Das TIMWOOD Modell – operative Verschwendung reduzieren

Als Prozessverantwortlicher, Linienmanager oder Service-Leiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir die Wertschöpfung eines Unternehmensbereiches optimieren?
• Womit lassen sich die Komplexität und Defizite spezifischer Geschäftsprozessen senken?
• Auf welche Weise eliminieren wir die operative Verschwendung einer Service-Einheit?

Unterstützung findest Du im TIMWOOD Modell und der systematischen Aufspüren von Verschwendungsherden.

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Ergebnis: Identifikation und Kategorisierung der Quellen für operative Verschwendung

Teilnehmer: mind. 1 Person (empfohlen: im Team)

Dauer: mind. 60 Minuten (Initialfassung)

Utensilien: Notebook, Office & Internet, Zugang zum Ort der Wertschöpfung

Zweck

Das TIMWOOD Modell erlaubt Dir operative Verschwendungsquellen systematisch zu identifizieren und in sieben Kategorien einzuteilen. Die Verschwendungen kannst Du anschließend bewerten, dann eindämmen oder gar ganz abstellen. Insbesondere bei einer gleichartigen, repetitive und ablaufbezogenen Wertschöpfung wie der Produktion von Waren oder dem Transport von Gütern spielt das Konzept seine Stärken aus.

Das englischsprachige Akronym TIMWOOD steht dabei für Transport, Inventory, Motion, Waiting, Over-production, Over-engineering und Defects und fußt auf der Unterscheidung zwischen wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Letztere sind solche Tätigkeiten, die keinen Wert für den Kunden generieren und damit zu Verschwendung zählen.

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Aufbau

Timwood Modell – „Wo verschwenden wir in der operativen Wertschöpfung?“

Nachfolgend die 7 Arten der Verschwendung nach dem TIMWOOD Modell. Oft besteht eine direkte Abhängigkeit zwischen diesen, das heißt eine Verschwendungsart kann eine andere verursachen. So führt Überproduktion fast immer zu erhöhten Beständen, die wiederum mit Mehraufwendungen für Transporte einhergehen.

Lean Experten unterscheiden bei Verschwendung zudem zwischen drei Ausprägungen:

• Katakana Muda – für die Prozesse unnötig (z.B. Nachdenken, Doppelarbeit, Suchen)
• Kanji Muda – Verschwendung aufgrund von Maschinen bzw. Anlagen (z.B. leere Rückwege, überdimensionierte Maschinen)
• Hiragan Muda – wertermöglichende Arbeiten (z.B. reinigen, zurückholen in Ausgangsposition)

Transport (dt. Transport)

Siehst Du von Logistikunternehmen wie die Bahn oder Post ab, deren Geschäftsmodell darin besteht Menschen bzw. Waren zu befördern, dann ist Transport eine Verschwendungsart.

Der Transport von Dingen wie Rohmaterial, Werkstücke, Fertigprodukte, Werkzeuge oder Betriebsmittel kostet Zeit. Das Transportgut muss gefunden, für den Weg vorbereitet, bewegt, und am Einsatzort ausgepackt werden. Zudem besteht das Risiko einer Beschädigung oder gar eines Verlustes.

Auch verwandte Aktivitäten wie Dienstreisen oder Rückrufe kannst Du unter der Verschwendungsart Transport subsumieren.

Transport lässt sich reduzieren, jedoch nicht vermeiden. Irgendwie müssen die realen Güter zum Einsatzort gebracht werden. Transport kann zu einer weiteren Verschwendungsart führen – dem Warten.

Inventory (dt. Bestände)

Bestände findest Du zu Beginn (Input), während (Work in Progress) oder am Schluss (Output) eines Prozesses. Sie benötigen Platz – und ebenfalls nicht zu unterschätzen – generieren Suchzeiten. Zudem binden Bestände Kapital und erhöhen das Risiko von Wertminderung durch Veralterung bzw. Überlagerung.

In der Wissensarbeit zählen lange Aufgabenlisten, überfüllte Kanban Boards sowie unnötige Projekte zur Verschwendungsart Inventory.

Schwächen im Prozess werden regelmäßig durch das Vergrößern von Beständen kompensiert. Diese Sicherheitsbestände verbergen damit die eigentlichen Probleme in der Wertschöpfung.

