- als auch technisch-orientierte Stakeholder.

Anders zum SIPOC Diagramm bzw. zur Prozesslandkarte beleuchtest Du mit einer Ereignisgesteuerten Prozesskette die Wertschöpfung detailliert. Beim Modell geht es Dir um die einzelnen Prozessschritte inklusive verzweigten, parallelen und bedingten Abläufen.

Synonyme für die Ereignisgesteuerte Prozesskette ist das deutsche Akronym EPK bzw. eEPK für die große Schwester Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette.

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Aufbau

Ereignisgesteuerte Prozesskette – „Wie läuft ein Prozess genau ab?“

Eine Ereignisgesteuerte Prozesskette beschreibt einen (Teil-)Prozess als logische Abfolge von Funktionen und Ereignissen mit einem Initial- und Finalereignis. Modelliere eine Prozesskette analog eines Flusses immer in eine Richtung, daher entweder von links nach rechts oder von oben nach unten auf der Dokumentationsfläche.

Versehe zudem Deine Prozesskette mit Meta-Informationen wie einem aussagekräftigen Titel, den verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Objekte – „Was ist im Prozess relevant?“

Die Elemente der Prozesskette. Achte darauf, dass alle Objekte mittels Verbindungen mit der Prozesskette in Beziehung stehen. Lose Objekte sind nicht erlaubt.

Während die ursprüngliche Ereignisgesteuerte Prozesskette nur Funktionen und Ereignisse als Objekte beinhaltete, kamen mit der erweiterten Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) Geschäftsobjekte, Systeme und Organisationseinheiten dazu.

Ereignis – 6-Eck

Auslöser oder Ergebnis einer Funktion. Formuliere ein Ereignis als Zustand (z.B. ‚Ziel erreicht‘).

Eine Prozesskette startet und endet immer mit einem Ereignis oder einem Prozesswegweiser.

Funktion (Handlung, Vorgang, Tätigkeit) – Rechteck mit abgerundeten Ecken

Aktivität in einem Prozess, die gleichsam Ressourcen wie Geschäftsobjekte, Systeme und Zeit sowie Organisationseinheiten benötigt. Formuliere eine Funktion als Aktion mit einem Verb am Ende (z.B. ‚Aktivität umsetzen‘).

Nach jeder Funktion folgt mindestens ein Ereignis.

Geschäftsobjekt (Informationsobjekt) – Wellenförmiges Rechteck

Realer bzw. virtueller Input oder Output einer Funktion. Formuliere ein Geschäftsobjekt als Substantiv (z.B. ‚Lastenheft‘).

System (Tool, Werkzeug) – Rechteck

Technisches Hilfsmittel, das in einer Funktion genutzt wird. Formuliere ein System als Substantiv (z.B. Buchhaltungssystem‘).

Organisationseinheit (Person, Rolle, Bereich) – Oval

Akteur, der bei einer Funktion beteiligt ist. Formuliere eine Organisationseinheit als Substantiv (z.B. ‚Softwareentwickler‘).

Prozesswegweiser – Rechteck mit abgerundeten Ecken und 6-Eck

Verweiselement zu einer anderen Prozesskette auf gleicher, tieferer oder höherer Ebene.

Ein Prozesswegweiser steht ausschließlich in direkter Verbindung mit einem Ereignis, nicht mit einer Funktion.

Eine Prozesskette startet und endet immer einem Prozesswegweiser oder einem Ereignis.

Verbindungen (Assoziationen) – „Wie hängen die Objekte zusammen?“

Setzen die Objekte und Verknüpfungen miteinander in Beziehung. Drei Arten sind möglich:

Kontrollfluss – gerichteter Pfeil

Ablaufsequenz durch die Kette von Funktionen und Ereignissen. Mittels Verknüpfungen kannst Du den Kontrollfluss aufspalten und wieder zusammenführen.

Informationsfluss – gerichteter Pfeil

Datenfluss zwischen Funktion und Geschäftsobjekt. Drei Arten sind möglich.

• Input: Pfeil von Geschäftsobjekt zu Funktion
• Output: Pfeil von Funktion zu Geschäftsobjekt
• In-/Output: Doppel-Pfeil zwischen Funktion und Geschäftsobjekt

Zuordnung – Linie

Zusammenhang zwischen Funktion und Organisationseinheit bzw. Funktion und System.

Verknüpfungen (Konnektoren, Operatoren) – „Wie laufen die Funktionen ab?“

Ermöglicht Parallelität, Bedingungen oder Auswahl in Prozessketten. Es stehen Dir drei verschiedene Verknüpfungstypen zur Verfügung.

Und-Verknüpfung (And)

Erlaubt das Parallelisieren und Zusammenführen von Funktionen und Ereignissen.

Vier Kombinationen sind möglich:

• ein Ereignis löst mindestens zwei parallel ablaufende Funktionen aus
• mindestens zwei parallel stattfindende Ereignisse lösen eine Funktion aus
• einer Funktion folgen mindestens zwei parallel stattfindende Ereignisse
• mindestens zwei parallel ablaufende Funktionen folgt ein Ereignis 

In der Praxis triffst Du alle Und-Verknüpfungen an.

Oder-Verknüpfung (Or)

Erlaubt die Verzweigung und Zusammenführen von Funktionen und Ereignissen.

Drei Kombinationen sind möglich:

• mindestens ein parallel stattfindendes Ereignisse löst eine Funktion aus
• einer Funktion folgt mindestens ein parallel stattfindendes Ereignisse
• mindestens eine parallel ablaufende Funktionen folgt ein Ereignis

Nicht möglich ist die Oder-Verknüpfung eines stattfindenden Ereignisses mit mindestens zwei folgenden Funktionen.

In der Praxis triffst Du insbesondere das Zusammenführen zu Ereignissen bzw. Funktionen an.

Entweder-Oder-Verknüpfungen (Xor)

Erlaubt die ausschließende Verzweigung und Zusammenführen von Funktionen und Ereignissen.

Drei Kombinationen sind möglich:

• Genau eines von mindestens zwei parallel stattfindenden Ereignissen löst eine Funktion aus
• Einer Funktion folgt genau eines von mindestens zwei möglichen Ereignissen
• Genau eine von mindestens zwei parallel ablaufende Funktionen folgt ein Ereignis

Nicht möglich ist die Entweder-Oder-Verknüpfung eines stattfindenden Ereignisses mit mindestens zwei folgenden Funktionen.

In der Praxis triffst Du insbesondere die Verzweigung einer Funktion in mindestens zwei Ereignissen an.

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Anwendung

Eine Ereignisgesteuerte Prozesskette kannst Du allein oder im Team anfertigen. Soll das Modell mehreren Personen dienen, dann empfiehlt sich ein arbeitsteilige Erstellung im Rahmen eines Workshops.

1. Nutzer, Scope und Tool definieren

Ermittle zunächst die Nutzer und Anwendungsfälle für die Ereignisgesteuerte Prozesskette.

• Welche Person braucht das Modell in welcher Sprache?
• Welche Wissensbedarfe möchte er damit adressieren?
• Zu welchem Zeitpunkt kommt das Modell zum Einsatz?

Zurre dann den Umfang des Bereiches fest, welchen Du mit dem Modell erfassen möchtest.

• Geht es nur um einen konkreten Fachprozess?
• Oder sind mehrere Prozesse bereichsübergreifend zu betrachten
• Was ist mit Rollen und IT-Systemen?

Präzisiere schließlich, mit welchen Werkzeug die Prozesskette entwickelt werden soll und auf welche Weise ein Review erfolgt.

• Soll PowerPoint oder ein spezielles Modellierungswerkzeug eingesetzt werden?
• Wie wird Feedback zum Modell gegeben und eingearbeitet
• Wo wird das Ergebnis abgelegt? Zentral auf einem Laufwerk oder integriert in einem bestehenden Modell?

2. Ereignisse & Funktionen identifizieren

Jetzt identifizierst Du die Ereignisse bzw. Funktionen, also die Zustände bzw. Aktivitäten.

• Was ist der Start- bzw. Ziel-Zustand?
• Welche Schritte sind vom Start bis zum Ziel des Prozesses zu durchlaufen?
• Wo zeichnen sich parallele, verzweigte oder bedingte Prozessteile ab?

3. Verbindungen & Verknüpfungen identifizieren

Nun identifizierst Du die Beziehungen zwischen den Ereignissen und Funktionen.

• Welche Funktion(en) löst ein Ereignis aus?
• Welche(s) Ergebnis(se) resultieren aus einer Funktion?
• Wie ist die Reihenfolge?

Füge anschließend Verknüpfungen ein.

• Welche Funktionen und Ereignisse laufen parallel ab?
• Wo kommt es zu Entweder-Oder-Prozessteilen?
• An welcher Stelle fügen sich getrennte Prozessteile zu einem Fluss zusammen?

Hinterfrage isolierte Objekte, also solche die keinerlei Beziehungen zu anderen haben.

4. Weitere Objekte identifizieren

Ergänze nun die Funktionen um weitere Details.

• Welche Organisationseinheit führt eine Funktion aus bzw. ist an dieser beteiligt?
• Worin besteht der benötigte Input bzw. resultierende Output?
• Welches IT-System unterstützt die Funktion?

Achte auf konsistente Bezeichnungen.

5. Modell abstimmen

Stimme die Ereignisgesteuerte Prozesskette mit den Empfängern ab.

• Werden die Inhalte verstanden oder gibt es mehrdeutige Aspekte?
• Inwieweit reflektieren Objekte, Verbindungen und Verknüpfungen den fachlichen Kontext korrekt, konsistent und vollständig?
• Welche Informationen fehlen?

Ergänze, korrigiere und verfeinere bei Bedarf.

Durchlaufe die Schritte 2 bis 5 iterativ – also mehrmalig – und verbessere in jedem Durchlauf die Prozesskette.

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Beispiele

Ereignisgesteuerte Prozesskette für die Arbeitsplatz-IT

Nachfolgende Abbildung zeigt eine unvollständige Ereignisgesteuerte Prozesskette für die Bestellung von Arbeitsplatz-Informationstechnik (IT). Der Anwender sucht sich mit einem Bestellsystem die für seine Aufgaben notwendigen Hardware- und Softwareprodukte aus, anschließend übernehmen der interne und externe Dienstleister parallel die Service-Abwicklung.

Ereignisgesteuerten im Geschäftsleben

Typische Einsatzszenarien für die Ereignisgesteuerten Prozessketten sind:

• Prozessanalyse und -optimierungen
• Entwicklung und Konfiguration von Workflows in IT-Systemen
• Schulung von Anwendern bzgl. Abläufen
• Prozessdokumentation im Rahmen von Normen (z.B. ISO 900x)

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Modellierung mittels einer Ereignisgesteuerten Prozesskette lässt sich leicht erlernen. Die Zahl der Objekte, Verbindungen, Verknüpfungen sowie Regeln halten sich in Grenzen.
• Die Ergebnisse sind auch für meisten Nicht-Modellexperten intuitiv verständlich, damit ideal für eine produktive Prozessdiskussion und -Weiterentwicklung.
• Egal ob Ist- oder Soll-Prozesse, Automobilbau oder Handel – die Modellierungssprache ist flexibel einsetzbar.
• Speziell in Deutschland sind Ereignisgesteuerten Prozessketten vielen Personen in der Geschäftswelt bekannt. Zahlreiche Software-Tools unterstützen die anschauliche Modellierungssprache.
• Das resultierende EPK Modell bietet eine gute Grundlage für Simulation, Analysen und Prüfungen.

Contra

• Gerade zu Beginn der Arbeit mit der Modellierungssprache fällt es schwer den richtigen Abstraktionsgrad zu treffen. Oft wird zu breit und detailliert modelliert, jeder Aspekt aus der realen Welt im Diagramm reflektiert. Agiere hier mit Augenmaß.
• Die Ereignisgesteuerte Prozesskette zeigt keine Verbindungen zwischen IT-Systemen, Organisationseinheiten oder Geschäftsobjekten auf. Nutze hierzu  alternative Darstellungstypen wie das Kontextdiagramm, die Stakeholder Map oder das Klassendiagramm.
• Eine Ereignisgesteuerte Prozesskette ist und bleibt ein Modell der aktuellen bzw. noch zu erschaffenden Wirklichkeit. Es lässt Inhalte aus, stellt diese nur abstrakt da, bzw. erfüllt eine spezifische fachliche Aufgabe.
• Aufgrund fehlender Standardisierung ist die Modellierung mittels Prozessketten außerhalb Deutschlands kaum verbreitet. Andere Länder bevorzugen die Business Process Model and Notation (BPMN).

