Die Nyaka Methode – Defekte aufspüren und beheben

Als Produktverantwortlicher, Manager oder Analyst bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Worin liegen die Defekte in unserem Produkt und wodurch lassen sich diese beheben?
• Was läuft in unseren Geschäftsprozessen mangelhaft und wie können wir das korrigieren?
• Welche Schwächen hat unser System und womit können wir diese kompensieren?

Unterstützung findest Du in der Nyaka Methode und der dazugehörigen Defekt-Analyse.

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Ergebnis: Defekte einer Sache ermittelt und pragmatische Reparaturen gefunden

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser im Team)

Dauer: ab 15 Minuten (je Umfang der Sache und Zahl der Defekte)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Stifte & Moderationskarten oder Notebook & Microsoft Office

Zweck

Mit der Nyaka Methode spürst Du pragmatisch und strukturiert die Defekte eines Sachverhalts auf und entwickelst Reparaturmöglichkeiten diese abzumildern oder gar vollständig abzustellen. Der Sachverhalt kann beispielsweise ein Geschäftsprozess, IT-System, Produkt, Service, Projekt oder Dokument sein.

Am besten bringst Du das Kreativwerkzeug im Rahmen eines Team-Workshops zum Einsatz. Gemeinsam spürt ihr wesentliche Problemherde auf, analysiert diese und entwickelt nacheinander für jedes Defizit machbare Verbesserungsoptionen. Im Fokus der Technik liegt das Abstellen von Fehlständen, nicht die Optimierung von bereits gut laufenden Dingen oder das Kompensieren von Schwächen.

Synonyme für die Nyaka Methode sind Nyaka Tool, Nyaka Technik oder Defekt-Analyse.

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Aufbau

Herzstück der Nyaka Methode ist die Nyaka Tabelle. Diese unterteilt einen Sachverhalt in zwei Spalten: Defekte und Reparaturen.

Sachverhalt – „Welches System weist Defekte auf?“

Über der Nyaka Tabelle fixierst Du in einer prägnanten Wortgruppe den Sachverhalt (auch Thema, System oder Gerät) dessen Fehlstände abgestellt werden sollen. Sei hier spezifisch und grenze das zu analysierende Thema so genau wie möglich ein.

• Was liegt im Scope der Defekt-Analyse?
• Welches sozio-technische System wird betrachtet?
• Was kann außer Acht gelassen werden?
• Wo genau hat der Fehler begonnen?

Defekt – „Wo weicht das Ist vom Soll ab?“

Ein Defekt (auch Problem, Defizit, Fehlstand, Störung oder Mangel) ist eine Abweichung vom erwarteten Verhalten bzw. der vorgesehenen Eigenschaft. Halte alle Defekte des Sachverhalts auf der linken Seite der Nyaka Tabelle auf Karten fest. Es gilt: ein Defekt je Karte. Notiere kurz, prägnant und selbsterklärend, am besten als Zustandsbeschreibung.

• Was ist falsch?
• Welcher Aspekt läuft unrund?
• Was funktioniert unzuverlässig?
• Welchen Umstand betrachten viele Mitarbeiter als problembehaftet?

Reparatur – „Wie lässt sich ein Defekt beheben?“

Eine Reparatur (auch Lösung, Heilmittel, Nyaka, Entstörung oder Korrektur) mildert oder behebt einen Defekt. Auf der rechten Seite der Nyaka Tabelle schreibst Du realisierbare Reparaturen ebenfalls auf eigenen Karten auf. Ein Defekt kann eine oder mehrere Reparaturen haben bzw. kann eine Reparatur auch auf mehrere Defekte einzahlen. Im Idealfall lässt sich jeder Defekt einfach, günstig und schnell beheben.

• Wie lässt sich der Defekt abstellen?
• Wodurch können wir die Fehler ausmerzen?
• Welche Hilfslösung verbessert die Situation?
• Was unternehmen andere Stellen/Wettbewerber/Firmen die Linderung des Problems?

Maßnahme – „Wie lässt sich das Gros der Defekte beheben?“

Die Maßnahme (auch Nächster Schritt, Konklusion oder Vorschlag) fasst wesentliche (aber nicht zwangsweises alle) Reparaturen in einem Satz zusammen. Präzisiere mit ihr den nächsten Schritt. Eine Maßnahme kann zu einem geänderten Prozess, einer Aufgabe, einem Projekt oder weiterentwickelten Produkt bzw. Service oder einer Kombination dieser führen.

• Wie werden wir den Prozess zukünftig umsetzen?
• Wer muss die drei Lösungen bis wann umsetzen?
• In welches Projekt überführen wir die identifizierten Lösungsansätze?
• Mit welchem Maßnahmenbündel vermeiden wir zukünftig den Fehler?

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Anwendung

Mehrere Köpfe decken mehr Defekte und Reparaturen auf als ein Einzelner. Obwohl Du die Nyaka Methode auch allein anwenden kannst, empfiehlt sich der Einsatz in einem Team-Workshop. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Sitzung vorbereiten

Wähle Teilnehmer aus, die einen unterschiedlichen Blick auf den Sachverhalt haben. Beschreibe den Betrachtungsraum und erkläre die Methode. Gebe zudem Antworten auf die beiden Fragen:

• Weshalb ist es wichtig die Defekte zu finden und abzustellen?
• Warum wurde bisher noch keine Maßnahmen unternommen?