Motion (auch Movement, dt. Bewegung)

Unnötige Bewegung während der Wertschöpfung ist ein weiterer Aspekt, der die Produktivität einer Leistung hemmt. Dazu zählen sowohl kleine als auch große menschliche bzw. maschinelle Bewegungen. Bewegungen im kleinen Maßstab sind beispielsweise Auspack- oder Umräumvorgänge.

Bewegungen im größeren Maßstab äußern sich durch wiederkehrendes Umherlaufen innerhalb des Arbeitsbereichs, das ständige Wechseln von Aufgaben und Hilfsmitteln, oder gar dadurch, dass der eigene Arbeitsbereich zwecks Beschaffung von Dingen verlassen werden muss.

Bewegungen kosten Zeit und damit Geld. Auch können sie das (Zwischen-)Ergebnis beschädigen bzw. den verantwortlichen Mitarbeiter unter Stress setzen oder gesundheitlich schädigen. Bewegung lässt sich meist nur teilweise vermeiden.

Waiting (dt. Warten)

Ein weiterer Verschwendungstypus ist das Warten, dass dann entsteht, sobald zwei abhängige Prozesse nicht vollständig aufeinander abgestimmt sind. Ebenfalls können Störungen bzw. schlechte Arbeitsmittel ein Warten induzieren.

Während des Wartens verstreicht Zeit, ohne dass sich Wertschöpfung vollzieht. Auch Dinge können warten. Beispielsweise ist die Liegzeit eines angefangenen aber noch nicht fertiggestellten (Zwischen-)Produktes ebenfalls Wartezeit.

Beim Warten wird Geld verbrannt, ohne das jemand davon etwas hat. Auch haben Wartezeiten oft negativen Einfluss auf die Motivation der Arbeitskräfte.

Over-production (dt. Überproduktion)

Überproduktion existiert dann, wenn mehr produziert wird, als der Kunde bereit ist aktuell abzunehmen. Zwar wird Wertschöpfung betrieben, es bleibt jedoch unsicher, ob die erzeugten Werte jemals beauftragt werden.

Auch im Projektkontext findet Überproduktion statt, beispielsweise falls noch Budget übrig ist und bis Jahresende aufgebraucht werden soll. Unwichtige Aufgaben werden plötzlich einpriorisiert.

Häufig führt Überproduktion zu unnötigen Beständen und zusätzlichen Transport, damit zwei weitere Verschwendungsarten. Auch bindet Überproduktion alle jene Ressourcen, die zur Befriedigung tatsächlicher Kundenbedarfe eingesetzt werden könnten.

Over-engineering (auch Over-processing, dt. Überentwicklung)

Beim Over-engineering erbringt ein Unternehmen eine Leistung in höherer Qualität oder mit mehr Aufwand, als dies vom Kunden gefordert und honoriert wird. Die Wertschöpfung ist komplexer, als für das Resultat eigentlich notwendig. Gerade in Technik-affinen bzw. Bürokratie-lastigen Feldern findest Du diesen Verschwendungstypus.

Die Einstellungen „Das haben wir schon immer so gemacht.“, „Das muss zuvor erst einen Beantragungsprozess durchlaufen.“ oder „Wir sind technisch dazu in der Lage, also sollten wir es tun.“ führen häufig zu dieser Verschwendung.

Defects (dt. Ausschuss, Nacharbeit, Mängel)

Die letzte Form von Verschwendung ist die Nacharbeit bzw. der Ausschuss. Eine Zwischen- oder Abschlussprüfung ergibt Qualitätsmängel. Die bereits geleistete Wertschöpfung ist bei Nacharbeit teilweise, bei Ausschuss sogar komplett verschwendet und muss (partiell) noch einmal geleistet werden.

Defects erfordern zusätzliche Zeit, Energie und meist auch Ressourcen. Im Worst Case musst ganz von vorne begonnen, die komplette Aufgabe erneut abgeleistet werden.

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Anwendung

Verschwendungen lassen sich selten vom Schreibtisch bzw. Meeting-Raum aus aufspüren und bewerten. Stattdessen empfiehlt sich eine Vor-Ort-Begehung nach dem Prinzip ‚Go-Look-See‘ am Ort der Wertschöpfung. Den Rundgang – japanisch Gemba – und die anschließende Maßnahmendefinition kannst Du solo oder im Team durchführen. Nachfolgend die Schritte des sogenannten Waste Walks.