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Praxistipps

Tipp 1 – Modell auf Bedarfe zuschneidern

Erweitere Deine Ereignisgesteuerte Prozesskette durch für die Leser relevanten Details. Einige Anregungen.

• Notiere in den Funktion die Durchlaufzeiten.
• Ergänze bei den Geschäftsobjekten die Mengengerüste.
• Präzisiere für die Organisationseinheiten die genauen Mitarbeiter.

Je mehr Information Deine Prozesskette enthält, desto höher ihre Ausdrucksmächtigkeit aber auch ihr Pflegeaufwand.

Tipp 2 – Prozess mit weiteren Modellen verzahnen

Präzisiere die einzelnen Objekte der Prozesskette durch weiterführende Modelle. Einige Anregungen:

• das Klassendiagramm präzisiert die Geschäftsobjekte
• die AKV Methode detailliert die Organisationseinheiten
• der System Footprint vertieft das IT-System
• die RACI Matrix spezifiziert die Rollen in den Funktionen

Achte auf modellübergreifende Konsistenz.

Tipp 3 – Diagramm am Hauptzweck ausrichten

Eine Wanderkarte – nutzt Du zum Wandern. Ein U-Bahnplan – verwendest Du bei der Fortbewegung mit dem öffentlichen Nahverkehr. Einen Gebäudenotfallplan – hilft Dir bei der Flucht im Katastrophenfall.

Auch Deine Ereignisgesteuerte Prozesskette sollte eine bestimmte Zielgruppe in fest definierten Aufgaben unterstützen. Fixiere diese apriori – also bevor Du die ersten Striche am Modell machst. Nicht das Diagramm ist wichtig, sondern die Fragen, welche es beantwortet.

Tipp 4 – Offene Punkte direkt im Modell notieren

Es ergeben sich Fragen bei der Modellierung? Haben sich strittige Punkte herauskristallisiert?

Halte offene Fragen direkt in der Prozessskette als Kommentar fest und setze sie in Bezug mit den Elementen. Ergänze den Adressaten der Frage sowie eine eindeutige Nummer. Mit einem Blick weiß ein Leser an welcher Stelle noch blinde Flecke und Ungenauigkeiten bestehen.

Tipp 5 – Tätigkeit vor das Ergebnis stellen

Bei der arbeitsteiligen Entwicklung einer Prozesskette ist oft der Weg das Ziel. Das heißt: Der Vorgang des gemeinsamen Modellierens ist mindestens genauso wichtig wie das Ergebnis.

Die Vielzahl der Arbeitssitzungen mag abschrecken bzw. scheint das Ergebnis im Vergleich der eingebrachten Zeit ziemlich mickrig. Der Aufwand jedoch lohnt. Mit jedem Termin schärfen die Teilnehmer ihr Verständnis. Es kristallisiert sich eine gemeinsame Sprache heraus. Auch wird Konsens geschaffen sowie Unstimmigkeiten erkannt und ausgeräumt. Jeder trägt sein Teil zum Resultat – der Ereignisgesteuerten Prozesskette – bei.

Tipp 6 – Funktionen direkt miteinander verknüpfen

Streng genommen folgt in einer Prozesskette einer Funktion immer ein Ereignis. Zwecks besserer Lesbarkeit kannst Du mehrere Funktionen direkt hintereinanderschalten, insbesondere dann, falls die Ereignisse nach den Funktionen inhaltlich zu vernachlässigen sind und nur der Übersichtlichkeit schaden würden.

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Ursprung

1992 entwickelte eine Arbeitsgruppe der Universität des Saarlandes unter Leitung von August-Wilhelm Scheer zusammen mit dem Softwarehersteller SAP die Ereignisgesteuerte Prozesskette. Ziel des gemeinsamen Forschungsprojektes war die Konzeption einer semiformalen Beschreibungssprache für Geschäftsprozesse.

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Bonusmaterial

Thomas Grosser: Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) (1,5 min) – die Modellierungssprache in einem kurzen Clip auf den Punkt gebracht