Terminplanung mit Microsoft Bookings – mein Erfahrungsbericht nach 8 Wochen Dauereinsatz

Wann stehen Sie diese Woche für unser Kick-Off Meeting bereit? Passt Ihnen übermorgen? Hast Du heute Zeit? Bestimmt kennst Du solche Anfragen nach Deiner Verfügbarkeit. Vielleicht hast Du aber auch immer wieder die Aufgabe 1:1 Termine zu koordinieren. Unterstützung findest Du im Reservierungssystem Microsoft Bookings. Seit November 2020 nutze ich den digitalen Terminplaner. Diese Woche nun meine Erfahrungen.

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Microsoft Bookings – Terminkoordination per Buchungsseite

Terminkoordination – euphemistisch Kalender-Tetris – kostet Zeit und Nerven. Findige Softwarehersteller haben das erkannt. Für 1:1 Meeting gibt es am Markt neben Tools wie Calendly und you can book me eine Lösung des Software-Urgesteins Microsoft: Microsoft Bookings. Seit November 2020 habe ich Bookings als Teil meines Office 365 Pakets im Einsatz.

Um das Online Werkzeug zu konfigurieren, gehts Du nach folgenden fünf Schritten vor.

1. Unternehmensinformationen eintragen
Fixiere grundlegende Geschäftsinformationen wie Webseite, Logo und Antwort-E-Emailadresse sowie Verfügbarkeitszeiten.

2. Besprechungsdienste festlegen
Ergänze die möglichen Besprechungsformen inklusive Begrüßungs- und Erinnerungsnachrichten. Starte mit einem  Dienst mit einer Länge von 30 Minuten.

3. Mitarbeiter hinzufügen
Hinterlege Dein Profil für das Buchungssystem. Ergänze weitere Kollegen, falls Du Bookings für ein ganzes Team bzw. Dein Unternehmen einrichtest.

4. Buchungsseite konfigurieren
Lege die Mindestvorlaufzeit vor einer Terminanfrage, die Zeitzone sowie die Gestaltung Deiner Buchungsseite fest. Halte es am Start einfach und übersichtlich.

5. Buchungen testen
Teste das Anlegen, Verschieben und Absagen einer Buchungsanfrage aus Deiner sowie der Partnersicht.

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Pros – Was für Microsoft Bookings spricht

• Bookings spart Koordinationsaufwand
  Statt Deine verfügbaren Zeiten umständlich und fehleranfällig per E-Mail oder Telefon durchzugeben, leitest Du den Meetingpartner einfach auf Deine Buchungsseite weiter.
• Bookings integriert sich ins Microsoft Ökosystem
  Ob Einbettung der Termine in den Outlook Kalender oder automatische Anlage einer Teams Videositzung – Bookings fügt sich nahtlos in Microsofts Softwarewelt ein.
• Bookings signalisiert Professionalität
  Wie ein Arzt, Universitätsprofessor oder Anwalt, verfügst Du nun über Sprechzeiten. Interessenten können diese weltweit einsehen und buchen.
• Bookings lässt sich als Reservierungssystem nutzen
  Ob Meeting-Raum, Pool-Wagen oder 4K-Projektor – mit dem Buchungswerkzeug kannst Du neben Personen auch die Verfügbarkeit von Materialien verwalten.

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Cons – Was gegen Microsoft Bookings spricht

• Bookings macht Deine Arbeitszeiten transparent
  Mit der Bereitstellung Deiner Verfügbarkeit gibst Du Teile Deiner Kalenderplanung und damit Deines beruflichen sowie privaten Alltags preis. Jeder mit dem Link auf Dein Booking sieht wann Du Termine zulässt.
• Bookings benötigt eine Vorab-Konfiguration
  Layouting der Buchungsseite, Einrichtung der Sitzungsdienste, Pflege der Unternehmensinformationen – das Aufsetzen von Bookings kostet Zeit. Rechne eine Stunde für das Initial-Setup – grundlegende Softwarekenntnisse vorausgesetzt.
• Bookings muss verwaltet werden
  Zwar zeigt das System Buchungen in Deinem Outlook Kalender an, verwalten musst Du diese Reservierungen jedoch in Bookings. Für Terminkoordination bist Du somit in zwei verschiedenen Systemen unterwegs.
• Bookings bietet Zugang zu Deinem Kalender
  Jeder auf der Welt kann Dir auf Deiner Buchungsseite Sitzungsanfragen einstellen, theoretisch Deinen Terminkalender damit zumüllen.
• Bookings bietet kein Bezahlungssystem
  Anfang 2021 ist in Deutschland nicht möglich, eine Buchung mit einer Zahlung per Kreditkarte, PayPal & Co. zu verknüpfen. Gerade Unternehmensberater würden von diesem Feature profitieren.

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Fazit

Sie machen Dein Beraterleben ein klein bißchen digitaler: Terminbuchungssysteme wie Microsoft Bookings. Inzwischen habe ich mich an das Reservierungs-Tool gewöhnt und den Link auf die Buchungsseite fest in meiner E-Mailsignatur eingebaut. Interessenten können damit nicht nur per E-Mail und Telefon, sondern auch per geplanten Austauschtermin mit mir in Kontakt treten.

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Deine Stimme

> Sinnlose Spielerei oder Produktivitätsmaschine?
Was hältst Du von Terminbuchungssystemen wie Microsoft Bookings?

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Bonusmaterial

Kevin Stratvert: How to use Microsoft Bookings (28 min) – Komplettanleitung zur Einrichtung des Werkzeugs