1. Wertschöpfung erfassen

Grenze zunächst den organisatorischen, geographischen bzw. funktionellen Betrachtungsraum ab, also den Scope. Erstelle für den untersuchten Wertschöpfungsrahmen ein Ist-Prozessmodell, beispielsweise mit Hilfe des SIPOC Diagramms. Hinterfrage die Wertschöpfung:

• Welchen Beitrag leistet ein Arbeitsschritt zur Wertsteigerung des Produktes?
• Sind Kunden bereit für diese Besonderheit des Services zu bezahlen?
• Welche Verschwendung lässt sich feststellen?

Ordne die erkannten Verschwendungsquellen den sieben Arten des TIMWOOD Modells zu.

2. Verschwendung bewerten

Analyse und beurteile nun die Verschwendungsquellen je TIMWOOD Art. Ziehe dazu fachlich relevante Prozess- und Ergebnisparameter heran, beispielsweise Durchlaufzeit, Ausschussrate, Nacharbeitsquote etc.

Achte darauf, dass die Bewertung auf Basis einer einheitlichen Berechnungsgrundlage erstellt wird, beispielsweise Stückzahlen pro Schicht.

Nutze das Pareto Prinzip und sortiere 20 Prozent der Verschwendungsquellen aus, die für 80 Prozent des Verschwendungsumfangs verantwortlich sind.

3. Verschwendung reduzieren bzw. abstellen

Spüre für die Top-Verschwendungsquelle erforderlichen Maßnahmen auf. Gieße diese in Aufgaben, Projekte oder Arbeitsprinzipien.

Bewerte die Maßnahmen, beispielsweise mit Hilfe eines Business Cases. Teile anschließe auf Basis von Umsetzungsaufwand, Umsetzungsdauer und Maßnahmeneffekt in kurzfristig, mittelfristig und langfristig umzusetzende Maßnahmen ein. Ordne jede Maßnahme einen Verantwortlichen zu. Beachte ebenfalls die Auswirkungen einer Maßnahme auf Elemente außerhalb des Betrachtungsraums.

4. Umsetzung kontrollieren

Prüfe inwieweit die Maßnahme greift, die Verschwendung eingedämmt bzw. ganz ausgemerzt werden konnte.

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Beispiele

Verschwendung im Consulting

Im Beitrag Verschwendung im Consulting – Arten, Beispiele und Gegenmaßnahmen gehe ich ausführlich auf typische Verschwendungsquellen im Consulting ein. Zusammengefasst hier die Übersicht und praxiserprobte Gegenmaßnahmen.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben und Services spielt das TIMWOOD Modell seine Stärken aus. Es erlaubt Dir Verschwendungsarten strukturiert zu identifizieren, zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren.
• Der Ansatz besitzt einen einprägsamen Namen und lässt sich gut an Kunden und Kollegen kommunizieren.

Contra

• Von geringem Nutzen ist das Modell bei kreativbezogenen und wechselhaften Leistungen. So fällt es zum Beispiel schwer bei der Forschung oder dem Marketing im Vorfeld die Verschwendungsquellen zu identifizieren. Erst nach Entwicklung des Produktes bzw. Beendigung der Marketing Kampagne wird klar, welche Eigenschaften und Entscheidungen wirklich wertschöpfend waren.
• Das TIMWOOD hilft Dir nicht dabei Verschwendungen zu bewerten bzw. passende Reduzierungsmaßnahmen aufzusetzen.
• Der Ansatz ist auf Verschwendung in operativen Geschäftsprozessen beschränkt. Andere Arten von ineffizienten Verbrauch oder Verwendung von Ressourcen, beispielsweise falsche strategische Entscheidungen oder zu hohe Einkaufskosten, werden nicht berücksichtigt.

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Praxistipps

Tipp 1 – Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen

In wissensgetriebenen Unternehmen wie Beratungen bestimmen die Mitarbeiter einen Großteil der Wertschöpfung. Vor diesem Hintergrund kannst Du das TIMWOOD Modell für Geistesleister-Organisationen durch eine achte Verschwendungsart zu TIMWOODS ergänzen: Skills (dt. Fähigkeiten).

