Projektmethoden – diese 7 Werkzeuge brauchst Du für (fast) jedes Projekt
Seit über 13 Jahren vertraue ich auf sie in meinen Beratungspraxis: den Projektmethoden. Projektmethoden sind erprobte Techniken & Tools, die Dir helfen ein laufendes Engagement professionell abzuwickeln. Als Bausteine der Projektumsetzung liefern sie Arbeitsrahmen, Analysemodelle und Ergebniskonzepte. Doch welche Methoden sind die Must-Haves eines jeden Vorhabens? Was sind die Top-Werkzeuge der Projektarbeiter? Die wichtigsten sieben der von mir fast immer zum Einsatz gebrachten Projektmethoden stelle ich Dir in diesem Beitrag vor.
Projektmethoden – diese Werkzeuge braucht jedes Projekt
Ob agil, klassisch oder hybrid – seit über 13 Jahren bestreite ich Projekte. Zähle ich nach, so komme ich im Jahr auf über 15 beteiligte Engagements, insgesamt damit auf knapp 200 Vorhaben. Nicht in jedem Projekt agiere ich als aktiver Teilnehmer, teilweise vertrete ich selektiv Kollegen oder leite jüngere Mitarbeiter an.
Mit der Zeit habe ich einen Fundus von über 130 erprobten Techniken & Tools zusammengetragen. Diese stelle ich Beratern und Wissensarbeitern wir Dir im Consulting Methodenkoffer zur Verfügung. Nachfolgend die aus meiner Sicht wichtigsten Methoden für die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes.
Würdest Du mich Fragen, welche Projektmethoden zu den Pflichtwerkzeugen gehören – untere Auswahl beantwortet Deine Frage.
Projektsteckbrief – das Fundament eines erfolgreichen Engagements
Ein stabiles Haus ruht auf einem soliden Fundament, ein erfolgreiches Projekt auf einem abgestimmten Projektsteckbrief. Mit einem Steckbrief fixierst Du gemeinsam mit einem Auftraggeber das ‚Weshalb‘, ‚Was‘, ‚Wie‘, ‚Wer‘ und ‚Womit‘ einer Initiative. Der Einseiter schafft Klarheit über die Ziele, die Ergebnisse und den Weg. Zudem ist er Deine Versicherung gegen Scope Creeping. Setze immer einen Projektsteckbrief auf. Immer.
Beachte den Unterschied zum viel ausführlicheren Projektauftrag bzw. zur Kurzfassung der Problem-Ziel-Beschreibung. Der Projektsteckbrief liefert einen Überblick, der Projektauftrag die Ergebnis- und Umsetzungsdetails und die Problem-Ziele/Beschreibung Fakten zur aktuellen und angestrebten Situation.
Ein Änderungsvorschlag, eine Verbesserungsmaßnahme, eine Optimierungsinitiative – schnell schlagen Kunden, Vorgesetzte und Kollegen ein neues Projekt vor. Warum auch nicht? Ideen sind reichlich vorhanden!
Stelle bei jedem möglichen Projekt die Existenzfrage: Was würde passieren, wenn das Vorhaben nicht umgesetzt werden würde? Mit der Antwort bemisst Du den Wertbeitrag eines Projektes für das Unternehmen.
Stakeholderanalyse – die richtige Kommunikation mit den Schlüssselspielern
Es sind nicht die Vorgehensmodelle, Tools, Hilfsmittel oder Arbeitsprinzipien, die ein Projekt erfolgreich machen. Es sind die beteiligten Personen. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein Projekt bzw. seine Ergebnisse beeinflusst, oder von diesem beeinflusst wird. Nimm Dir am Anfang eines Engagements etwas Zeit und erkunde die involvierten Akteure. Nutze dazu die Stakeholderanalyse gerne in Kombination mit dem Onion Modell oder der Stakeholder Map.
Durch die Analyse beschäftigst Du Dich mit den Beteiligten, versetzt Dich in ihre Rolle und vollziehst die persönlichen Interessen nach. Automatisch identifiziert Du auf diese Weise soziale Risiken und Stolpersteine, denen Du mit geeigneten Kommunikations– und Umgangsstrategien entgegentreten kannst.
Sobald Du weißt, wer die wichtigsten Stakeholder sind, was diese wollen bzw. tatsächlich brauchen, kannst Du integrativ kommunizieren und proaktiv handeln.
