Der Project Canvas – im Team ein Vorhaben definieren

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie lässt sich das neue Projekt in einem Workshop visuell und interaktiv beschreiben und vereinbaren?
• Auf welche Weise sorgen wir ab Projektbeginn für ein geteiltes Verständnis sowie durchgängige Verbindlichkeit?
• Was ist eine willkommene Abwechslung zur Projektdefinition per Projektsteckbrief oder Projektauftrag?

Unterstützung findest Du im Project Canvas und dem Verfahren des Project Modelings.

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Ergebnis: Zusammenfassung und Vereinbarung Kerninformation zu einem Projekt in einem Übersichtsbild

Teilnehmer: mind. 2 Personen (empfohlen: Projektteam und Auftraggeber)

Dauer: 45 bis 180 Minuten (je Projektgröße und Teilnehmerzahl)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit dem Project Canvas definieren und vereinbaren Dein Projektteam, der Auftraggeber und Du visuell und arbeitsteilig das Wesen eines neuen oder bereits laufenden Vorhabens. Die, der oder das Canvas steht dabei für Leinwand auf der die Projektbeschreibung schrittweise gemeinsam in einer Kreativsitzung herausgearbeitet wird.

Nutze das interaktive und einfach verständliche Werkzeug…

• beim Start in ein neues Projekt im Rahmen der Auftragsvereinbarung und Verständnisklärung (Neu-Design),
• im Falle von Unklarheiten über Vision, Ziele, Setup und Vorgehen in einem bereits gestarteten Vorhaben (Re-Design).

Das Werkzeug ist speziell für Teams nützlich, die bisher noch nicht in dieser Konstellation zusammengearbeitet haben bzw. noch nie mit einer ähnlichen Aufgabenstellung konfrontiert wurden.

Die Struktur des Project Canvas hilft allen beteiligten Stakeholdern einen gemeinsamen Gesamtüberblick auf die zentralen Projektmerkmale zu erlangen. Zudem dient der Canvas als Versicherung gegen während des Projektverlaufs aufkommende Zusatzaufgaben und Mehrbedarfe. Last but not Least kannst Du den kompakten Einseiter auch immer als Grundlage für ausführlichere Projektdefinitionen wie einen Projektauftrag heranziehen.

Synonyme für den Project Canvas sind Project Model Canvas, Project Square, Projektmanagement-Canvas, Project Start Canvas oder Projektleinwand.

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Aufbau

Project Canvas – „Wofür steht unser Projekt?“

Der Project Canvas besteht aus zehn zusammenhängenden Feldern, die (D)ein Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln definieren. Das Gesamtbild passt auf ein Flipchart, eine Folie oder eine Metaplan-Wand.

In jedem Feld verorten Dein Team und Du Karten auf denen Ihr in Substantiven oder kurzen Gruppen von maximal 5 Worten eine zentrale Projekteigenschaft fixiert. Der Vorteil von diesem Verfahren: Karten können gestapelt, verschoben oder nachträglich vom Canvas entfernt werden. Zudem zwingen Karten zur Prägnanz in der Formulierung.

Spendiere Deinem Project Canvas ganz oben den offiziellen Projektnamen und nenne den Projektleiter. Ergänze die Abbildung zudem mit hilfreichen Meta-Infos, wie die verantwortlichen Autoren und das Datum der letzten Aktualisierung.

Nutzen (‚Wozu?‘)

Ganz links oben im Canvas notierst Du den Mehrwert des Projektes.

• Welche Ziele wollen wir erreichen bzw. Probleme abstellen?
• Woran erkennen wir, dass das Projekt ein Erfolg ist?
• Welche Ergebnisse liefert das Projekt?

Sei hier spezifisch und formuliere die zu erwartenden Wertbeiträge und positiven Auswirkungen möglichst messbar. Nutze weiterführende Techniken wie die Problem-Ziel-Beschreibung, das Problem Board, die SMART Methode oder den Projektstrukturplan für eine Verfeinerung.

Scope (‚Wo?‘)

Direkt rechts neben dem Nutzen hältst Du den Betrachtungsbereich des Projektes fest.

• Welche Standorte, Bereiche, Abteilungen etc. müssen wir berücksichtigen?
• Welche Prozesse, IT-Systeme, Daten etc. sind zu betrachten?
• Was können wir von vornherein ausklammern?

Achte hier ebenfalls auf Eindeutigkeit und ein gleiches Verständnis im Team. Bringe bei Bedarf Scoping Methoden wie die Ist-Ist-Nicht-Analyse zum Einsatz.

Kosten (‚Wie viel?‘)

Im ganz rechten oberen Feld dokumentierst Du Infos zu den erwartenden internen bzw. externen Personal- und Sachkosten.