Hinter Skills verbirgt sich die Beschäftigung von qualifizierten Personal mit zu einfachen Aufgaben. Andersherum kannst Du darunter ebenfalls die Delegation von zu komplizierten Aufgaben an nicht geschulte Mitarbeiter verstehen.

Tipp 2 – Verschwendungsmodell individuell anpassen

Passe TIMWOOD für Deine Branche bzw. Deinen Projekttypus an. Regelmäßig findest Du in der Literatur beispielsweise das Akronym WORMPIT. Dieses steht für…

• Waiting (dt. Warten)
• Over-production (dt. Überproduktion
• Rejects (dt. Ablehnungen)
• Motion (dt. Bewegung)
• Processing (dt. Verarbeitung)
• Inventory (dt. Bestand)
• Transport (dt. Transport)

Deine Abkürzung sollte schnell merkbar und einfach zu kommunizieren sein.

Tipp 3 – Mit anderen Methoden kombinieren

Das TIMWOOD Modell lässt sich prima zusammen mit anderen Consulting Methoden einsetzen. Einige Anregungen:

• Identifiziere Verschwendungsquellen auf Grundlage einer Prozessbeschreibung in einem SIPOC Diagramm oder einer Ereignisgesteuerten Prozesskette bzw. der 5S Methode.
• Spüre die tatsächliche Ursache auf, es helfen die Five-Why Fragetechnik, die 6-W Fragetechnik oder das Ishikawa Diagramm.
• Sortiere dann Verschwendungen mit Hilfe der ABC Analyse unter Berücksichtigung des Pareto Prinzips.
• Setze schließlich für die Abstellung einer Verschwendung Projektsteckbriefe und Aufgaben auf.

Alternativ bettest Du TIMWOOD in das VARES Modell ein.

Tipp 4 – Auswirkung auf Umfeld berücksichtigen

Verschwendung wirkt sich nicht nur auf das Unternehmen, sondern auch auf sein Umfeld aus. Auch hier hilft Dir ein Akronym die negativen Konsequenzen für die Umgebung zu bestimmen: WASTE.

• Water (dt. Wasser), z.B. Reinigung von Geräten, Fluren oder Kleidungen
• Air Emissions (dt. Luftemissionen), z.B. Verschmutzung durch Abgase
• Solid Waste (dt. Feststoffabfall), z.B. Verpackung oder Speisereste
• Toxins (dt. gefährlicher Abfall), z.B. Reiniungschemikalien oder Speiseöl
• Energy (dt. Energie), z.B. Öfen, Klimanlagen oder Licht

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Ursprung

TIMWOOD geht auf den Japaner Taiichi Ōno und seine klassische Lean Production Lehre zurück. Entwickelt in den 1950er Jahren beim Automobilhersteller Toyota, unterschied Ōno zwischen den Verschwendungsarten Transport, Bestand, Bewegung, Warten, Überproduktion, Überentwicklung und Nacharbeit.

Verschwendung steht japanisch für Muda, übersetzt soviel wie ‚eine sinnlose Tätigkeit‘ bzw. ‚das Nichtvorhandensein von Sinn oder Nutzen‚.

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Bonusmaterial

VOREST AG: Was ist Lean Management und was sind die 7 Arten der Verschwendung? (4 min) – Kurz-Clip inklusive mehreren praktischen Beispielen

Earth Consultants: 8 Forms of Lean Waste Presentation with Video Evaluation (13 min) – Erklärfilm mit der Unterscheidung zwischen den Auswirkung auf Produktion, Service und Umgebung sowie einem Pizza-Bäcker-Beispiel

• Heide Fischer: Die 8 Arten der Verschwendung: TIMWOOD+K – SlideShare Präsentation inklusive Beispiel für Verschwendungen im Textilbereich
• Sixsigmablackbelt: 7 Arten der Verschwendung – Muda – 7 Verschwendungsarten – 7 Mudas – ausführlicher Beitrag samt Maßnahmen Verschwendung (insbesondere in der Produktion) abzustellen
• Tony/ToughNickel: TIMWOOD: The Seven Wastes of Lean Manufacturing – umfassender Artikel zum TIMWOOD Modell inklusive weitere Möglichkeiten die Verschwendungen abzustellen