Stakeholderanalysen sind ein heikles Thema, adressieren sie offen die zwischenmenschlichen Facetten im Projekt. Mit Deinem Auftraggeber kannst Du problemlos die Kontaktdaten sowie das Wissensgebiet abstimmen und auf Vollständigkeit ergänzen.
Zurückhaltend solltest Du hingegen bei den Zielen, Motivationen und Einflüssen sein. Behalte diese zunächst für Dich bzw. Deine engsten Vertrauten. Sobald die Infos von ausgewählten Personen wirklich benötigt werden, legst Du sie anteilig offen.
Risikoanalyse – das Bewusstsein für potentielle Fallstricke
Ein Projekt ist immer Risiken ausgesetzt. Immer. Bei einem Risiko handelt es sich um ein Ereignis, dass bei Eintritt zu negativen Folgen für das Projekt bzw. seine Ergebnisse führt. Risiken schlummern überall – in Schnittstellen, Technologien, Daten, Stakeholdern etc..
Mit einer Risikoanalyse machst Du Risiken als potentielle negative Ereignisse bzgl. der Erreichung von Zielen sowie Ursachen und Auswirkungen der Risiken transparent. Zudem setzt Du mit dem Verfahren gezielt Linderungsmaßnahmen auf. Diese mildern entweder ein Risiko ab oder eliminieren es vollständig.
Blicke zu Beginn und während einer Initiative immer wieder kritisch auf das Vorhaben.
- Was ging schon einmal schief?
- Was könnte schiefgehen?
- Was läuft aktuell schief?
Notiere und kommuniziere die wichtigsten Aspekte in einer Risikomatrix.
Beim Risikomanagement gilt das Pareto Prinzip: 20 Prozent der Risiken treten zu 80 Prozent ein. Konzentriere Dich auf diese Top-Risiken. Nicht immer sind zudem die (meist günstigen) präventiven den (meist teuren) korrektiven Maßnahmen vorzuziehen.
Gelegentlich sind die (wiederkehrende) Kosten für eine vorbeugende Aktivität einfach zu hoch bzw. ist die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu gering. Häufiger als angenommen ist es wirtschaftlicher, ein Risiko bewusst einzugehen.
Wird geladen ...Kick-Off – der perfekte Auftakt für ein Vorhaben
Verrate mir, wie Dein Projekt anläuft, und ich sage Dir, wie erfolgreich Du damit sein wirst. Ein gutes Engagement startet mit einem Kick-Off. Das Meeting legt den inhaltlichen und zwischenmenschlichen Grundstein für das Vorhaben. Als initialer Kondensationspunkt bringt es alles zusammen: die Ziele, Ergebnisse, Kommunikation, Termine und – das Wichtigste – Akteure eines Projektes.
Auch wenn er nur 30 Minuten dauert und per Videokonferenz stattfindet – initiiere Dein Projekt immer mit einem Kick-Off. Gerade bei großen, verteilten und langlaufenden Initiativen gehört die Veranstaltung zur Pflicht. Läuft der Kick-Off glatt über die Bühne, dann strahlt dies auf Dein gesamtes Vorhaben ab. Die Folge: Vom Start weg sind die Teilnehmer motiviert und konzentriert bei der Sache.
Ein Projekt-Kick-Off ist keine Arbeitsveranstaltung in der Analyse- und Planungsdokumente erstellt werden oder Probleme gewälzt werden. Das Meeting soll in 30-90 Minuten die wichtigsten Infos kommunizieren und die Beteiligten auf eine Linie bringen.
Gib zu, falls Du als Projektleiter einen Aspekt noch nicht weißt. Das ist menschlich, die Teilnehmer werden verstehen.
Aufgabenliste – die Klarheit über offene und laufende Tätigkeiten
Telkos, Jour Fixes, Workshops, E-Mails, Steuerkreissitzungen – Deinen Projektalltag durchzieht eine roter Faden von Kommunikation. Fast immer werden während dieser Interaktionen Aufgaben besprochen, abgeschlossen oder neu definiert.
Damit die diskutierten ToDos verbindlich weiterverfolgt und zufriedenstellend beendet werden, solltest Du diese an einer zentralen Stelle festhalten. Verwende dazu die gute alte Aufgabenliste oder – als moderne Fassung – das Kanban Board. Offene Punkte bleiben im Fokus und werden nicht unbeabsichtigt aus den Augen verloren.