2. Defekte & Reparaturen finden

Vollzieht zunächst eine Bestandsaufnahme. Ermittelt dazu mit Hilfe von Ursachenanalysetechniken wie der Five-Why Fragetechnik oder dem Ishikawa Diagramm die Defekte und notiert diese jeweils auf einer eigenen Karte in der linken Spalte der Nyaka Tabelle.

Entwickelt anschließend mittels Kreativitätsmethoden wie der Analogietechnik oder dem Brainstorming zu jedem Defekt mindestens eine pragmatische Reparatur als Lösung, die schnell, einfach und günstig umzusetzen ist. Notiert die Reparaturen auf der rechten Seite in der Tabelle, ebenfalls wieder auf Karten, und verbindet dieses mit den Defekten.

3. Maßnahme beschließen

Diskutiert die Kosten-Nutzen der Reparaturen und einigt euch auf eine Maßnahme, die das Gros der Defekte abstellt. Vereinbart die Umsetzung mit Ressourcen, Fristen und Verantwortlichkeiten, beispielsweise in einer Aufgabenliste.

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Beispiele

Fehlerhafter Papierlocher für Aktenordner

Auch im digitalen Zeitalter gehören sie in Büros zur Standardausstattung: die Papierlocher. Nachfolgende Nyaka Tabelle zeigt typische Defekte eines Lochgerätes und schlägt Reparaturen vor.

Beachte, dass die Maßnahme nicht alle Defekte behebt. So verbleibt je Umsetzung die beiden Defizite der herausfallenden Stanzlöcher sowie der hohe erforderliche Kraftaufwand.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Nyaka Methode ist eine einfach, flexibel und direkt einzusetzende Technik. Binnen kurzer Zeit generierst Du mit ihr Verbesserungsvorschläge für einen fehlerbehafteten Sachverhalt.
• Das Werkzeug eignet sich prima für die Anwendung in Kreativsitzungen. In wenigen Minuten erklärt, prägt das Team rasch ein gemeinsames Bild auf den Sachverhalt aus und entwickelt daraufhin eine große Menge an Korrekturmöglichkeiten.

Contra

• Die Technik fokussiert auf Defekte. Innovation und Weiterentwicklung von bereits reibungsfrei laufenden Dingen werden nicht berücksichtigt.
• Die Zuordnung von Defekt zu Reparatur basiert auf einer subjektiven Einschätzung der Teilnehmer. Gerade bei bisher unbekannten Problemen ist die Verbindung zur Lösung zunächst eine Annahme. Der Beweis, ob eine spezifische Lösung tatsächlich einen Defizit abstellt, steht noch aus.

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Praxistipps

Tipp 1 – Die wahren Defektursachen behandeln

Stelle sicher, dass Deine Reparaturen nicht nur die Symptome, sondern die Ursache eines Defektes adressieren. Stelle tiefergehende Fragen:

• Ist der Defekt schon öfters aufgetreten und falls ja, bei welchen Personen und in welcher Sitution?
• Welche Maßnahmen wurde bisher eingeleitet, um den Fehlstand zu mildern bzw. zu vermeiden?
• Welche Systemfaktoren für den Fehler ausschlaggebend?

Methoden wie die Five-Why Fragetechnik, das Ishikawa Diagramm oder die 6-W Fragetechnik helfen Dir den wahren Problemherd zu identifizieren.

Tipp 2 – Nyaka Tabelle durch Bewertungen erweitern

Erhöhe die Aussagekraft Deiner Nyaka Tabelle, indem Du Defekte sowie Reparaturen nach der Findungsphase mit qualitativen Bewertungen ergänzt. Beispiel:

• Versehe die Defekte mit einem Schadensausmaß (z.B. gering, mittel, hoch) bzw. einer Auftrittshäufigkeit (z.B. selten, regelmäßig, oft).
• Notiere an den Reparaturen den Umsetzungsaufwand (z.B. gering, mittel, hoch) bzw. die Defektabstellwahrscheinlichkeit (z.B. gering, mittel, hoch).

Notiere die Bewertungen direkt unter den Vorschlägen auf den Karten. Beim Beschluss der Maßnahme berücksichtigst Du dann oft auftretende Defekte mit hohem Schaden und hoher Auftrittswahrscheinlichkeit, die mit einer günstigen Maßnahme treffsicher abgestellt werden können.

Tipp 3 – Ausschließlich die Defekte abstellen

Mit der Nyaka Methode möchtest Du Defekte abstellen, mit dem Ziel, einen reibungsfreien Regelzustand herzustellen. Hüte Dich davor die Technik für mehr als einen fehlerfreien Status Quo zu missbrauchen. Vermeide Goldrandlösungen, ‚Schöner-Wohnen‘-Lösungen und Extraschleifen. Normal ist ausreichend.

Tipp 4 – Sachverhalt selbst als Defekt einstufen

Scheue nicht davor zurück, den Sachverhalt selbst als einen Defekt zu betrachten. Manchmal ist es sinnvoller, das System komplett auszutauschen, als noch lange an seinen Defiziten herumzudoktern.

Kreativtätstechniken wie Brainstorming, 6-3-5 Methode, SCAMPER Methode und Note & Vote helfen Dir Ersatzoptionen zu sondieren, welche die Aufgabe vergleichbar gut umsetzen.

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Ursprung

Der Ausdruck Nyaka kommt aus dem Französischen „il n’y a qu’à“ und bedeutet so viel wie „alles, was man tun muss“.

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial