Die RACI Matrix – Zuständigkeiten eindeutig festzurren

Als Prozessverantwortlicher, Projektleiter oder Linienmanager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir für bestehende und neue Prozesse Klarheit über die Rollen und ihre Zuständigkeiten fixieren?
• Auf welche Weise stellen wir im Projekt die Verantwortung für wiederkehrende Aufgaben sicher?
• Wie sorgen wir für Eindeutigkeit über Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung in unseren Betriebsabläufen?

Unterstützung findest Du in der RACI Matrix und dem Verfahren der Funktionsanalyse.

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Ergebnis: Vereinbarung und Dokumentation von Umsetzer, Verantwortlicher, Befragter und Informierter einer Prozessaktivität oder Aufgabe

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: alle Beteiligten eines Prozesses bzw. Projektes)

Dauer: 30 – 90 Minuten (für Initialfassung)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit der RACI Matrix definierst, vereinbarst und dokumentierst Du die an einer Prozessaktivität oder Projektaufgabe beteiligten Rollen und ihre Beiträge. Das englischsprachige Akronym RACI steht für die vier Rollenbeiträge…

• Responsible – verantwortlich
• Accountable – rechenschaftspflichtig
• Consulted – konsultiert
• Informed – informiert

Fehlt in einer Linienorganisation oder in einem Projekt die Klarheit über Rollen, Aktivitäten und Wertbeiträge, dann solltest Du die RACI Matrix zum Einsatz bringen. Systematisch schaffst Du mit diesem Governance Werkzeug Transparenz über die aktuellen Zuständigkeiten bzw. legst zukünftige Verantwortlichkeiten verbindlich fest.

Nutze eine RACI Matrix bei…

• Erhebung des Ist-Zustands („Wer ist aktuell wie an welcher Aufgabe wie beteiligt?“) sowie
• Definition des Ziel-Zustands („Wer soll wie an welcher Aufgabe wie mitwirken?“).

Das graphische Tool schafft Übersicht und Verbindlichkeit. Ideal für eine hohe Produktivität und Zufriedenheit in der Betriebslinie bzw. im Projektteam.

Synonyme für die RACI Matrix sind RACI Chart, Responsibility Assignment (RAM) Matrix, RACI Responsibility Matrix, Linear Responsiblity Chart (LRC), Verantwortungsmatrix, Verantwortungszuweisungsmatrix oder Funktionsverteilungsplan.

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Aufbau

RACI Matrix – „Wie ist der Beitrag einer Rolle zu einer Aktivität?“

Eine RACI Matrix verfügt über einen aussagekräftigen Titel, das Datum ihrer letzten Aktualisierung sowie Angaben zu den Autoren. Neben diesen Meta-Infos enthält die Matrix zwei Dimensionen: Zeilen und Spalten. Diese spannen ein Tableau von Zellen auf.

Aktivitäten (Spalten) – „Was tut eine Rolle?“

In der ersten Spalte der Matrix ordnest Du vertikal die Aktivitäten (auch Funktionen, Tätigkeiten, Aufgaben) an. Falls möglich, sollten diese in der Reihenfolge der Fertigstellung aufgelistet werden.

Gelingt dies nicht (zum Beispiel aufgrund von Parallelität), erfasst Du ungeordnet alle relevanten Aufgaben und Tätigkeiten.

Rollen (Zeilen) – „Von wem werden die Aktivitäten erfüllt?“

Die erste Zeile der RACI Matrix enthält die in den Aktivitäten agierenden Rollen (auch Akteure, Beteiligte, Teilnehmer). In Projekten oder der Linienorganisation übernimmt mindestens eine Person eine oder mehrere dieser Rollen.

Der Vorteil von Rollen gegenüber konkreten Personen: Eine Rolle entkoppelt die RACI Matrix von konkreten Personen.

Zuweisung von Rolle zu Aktivität (Zelle) – „Wie agiert eine Rolle für eine Aktivität?“

Zellen sind die Kreuzungspunkte zwischen einer spezifischen Aktivität und einer Rolle. Sie legen fest, in welcher Beziehung eine Rolle zu einer Aktivität steht.

Der Inhalt einer Zelle definiert, ob eine spezifische Rolle…

• …bzgl. Durchführung & Ergebnis einer Aktivität umsetzungs- bzw. erfüllungsverantwortlich ist (engl. Responsible). In Projekten sind das zum Beispiel die Teammitglieder, in Prozessen hingegen die Linienmitarbeiter.
• …bzgl. Durchführung & Ergebnis einer Aktivität rechenschafts- bzw. anordnungspflichtig ist (engl. Accountable). Typischerweise ist das der Projektleiter, Prozesseigentümer oder Produktverantwortliche.
• …vor, nach und/oder während der Aktivität zwecks Beratung, Prüfung oder Entscheidung konsultiert werden muss (engl. Consulted). Beispielsweise handelt es sich hier um den Steuerkreis, Betriebsrat, Datenschutz oder Beraterstab, mit dem bidirektional – daher in beide Richtung – bzgl. Anforderungen, Entscheidungen oder Informationen kommuniziert wird.
• …vor, nach und/oder während der Aktivität zwecks Kenntnisnahme informiert werden muss (engl. Informed). Übliche Kandidatenrollen sind Endanwender, Parallelprojektleiter oder Nachbarabteilung. Mit diesen wird unidirektional – in eine Richtung – kommuniziert.

Minimal ist eine Zelle leer bzw. mit einem Strich oder ’n.a.‘ (not applicable für nicht relevant) versehen. Die Rolle hat für eine Aktivität keine Bedeutung.

Maximal enthält eine Zelle die zwei Buchstaben ‚R‘ und ‚A‘ – die Rolle ist verantwortlich und rechenschaftspflichtig zugleich.

Falls eine Rolle verantwortlich ist, dann kümmert sie sich (operativ) um die Umsetzung der Aktivität. Ist sie hingegen rechenschaftspflichtig, steht sie für die (technisch, fachlich, finanziell, rechtlich etc.) korrekte Umsetzung gerade. Sie leitet, entscheidet bzw. billigt die Aktivität und ihre Ergebnisse.

Eine Aktivität sollte immer genau eine rechenschaftspflichtige Rolle besitzen. Anders ausgedrückt: In jeder Matrixzeile steht ein einziges ‚A‘. Hingegen können mehrere Rollen für eine einzelne Aktivität verantwortlich (‚R‘) sein bzw. konsultiert (‚C‘) oder informiert (‚I‘) werden.

Willst Du genau arbeiten, dann kannst Du bei ‚Consulted‘ zwischen ‚muss‘ (CM, consulted must, z.B. Steuerkreis) und ‚darf‘ (CO, consulted optional, z.B. Beraterstab) unterscheiden. Dies signalisiert, ob die entsprechende Rolle zwingend eingebunden werden soll.

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Anwendung

Eine RACI Matrix kommt für ein Projektteam oder eine Linienorganisation im Rahmen der Funktionsanalyse zum Einsatz. Achte darauf, dass sich das Team bereits bei der Entwicklung der Matrix an Bord befindet.

Falls vorhanden, ziehst Du für als Input die bestehenden Team-, Rollen- oder Prozessbeschreibungen sowie Organigramme bzw. Job Profile heran.

1. Aufbauen

Identifiziere zunächst den Zweck und die Bedarfe an die RACI Matrix.

• Welche Stakeholder möchten das Werkzeug weshalb verwenden?
• Was liegt im Scope der Matrix?
• Welche aktuellen Unterlagen bzgl. Verantwortung und Aktivitäten existieren?

Halte dann die Rollen und Aktivitäten in der ersten Zeile bzw. Spalte fest.

• Welche Tätigkeiten bzw. Aufgaben sind zu erledigen?
• Wer muss in die Aktivitäten eingebunden werden?

2. Festlegen

Anschließend durchläufst Du für die erste Aktivität alle Rollen und legst fest, in welcher Beziehung diese zu Durchführung und Ergebnis der Aktivität stehen.

Achte darauf, dass für eine Aktivität genau eine Rolle rechenschaftspflichtig ist. Es gilt das Highlander Prinzip: ‚Es kann nur einen geben‘.

3. Abstimmen

Nun bringst Du die Matrix mit Kunden und Kollegen zur Abstimmung.

• Hat jeder seine Rolle und die damit verbundenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung verstanden?
• Entsprechen die Angaben in der Matrix den Stellenprofilen bzw. Projektbeschreibungen?
• Greift bei Ausfall, Urlaub bzw. Weiterbildung eine Vertreterregelung?
• Gibt es Fragen oder Unstimmigkeiten bei Betrachtung Gesamtprozess bzw. Teile von diesem?

Sowohl ein spaltenweises (rollenorientiertes) als auch zeilenweises (aufgabenorientiertes) Review ist möglich.

4. Aktualisieren

Aktivitäten ändern sich mit der Zeit. Auch entwickeln sich Rollen weiter. Prüfe in regelmäßigen Abständen die Gültigkeit einer RACI Matrix. Passe die Matrix bei Bedarf an.

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Beispiele

RACI Matrix für ein Softwareentwicklungsprojekt

Was hat eine Wohngemeinschaft (WG) und ein Unternehmen gemeinsam? Falls keiner eine Aufgabe explizit zugewiesen bekommt, dann erledigt sie im Zweifelsfall auch keiner. Das gilt für den ungeliebten Abwasch in einer WG gleichermaßen wie für die Aufgaben in einem Softwareentwicklungsprojekt.

Die Abbildung zeigt eine vereinfachte RACI Matrix aus einem Softwareentwicklungsprojekt. Für jede der sechs Aktivitäten ist der Projektleiter rechenschaftspflichtig. Je nach Aktivität ist eine andere Rolle verantwortlich, muss informiert bzw. konsultiert werden.

Bzgl. ihrem wahrgenommener Kundennutzen habe ich in meiner Beraterpraxis beide Extreme erlebt. So erfreute sich ein Abteilungsleiter aus der Bankenbranche an der Genauigkeit und Klarheit der für ihn entwickelten RACI Matrizen. Wiederum tat ein Projektleiter eines großen Automobilherstellers das Tool als ‚zu akademisch‘ und ‚für Projekte unbrauchbar‘ ab.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die RACI Matrix ist ein prima Tool, um organisatorisch eindeutige Verhältnisse zu schaffen, Missverständnisse vorzubeugen und Konflikte einzudämmen.
• Die übersichtliche und einfach kommunizierbare Matrix macht Rollen, Aktivitäten sowie deren Zuordnung auf einen Blick transparent und rasch nachvollziehbar.
• Das Werkzeug zwingt dazu, sich mit den Rollen und Aktivitäten in einem Prozess bzw. Projekt detailliert auseinanderzusetzen sowie Flaschenhälse (Fehlbesetzung), Lücken (Unterbesetzung) sowie doppelte Verantwortlichkeiten (Überbesetzung) aufzudecken.
• Auch bei organisatorischer Umstrukturierungen und personeller Re-Allokationen hilft die RACI Matrix beteiligte Akteure sich rasch mit ihrem neuen Aufgabenfeld vertraut zu machen.
• Insbesondere aufgrund des ‚Informed‘ institutionalisiert das Werkzeug den Austausch zwischen den an einem Prozess bzw. Projekt beteiligten Akteuren.

Contra

• Die RACI Matrix ist nur für wiederkehrende Prozess- und Projektaktivitäten sinnvoll. Nutze bei einem wechselnden Umfeld und Aufgabenspektrum flexiblere Werkzeuge wie das Kanban Board, die Aufgabenliste oder das Product Backlog.
• Aufbau und Pflege einer RACI Matrix kosten viel Arbeitszeit. Bereits bei nur 10 Rollen und 10 Aktivitäten müssen für 100 Zellen die Verantwortlichkeiten entschieden werden. Streiche im Vorfeld irrelevante Kombinationen aus Rollen und Aktivitäten heraus und reduziere damit den Betrachtungsumfang.
• Speziell mit sehr großen RACI Matrizen (> 1 DIN-A4 Seite) lässt sich nur sehr umständlich hantieren. Die beabsichtigte Übersicht geht verloren. Erstelle in diesem Fall mehrere RACI Matrizen für unterschiedliche Anwendungsbereiche bzw. Prozessabschnitte.
• Agile Vorgehensmodelle wie Scrum definieren bereits in ihren Regeln, welche Rolle für welche Ergebnisse, Meetings und Aktivitäten verantwortlich ist. Eine explizite RACI Matrix ist nicht erforderlich.

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Praxistipps

Tipp 1 – RACI Matrix minimal starten

Fange mit einer neuen RACI Matrix klein an, speziell, falls Dir die fachlichen Zusammenhänge und Prozessabläufe noch unbekannt sind.

Bei nur 5 Rollen und 15 Aktivitäten wirst Du in Summe 75 Zellen befüllen, diese mit den Stakeholdern abstimmen und anschließend wiederkehrend pflegen.

Tipp 2 – Doppelverantwortungen gezielt abwenden

Für eine Prozesstätigkeit oder Projektaufgabe lässt sich partout nicht eine einzige verantwortliche bzw. rechenschaftspflichtige Rolle bestimmen?

Breche diese Aktivität in mindestens zwei Teilaktivitäten herunter und schaffe Klarheit bei der Accountability.

Tipp 3 – Nicht-Beziehung explizit kennzeichnen

Steht eine Rolle mit einer Aktivität nicht in Beziehung, notierst Du in der entsprechenden Zelle am besten einen Bindestrich (‚-‚) oder die englische Abkürzung n.a. (not applicable). Somit stellst Du beim Ausfüllen der Matrix sicher, keine Zelle vergessen zu haben.

Tipp 4 – Überbelastete Rollen aufteilen

Falls in einer Spalte zu viele A’s und R’s stehen, ist diese Rolle ein potentieller Flaschenhals. Zwecks ihrer Entlastung, überprüfst Du die Übertragung von Verantwortung auf eine vorhandene bzw. neue Rolle.

Tipp 5 – Unausgelastete Rollen eliminieren

Stellst Du fest, dass eine Rolle an nur sehr wenigen Aktivitäten partizipiert, solltest Du entscheiden diese ganz zu entfernen. Dies entschlackt Deine RACI Matrix und fokussiert auf die wesentlichen Beteiligten.

Tipp 6 – Rollenbeiträge bedarfsorientiert abwandeln

Varianten der RACI Matrix bedienen sich zusätzlicher Buchstaben.

• CAIRO nutzt zusätzlich ein ‚O‘ für ‚Omitted‘, um anzuzeigen, dass eine Rolle explizit von einer Aktivität ausgeschlossen wird.
• Bei DACI agieren ein Driver (Leiter), ein Approver (Entscheider), mehrere Contributors (Beitragende) und mehrere Informed (Betroffene). Verwende diese Form für Produktentwicklungsprojekte.
• PACSI steht für Performed (Umsetzen), Accountable (Verantworten), Control (Kontrollieren), Suggested (Empfehlen) und Informed (Informieren). Nutze diese Form für Fälle in denen mehrere Stakeholder die Arbeit prüfen, empfehlen sowie ablehnen können.
• In RASCI kann eine Rolle eine Aktivität unterstützen bzw. für diese die notwendigen Betriebsmittel bereitstellen. Dies wird mit dem ‚S‘ für Supportive angezeigt.
• RAPID stammt von Bain & Company und bedeutet Recommend (Empfehlen), Agree (Zustimmen), Perform (Umsetzen), Input (Liefern) und Decide (Entscheiden). Das Akronym differenziert in einer Aufgabe explizit zwischen Realisierung und Entscheidung.
• VDMI ist eine eingedeutschte Fassung für das Akronym RACI. Die Buchstaben stehen für Verantwortung (Accountable), Durchführung (Responsible), Mitarbeit (Consulted) sowie Information (Informed).

Weitere Varianten findest Du im englischsprachigen Wikipedia Artikel.

Tipp 7 – Als Input für Kommunikation & Rollen nutzen

Die RACI Matrix ergänzt prima den Kommunikationsplan. Definiere einfach in den Zellen, welche Rolle für die Umsetzung eines Kommunikationsflusses verantwortlich ist.

Ebenfalls geeignet ist die Verknüpfung mit der AKV Methode oder dem Role Model Canvas. Zunächst definierst Du die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) einer Rolle, anschließend schaffst Du mit der RACI Matrix einen Gesamtüberblick über alle Aufgaben und Rollen bzw. ihren Bezug zueinander.

Tipp 8 – Durch Zellfarben die Lesbarkeit steigern

Färbe die Buchstaben in den Zellen ein. Analog einer Heatmap wird einem Leser in wenigen Sekunden klar, wo die Hotspots auf Deiner RACI Matrix liegen. Nutze folgendes Farbschema:

• Schwarz für Responsible
• Rot für Accountable
• Blau für Consulted
• Grün für Informed

Tipp 9 – RACI Matrix bedarfsorientiert abwandeln

Statt Aktivitäten, kannst Du die RACI Matrix auch für spezifische Ergebnistypen (z.B. Berichte, Softwaresysteme) oder wiederkehrenden Projektaufgaben einsetzen. In diesem Fall ist die Rolle mit dem Ergebnis bzw. der Aufgabe in Beziehung zu setzen. Nutze als Input beispielsweise den Projektstrukturplan, die Aufgabenliste oder das Kanban Board.

Gleichsam erlaubt ist das Notieren von konkreten Personennamen, statt abstrakten Rollenbezeichnungen, für den Fall, dass Du die RACI Matrix auf einen bestimmten Organisationsbereich anwenden möchtest.

Tipp 10 – Rollen und Aktivitäten abstimmen

Wichtig ist, dass Du die in der RACI Matrix aufgeführten Aktivitäten und Rollen mit den entsprechenden Verantwortlichen abstimmst. Alle Personen, die eine der notierten Rollen übernehmen, sollten ein einheitliches Verständnis darüber besitzen, was unter ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) in der entsprechenden Aktivität zu verstehen ist.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

ITB Operations & Process Management (Prof. Dr. R. Ziegenbein, FH Münster): RACI-Modell (Verantwortlichkeits-Matrix) (11 min) – das Konzept anhand eines Beispiels erklärt

• Tom Graves: Rethinking RACI – das Konzept angewendet auf ein Unternehmen, ergänzt durch das AIDA Konzept sowie dem Service Cycle

Letzte Aktualisierung am 16.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API