Das Werkzeug bricht große Pläne wie eine Roadmap, ein Projekt(struktur)plan oder ein Product Backlog in handhabbare Einzelpersonentätigkeiten herunter.
Lege die Aufgabenliste zentral und für jeden einsehbar ab. Mit wenigen Schritten, Handgriffen bzw. Mausklicks sollte sich jeder Projektteilnehmer in Erinnerung rufen können, was er/sie bis wann zu tun hat.
Überführe zudem Aufgaben aus Meeting-Unterlagen, Arbeitsdokumenten und E-Mailkommunikation zentral in die Liste. Alle ToDos stehen somit an einer einzigen Stelle.
Besprechungsprotokoll – die Sicherung der Arbeitsergebnisse
Im Projekt wird es regelmäßig belächelt, oft vermieden und fast immer unterschätzt: das Besprechungsprotokoll. Dabei hat eine Meeeting-Mitschrift zahlreiche Vorteile für Dich als Protokollanten. Sie zwingt Dich zur Aufmerksamkeit, verleiht Dir Leitungsmacht und steigert Deinen Nutzen.
Wer schreibt der bleibt. Am besten Du machst das Besprechungsprotokoll zur Gewohnheit und notierst bei jedem Treffen automatisch mit. Dauerhaft dokumentierst Du mittels Besprechungsprotokoll…
- die besprochenen Themen,
- gefällten Entscheidungen sowie
- zugewiesenen Aufgaben.
Meeting-Teilnehmern und Außenstehenden dient die Unterlage später als Informationsquelle auf deren Basis die Projekt- und Linienarbeit vorangetrieben wird.
Ein gutes Besprechungsprotokoll ist nicht selbstverständlich. Möchtest Du die in Meetings, Interviews, Workshops bzw. Telefonkonferenzen besprochenen Inhalte, gefassten Beschlüsse und fixierten ToDos dauerhaft schriftlich festhalten, ist Übung und Disziplin notwendig. Die hohe Kunst liegt im Erkennen der festzuhaltenden Informationen.
Lessons Learned – das Konservieren der Kernerkenntnisse
Per Definition ist ein Projekt endlich. Die Arbeit wurde verrichtet, die Ergebnisse und ihr Nutzen bleiben. Neben dem Honorar, neuen Kontakten und vertiefter Fachkenntnisse – was ziehst Du noch aus dem zu Ende gehenden Engagement? Was bleibt Dir für die eingebrachte Lebenszeit und Energie?
Führe zum Projektende eine Lessons Learned Sitzung durch. Das kann ein groß angelegtes Treffen mit dem Auftraggeber oder eine kleine stille Einheit mit Dir selbst sein. Reflektiere und lerne für Folgeprojekte. Der Einsatz des kontextabhängigen Rückblick-Werkzeugs sendet ein zweifaches Signal:
- Fehler dürfen gemacht werden.
- Von guter Wertschöpfung soll jeder erfahren.
Da Du die Methode regelmäßig anwendest, wird die Leistungserbringung und Zusammenarbeit kontinuierlich besser. Schritt für Schritt. Durchlauf für Durchlauf.
Beachte die Abgrenzung zu anderen Aufgaben während des Projektabschlusses. Ein Lessons Learned Meeting ist keine Ergebnisinspektion, kein Abnahmetest und keine Gewerkeübergabe. Vielmehr begibst Du Dich mittels der Technik auf eine Meta-Ebene. Du überlegst, was an der Arbeitsweise und ihren Resultaten in Zukunft noch besser gemacht werden sollte.
Was Du tun kannst
- Bringe mindestens drei der oben vorgestellten Top-7 Projektmethoden in Deinem nächsten Engagement zum Einsatz. Welche Erfahrungen machst Du? Läuft Dein Projekt besser oder schlechter?
- Achte auf die Projektmethoden Deiner Kunden, Partner und Kollegen. Welche Techniken & Tools bringen diese zum Einsatz? Was kannst Du für Dein Tagesgeschäft adaptieren?
- Empfehle die Top-7 Projektmethoden an Kollegen und Kunden weiter. Gerne kannst Du dazu einfach diesen Beitrag verteilen.
Deine Projektmethode
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Bonusmaterial
Consulting Methodenschmiede 12-2020: Projektmethoden – diese Top-7 Werkzeuge braucht Dein Vorhaben (30.5 min) – Mitschnitt vom 21.12.2020
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