• Welche Investitionen verursacht das Vorhaben einmalig?
• Worin bestehen die wiederkehrenden Kosten nach Projektende?
• Wie hoch belaufen sich die Opportunitätskosten?

Methoden wie der Business Case helfen Dir bei der Ermittlung der unterschiedlichen Kostenpositionen.

Team (‚Wer?‘)

Halte hier die aktiven Mitglieder des Projektteams inklusive ihrer Namen, Vornamen und Organisationsbereiche fest.

• In welcher Rolle wirkt wer am Projekt mit?
• Mit welcher Kapazität (z.B. Vollzeit, Teilzeit, selektiv) stehen die einzelnen Akteure zur Verfügung?
• Wer leitet unser Team, fachlich, technisch und als Vertretung?

Nutze weiterführende Methoden wie den Team Model Canvas, die AKV Methode oder den Role Model Canvas zur Bestimmung der Arbeitsgruppe und Ausdetaillierung.

Ressourcen (‚Womit?‘)

Fixiere hier alle für die Projektumsetzung benötigten Hilfsmittel, Fähigkeiten und Werkzeuge.

• Welche Hard- und Software kommt zum Einsatz?
• An welchem Ort in welchen Arbeitsräumen treiben wir das Projekt voran?
• Auf welche Informationen sind wir für die Ergebnisse angewiesen?

Engpässe in den Ressourcen können ein Projekt erheblich verzögern. Ergänze Mengenangaben, wann immer dies sinnvoll ist.

Stakeholder (‚Für wen?‘)

Halte in diesem Feld alle Akteure fest, die einen Einfluss auf den Projektverlauf bzw. die Ergebnisse haben oder vom Vorhaben beeinflusst selbst werden.

• Wer ist der Sponsor des Projektes?
• Wer ist Gewinner des Projektes, für wen erzeugt die Initiative einen Verlust?
• Wer wurde in der Vergangenheit in diesem Projekttyp eingebunden?

Stakeholder können ein Projekt beflügeln bzw. ausbremsen. Nutze die Stakeholderanalyse, das Zieldiagramm, das Onion Model oder die Stakeholder Map zur systematischen Ermittlung der Interessensgruppen, ihren Zielen und Beziehungen.

Prozesse & Arbeitsweisen (‚Wie?‘)

Fixiere in diesem Feld die Vorgehensweise und Ablaufregeln im Projekt.

• Arbeiten wir klassisch gemäß Wasserfall oder nach einem agilen Modell?
• Welches sind die Kern- bzw. Randarbeitszeiten?
• Wer liefert wann welchen Input an wen?

Fokussiere auf die prinzipiellen Linien der Zusammenarbeit. Methoden wie die RACI Matrix oder das SIPOC Diagramm erlauben Dir eine Ausdifferenzierung.

Kommunikation & Transparenz (‚Wodurch?‘)

Notiere hier alles zur projektinternen und -externen Informationsweitergabe.

• Welche Meetings und Berichtstermine haben wir?
• Wo dokumentieren wir (Zwischen-)Ergebnisse?
• Wie und an welcher Stelle halten wir die Projektplanung fest?

Beschränke Dich auf die wichtigsten Interaktionen. Einzelheiten kannst Du später im Kommunikationsplan festklopfen und per Projektbericht, Pulse Board, Kanban Board oder 5-15 Report sichtbar machen.

Risiken & Qualität (‚Wobei?‘)

Widme Dich hier potentiellen Gefährdungen inklusive Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeiten. Zudem fixierst Du Anforderungen an die Güte der Arbeitsabläufe sowie den Ergebnissen.

• Welche Abhängigkeiten zu Parallelprojekten sowie externen Ereignissen bestehen?
• Was könnte uns auf dem Weg zum Projektziel behindern?
• Was verstehen wir, unsere Kunden sowie andere Stakeholder unter Qualität?

Bringe die Risikoanalyse und das RAID Log zum Einsatz und halte nur die Top-3 Risiken fest, die aus Deiner Erfahrung auch eintreten können.

Termine (‚Wann?‘)

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit einem festen Start- und Endtermin. Notiere diese Daten in das Feld. Ergänze ebenso wichtige Zwischenetappen.

• Was sind die zentralen Meilensteine unseres Projektes?
• Welche Eckdaten bilden im Vorhaben wichtige zeitliche Rahmenbedingungen?
• Wann ist die erste Leistungsstufe abgeschlossen, wann die zweite?

Auch hier gilt: Nur die wichtigsten Termine festhalten, die bereits zu Projektbeginn feststehen. Einzelheiten kannst Du später noch in einer Roadmap, einem Phasenplan oder einen Projektterminplan nachhalten.

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Anwendung

Den Project Canvas kannst Du für ein bereits aktives Projekt oder auch für ein neu aufzusetzendes Vorhaben heranziehen.

• Beurteile vor Projektbeginn, ob die Initiative ausreichend definiert ist und Dein Team und Du loslegen können.
• Nutzen den Canvas während des Projektes zur Fortschritts-, Nutzen– und Annahmenkontrolle.
• Am Projektende findet das Modell Eingang in ein Lessons Learned zur Prüfung von Prozess- und Ergebnisverbesserungen.

Als Projektleiter absolvierst Du mit dem (designierten) Projektteam und – falls möglich – mit dem Auftraggeber gemeinsam einen zwei- bis dreistündigen Project Modeling Workshop (auch Canvas Workshop).

1. Canvas vorbereiten

Achte darauf, dass die richtigen Personen an der Project Modeling Sitzung teilnehmen. Falls bereits Dokumentate zum Projekt vorliegen, bringst Du diese mit. Notiere den Projektnamen über dem Canvas.

2. Vision & Ziele beschreiben

Startet mit der oberen Zeile und notiert den Nutzen, den Scope sowie die Kosten des Vorhabens.

3. Setup definieren

Fahrt nun mit dem Setup des Projektes fort und arbeitet Team, Ressourcen und Stakeholder heraus.

4. Vorgehen festlegen

Widmet Euch nun dem Vorgehen mit den Feldern Prozesse & Arbeitsweise, Kommunikation & Transparenz sowie Risiken & Qualität.

5. Terminschienen präzisieren

Schließt mit der Terminschiene ab und ergänzt die wichtigsten Daten und Meilensteine.

6. Canvas prüfen

Prüft den Project Canvas bzgl. Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit.

• Sind alle wesentlichen Risiken aufgelistet?
• Passt der Scope zum Nutzen und den Kosten?
• Kann das Team mit seinen Ressourcen den Nutzen heben?

Durchlauft dazu jedes Element und checkt sorgfältig die Wechselverbindung zu den anderen Elementen. Ein guter Canvas entsteht in mehreren Durchläufen. Habe keine Scheu zwischen den einzelnen Felder zu springen auf diese Weise schrittweise ein Gesamtbild des Projekts herauszuarbeiten.

7. Ergebnisse abstimmen

Hinter einem Projekt stehen immer Personen, welche die Aufgaben vorantreiben bzw. von diesen betroffen sind. Stimme das Resultat daher mit den beteiligten und beeinflussten Stakeholdern und insbesondere dem Auftraggeber ab.

Am Ende steht ein schlüssiges und gemeinschaftlich vereinbartes Gesamtbild des Projektes.

Der Project Canvas ist ein lebendes Dokument, welches sich analog dem Projektgeschehen weiterentwickelt. Ziehe die Leinwand bei wichtigen Entscheidungen wie einer Scope-Verschiebung, einer Terminänderung, einer Zielanpassung oder einem Teamwechsel hinzu.

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Beispiele

Apollo 11 Mondlandung 1969 auf einem Project Canvas

Nachfolgende Abbildung zeigt ein unvollständiges Project Canvas der US-Amerikanischen Mondlandung zwischen 16.  bis 24. Juli 1969. Im Scope ist ausschließlich die Mission vom Start auf der Erde bis zur Rückkehr.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Wie der Projektsteckbrief wirft auch der Project Canvas eine Helikoptersicht auf das Projekt. Die Leinwand fasst wichtige organisatorische und inhaltliche Fakten auf einer Seite zusammen.
• Das Modell lenkt den Fokus auf den Zweck und Nutzen, statt auf die Prozesse und Kontrolle.
• Das gemeinsame Project Modeling am Canvas erfordert die Beschäftigung mit dem Vorhaben aus verschiedenen inhaltlichen und persönlichen Blickwinkeln. Die Teilnehmer decken offene Fragen, Unklarheiten und Missverständnisse auf und räumen diese per Diskussion und Abstimmung aus. Ein Konsens zum Vorhaben entsteht.
• Essentielle Projekteigenschaften haben beim Project Canvas einen festen Platz. Dies hilft beim Komplettieren keinen wichtigen Aspekt zu vergessen. Wiederum weiß der Empfänger des Canvas immer sofort, an welcher Stelle welche Infos zu finden sind.
• Die Limitation auf die Arbeitsfläche des Project Canvas zwingt dazu sich nicht in den Details verlieren, sondern das große Ganze eines Projektes zu beschreiben.
• Ob Bauprojekt, IT-Initiative oder Weltraumprogramm – der einfach verständliche und intuitiv nutzbare Project Canvas ist flexibel für die verschiedensten Projekttypen einsetzbar.

