Die Problemskizze – Herausforderungen systematisch zerlegen

Als Projektleiter, Manager oder Analyst bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir eine komplexe Herausforderung in sinnvolle Teilprobleme zerlegen?
• Worin bestehen negativen Auswirkungen und potentielle Ursachen für die einzelnen Teilprobleme?
• Mit welchen Maßnahmen gelingt es uns die Teilprobleme (teilweise) abzustellen?

Unterstützung findest Du in der Problemskizze und der systematischen Problemanalyse.

---

Ergebnis: Problem in Teilproblem zerlegt und Symptome, mögliche Ursachen und Abstellmaßnahmen identifiziert

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser im Team)

Dauer: ab 15 Minuten (je Umfang des Problems und Zahl der Teilnehmer)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Stifte & Moderationskarten oder Notebook & Office Software

Zweck

Die Problemskizze unterstützt Dich in der systematischen Analyse eines aufgetretenen vielschichtigen Problems. Zudem hilft Dir die Technik in der Ableitung geeigneter Abstell- bzw. Linderungsmaßnahmen. Das Problem kann dabei beliebig sein, zum Beispiel einen Geschäftsprozess, ein IT-System, ein Produkt, einen Service, ein Projekt oder einen anderen Sachverhalt im Unternehmen betreffen.

Idealerweise bringst Du das Kreativwerkzeug in einem Team-Workshop zum Einsatz. Gemeinsam brecht ihr die Herausforderung in relevante Teilprobleme herunter, untersucht die Ursache-Wirkungszusammenhänge und entwickelt machbare Problemlösungen. Diese beseitigen die Mankos dauerhaft oder reduzieren zumindest deren Auswirkungen.

Synonyme für die Problemskizze sind Problembeschreibung bzw. ihr Ergebnis Problemtabelle, Problemtafel oder Problemmatrix.

---

Aufbau

Problemtabelle – „In welche Teilprobleme zerfällt das Problem und wie können wir diese lösen?“

Herzstück der Problemskizze ist die Problemtabelle, auch Problemtafel oder Problemmatrix genannt. Mit dieser untergliederst Du ein in der Praxis aufgetretenes Problem in vier Spalten.

Ergänze Deine Problemtabelle mit Meta-Informationen wie einem aussagekräftigen Titel, den verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Änderung.

Teilprobleme – „In welche Einzelelemente zerfällt das Problem?“

Ein Teilaspekt des Gesamtproblems. Formuliere das Teilproblem (auch Defizit, Manko, Schwäche) als Zustandsbeschreibung.

• Welche unterschiedlichen Schwierigkeiten bereitet die Herausforderung?
• Worin bestehen die Nachteile zu Beginn, während und am Ende des Lebenszykluses?
• Was ist das Hauptmanko aus Käufer-, Nutzer- und Betreiberperspektive?

Symptome – „Wie äußert sich das Teilproblem?“

Eine oder mehrere aufgetretene negative Auswirkungen eines Teilproblems. Betrachte sowohl offensichtliche als auch weniger offensichtliche Symptome (auch Folgen, Konsequenzen, Wirkungen).

• Woran lässt sich das Teilproblem beobachten, messen oder anderweitig erkennen?
• Was sind qualitative und quantitative Auswirkungen nachdem das Teilproblem aufgetreten ist?
• Für wen und in welcher Form tritt das Defizit zu welchem Zeitpunkt in Erscheinung?

Mögliche Ursachen – „Was führt zu dem Teilproblem?“

Potentielle Gründe für ein Teilproblem, ermittelt beispielsweise mit dem Ishikawa Diagramm oder der Five-Why Fragetechnik.

• Was führt weshalb zum Teilproblem?
• Wann tritt das Defizit auf, wann nicht?
• Was kann als Ursache ausgeschlossen werden?

Geeignete Maßnahmen – „Wie können wir das Teilproblem lösen?“

Eine oder mehrere Abstell- bzw. Linderungsaktionen (auch Nächste Schritte, Lösungen, Gegenmaßnahmen) für eine Ursache des Teilproblems. Eine Maßnahme kann zu einer geänderten Arbeitsweise, einer Aufgabe, einem Projekt oder weiterentwickelten Produkt bzw. Service oder einer Kombination dieser führen. Bevorzuge Maßnahmen, die schnell, einfach und günstig umzusetzen sind und das Teilproblem dauerhaft beseitigen.

• Wie werden wir den Prozess umsetzen, damit das Teilproblem zukünftig nicht mehr auftritt?
• Wer muss die drei Änderungen bis wann realisieren, um die Folgen des Teilproblem abzuschwächen?
• In welches Projekt überführen wir die identifizierten Lösungsansätze?

---

Anwendung

Viele Köpfe entdecken mehr Teilprobleme und Abstellmaßnahmen als ein einzelner. Obwohl Du die Problemskizze auch solo anwenden kannst, ist das Durchführen eines Team-Workshops empfehlenswert. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Sitzung vorbereiten

Wähle Teilnehmer aus, die einen unterschiedlichen Blick auf das Problem haben. Beschreibe den Betrachtungsraum und erkläre die Methode. Gebe zudem Antworten auf die beiden Fragen:

• Weshalb ist es wichtig die Teilprobleme zu finden und abzustellen?
• Warum wurden bisher noch keine Maßnahmen unternommen?

2. Teilprobleme analysieren

Vollzieht zunächst eine Bestandsaufnahme. Ermittelt dazu mit Hilfe von Ursachenanalysetechniken die Teilprobleme und notiert diese jeweils auf einer separaten Zeile in der linken Spalte der Problemtabelle.

Identifiziert anschließend mittels Kreativitätsmethoden zu jedem Teilproblem sowohl Symptome als auch mögliche Ursachen. Notiert diese auf Moderationskarten in den beiden Spalten. Karten lassen sich nachträglich verschieben, stapeln und entfernen. Zudem zwingen sie zur Prägnanz.

3. Maßnahme beschließen

Entwickelt für jede Ursache mindestens eine pragmatische Abstell- bzw. zumindest eine Linderungsmaßnahme. Notiert die Maßnahmen auf der rechten Seite in der Tabelle, ebenfalls wieder auf Karten.

Diskutiert Kosten-Nutzen der Gegenmaßnahmen und einigt euch auf eine Maßnahme, die das Gros der Ursachen abstellt. Vereinbart die Umsetzung mit Ressourcen, Fristen und Verantwortlichkeiten.

---

Beispiele

Beratungsangebote führen nicht zur Beauftragung

Ein Beratungsunternehmen hat ein Problem: Zu wenige Angebote erreichen ihr Ziel einer Beauftragung. Die verantwortlichen Consultants zerlegen die Herausforderung mittels der Problemskizze in drei Teilprobleme. Anschließend werden die Symptome betrachtet sowie mögliche Ursachen diskutiert. Schließlich einigen sich die Berater auf sechs Maßnahmen.

---

Vor- & Nachteile

Pro

• Die Problemskizze ist eine einfache, flexible und direkt einzusetzende Technik. Binnen kurzer Zeit generierst Du mit ihr Ursachen-bezogene (Teil-)Lösungen für ein facettenreiches Problem.
• Die Methode eignet sich prima für die Anwendung in Kreativsitzungen. In wenigen Minuten erklärt, prägt das Team und Du rasch ein gemeinsames Bild auf dass Problem aus und entwickelt daraufhin eine große Menge an Lösungsmöglichkeiten.
• Ob für die Managementpräsentation, den Projektauftrag oder das Beratungsangebot – als Ergebnis lässt sich die resultierende Problemtabelle gut in weiterführende Arbeiten einbetten.

Contra

• Die Technik betrachtet ausschließlich aufgetretene Probleme. Innovation und Weiterentwicklung von bereits reibungsfrei laufenden Dingen werden von ihr nicht berücksichtigt.
• Die Zuordnung von Ursachen zu Maßnahmen basiert auf einer subjektiven Einschätzung der Teilnehmer. Der Beleg, ob eine spezifische Aktion tatsächlich eine Lösung für ein Manko darstellt, steht noch aus.
• Im Zentrum der Problemskizze stehen die strukturierte Analyse und Dokumentation. Das Werkzeug unterstützt weder beim Finden von Ursachen noch beim Nachverfolgen von Maßnahmen.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Tatsächlichen Problemursachen behandeln

Stelle sicher, dass Deine Maßnahmen nicht nur die Symptome, sondern die Ursache eines Teilproblems adressieren. Methoden wie die Five-Why Fragetechnik, das Ishikawa Diagramm oder die 6-W Fragetechnik helfen Dir den wahren Problemherd zu identifizieren.

Tipp 2 – Problemtabelle durch Bewertungen ergänzen

Erhöhe die Aussagekraft Deiner Problemtabelle, indem Du Symptome, Ursachen sowie Maßnahmen nach der Findungsphase mit Bewertungen ergänzt. Einige Anregungen:

• Versehe die Symptome mit einem Schadensausmaß (z.B. gering, mittel, hoch) bzw. einer Auftrittshäufigkeit (z.B. selten, regelmäßig, oft).
• Ergänze die möglichen Ursachen mit einer Teilproblemrelevanz (z.B. gering, mittel, hoch).
• Notiere an den Maßnahmen den Umsetzungsaufwand (z.B. gering, mittel, hoch) bzw. die Ursachenabstellwahrscheinlichkeit (z.B. gering, mittel, hoch).

Notiere Deine Bewertungen direkt unter den Vorschlägen auf den Karten. Beim Beschluss der Maßnahmen berücksichtigst Du dann Teilprobleme mit oft auftretende Symptomen und hohem Schaden sowie einer günstigen Abstellmaßnahme.

Tipp 3 – Ausschließlich die Teilprobleme abstellen

Analog der Nyaka Methode möchtest Du mit der Problemskizze Defizite abstellen, mit dem Ziel, einen reibungsfreien Regelzustand herzustellen.

Hüte Dich davor die Technik für mehr als einen fehlerfreien Status Quo zu missbrauchen. Vermeide Goldrandlösungen, ‚Schöner-Wohnen‘-Initiativen und Extraschleifen. Normal ist ausreichend.

Tipp 4 – Problemtabelle visuell erweitern

Reichere die Problemtabelle durch visuelle Elemente an und steigere damit ihre Lesbarkeit und Ausdrucksmächtigkeit. Einige Anregungen:

• Farbcodes – Zusammengehörige Symptome, Ursachen und Maßnahme besitzen die gleiche Kartenfarbe
• Umrandungen – Bestätigte Ursachen erhalten einen dunklen Rahmen, unbestätigte einen gestrichelten
• Verbindungen – Linien zwischen den Karten weisen auf Konflikte hin

Füge eine Legende unter Deiner Problemtabelle an, welche die Semantik der Gestaltungselemente erklärt.

---

Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

---

Bonusmaterial

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“

– Albert Einstein, deutscher Physiker