Contra

• Die (mehrstufige) Erstellung, Abstimmung und Verabschiedung eines Project Canvas verursacht administrative Aufwände und kostet Zeit. Gerade falls schnell Ergebnisse vorgelegt werden sollen, wirkt der Canvas eher als Bremsklotz, denn als Starthilfe.
• Das organisatorische Ergebnis bringt weder den Auftraggeber noch das Projektteam einen Millimeter näher an die konkreten Projektergebnisse und Projektziele.
• Bei großen Projektprogrammen mit einer Vielzahl von Aspekten stößt die Canvas Technik an physische Grenzen. Entweder kommen dann mehrere Leinwände zum Einsatz oder die Beschreibung fällt nur sehr abstrakt (und damit wenig hilfreich) aus.

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Praxistipps

Tipp 1 – Je Teilprojekt eigenen Canvas erstellen

Unterteilt sich (D)ein Projekt in Teilprojekte, dann solltest Du pro Teilprojekt einen individuellen Project Canvas erstellen und damit einen gewissen inhaltlichen Tiefgang sicherstellen. Achte darauf, dass die Leinwände untereinander konsistent sind. Das betrifft sowohl die Begriffe als auch die Angaben zur Zeitplanung und den Kosten.

Tipp 2 – Karten mit relevanten Zusatzinfos versehen

Ergänze die Karten Deines Project Canvas mit nützlichen Zusatzinfos. Einige Anregungen:

• Kartenfarbe: Zuordnung der Karten zueinander (z.B. Kosten zu Ressourcen, Teammitglied zu Prozess, Risiken zu Meilensteinen)
• Kartenrand: Klarheit eines Projektaspekts (z.B. dicker Rand – definiert und bestätigt, dünner Rand – vermutet und unsicher)
• Kartengröße: Bedeutung eines Projektaspekts (z.B. große Karte – hoch relevant, kleine Karte – wenig relevant)
• Kartenpfeile: Abhängigkeiten zwischen Projektelementen (z.B. gerichteter Pfeil von Risiko zu Ressource – Risiko kann mittels Ressource reduziert werden)

Wichtig ist, dass ein Leser des Canvas die visuellen Elemente eindeutig versteht. Füge bei Bedarf eine Legende unter dem Canvas hinzu.

Tipp 3 – Im Projekt als Erinnerungshilfe heranziehen

Während späterer Projektphasen hilft Dir der Project Canvas Dein Team, Dich und den Auftraggeber an das initial geplante Vorhaben zu erinnern.

• An welchen Zielen wollten wir uns ursprünglich messen lassen?
• Welchen Scope hatte der Steuerkreis damals bestätigt?
• Was für Ressourcen hatten wir immer eingefordert (aber nie erhalten)?

Überprüfe mit dem Canvas wiederkehrend, ob sich das Projektteam und Du noch auf dem geplanten Weg zu den anvisierten Zielen befinden.

Tipp 4 – Project Canvas gut sichtbar aufhängen

Platziere – speziell zu Beginn des Vorhabens – den Project Canvas gut sichtbar im (virtuellen) Raum. Die Leinwand schafft für die beteiligten Akteure Klarheit und stiftet Identifikation mit dem neuen Vorhaben. Zudem informiert der Canvas auf einen Blick alle Stakeholder über Sinn und Zweck des Projektes.

Tipp 5 – Per Canvas die Projektgeschichte erzählen

Prüfe die Stimmigkeit des Project Canvas, indem Du mit ihm eine Projektgeschichte erzählst. Diese startet beim Nutzen – dem Warum für das Vorhaben . und endet bei den Risiken und Qualitätsanforderung. Jede Projektelement sollte zu mindestens einem weiteren in Beziehung stehen.

Ist Deine Geschichte noch nicht schlüssig, werden Fragen offengelassen oder sind wesentliche Bestandteile noch zu ungenau, solltest Du den Project Canvas nacharbeiten.

Lesetipp

Rudy Kor, Jo Bos und Theo van der Tak widmen mit Project Canvas: Innovative Methoden für professionelles Projektmanagement* ein ganzes Buch dem Konzept. Die Niederländer betonen, das der Canvas insbesondere in der Anfangsphase eines Vorhabens einen großen Mehrwert stiftet.

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Ursprung

Auch im Projektmanagement feierte die teambasierte Erarbeitung und Dokumentation per Canvas ihren Durchbruch. Urväter der Idee der visuellen Entwicklung auf einer Leinwand sind Alexander Osterwalder und Yves Pigneur mit ihrem Business Model Canvas.

Inzwischen gibt es zahlreiche Variationen für den Project Canvas. Die hier beschriebene Fassung orientiert sich an der Fassung von openPM. 2012 regten die Teilnehmer auf einem PM Camp in Dornbirn die Struktur und Inhalte des openPM Canvas an.

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Bonusmaterial

Project Canvas: Project Canvas Explained (3 min) – das Canvas Konzept in einer alternativen Struktur erklärt

• openPM: Canvas – verschiedene weitere Typen für ein Project Canvas

Letzte Aktualisierung am 2024-12-22 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API