Der 5-15 Report – in 15 min einen Wochenbericht erstellen

Als Projektleiter, Manager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Was ist ein effizientes Vorgehen für die wöchentliche Regelkommunikation im Projekt?
• Wie lässt sich mit geringen Aufwand ein Wochenberichtswesen etablieren?
• Auf welche Weise geben wir jeden Mitarbeiter die Möglichkeit über harte und weiche Faktoren ihres täglichen Tuns zu informieren?

Unterstützung findest Du im 5-15 Report und dem wöchentlichen Berichtswesen zu festen Zeitpunkten.

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Ergebnis: Status eines Projektes oder Linienaufgabe kommuniziert

Teilnehmer: mind. 2 Personen (Ersteller und Empfänger)

Dauer: 15 Minuten (Erstellung), 5 Minuten (Lektüre)

Utensilien: Notebook und Office Software

Zweck

Mit einem 5-15 Report…

• fasst Du Deine wichtigsten Arbeitsergebnisse der zurückliegenden Woche zusammen,
• zeigst bedeutende Hindernisse auf und
• verkündest zentrale Schwerpunkte für Deine bevorstehende Woche.

Dem Name des Reportformats geht auf die für das Lesen und die Anfertigung einzusetzende Zeit zurück. Als Verfasser benötigst Du maximal 15 Minuten für die Erstellung. Andersherum nimmt die Lektüre für den Empfänger höchstens 5 Minuten in Anspruch.

Den personenbezogenen 5-15 Report kannst Du für Projekte gleichermaßen etablieren wie für Linienaufgaben. Jeder Teilnehmer erstellt zu einem festen Zeitpunkt einen Wochenbericht und sendet diesen an den Leiter, Manager bzw. Vorgesetzten. Sowohl auf Team-, Abteilungs- oder Bereichsebene geben die Einzelberichte dann dem Empfänger einen Überblick über die Gesamtleistung, das Vorankommen und das Stimmungsbild.

Aufgrund seiner Konzentration auf das Wesentliche und der limitierten Bearbeitungszeit ist das Berichtsformat eine einfache und effektive Möglichkeit der wöchentlichen Regelkommunikation und Fortschrittskontrolle.

Synonyme für den 5-15 Report sind das ausgeschriebene Five Fifteen Report oder die Kurzform 5-15.

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Aufbau

5-15 Report – „Wie steht es in Linie oder Projekt?“

In seiner Reinform beinhaltet der 5-15 Report drei Spalten. Die darin enthaltenen Informationen lassen sich in unter 15 Minuten komplettieren und in maximal 5 Minuten konsumieren.

Versehe Deinen 5-15 Report mit Meta-Informationen wie das Datum der Erstellung, dem verantwortlichen Autoren, dem Berichtszeitraum sowie den Empfänger(n).

Rückblick – „Was wurde erledigt?“

In Spalte 1 lieferst Du eine kurze Beschreibung der aktuelle Ergebnisse, Erkenntnisse und Aktivitäten der zurückliegenden Woche.

• Welche Resultate habe ich erzielt?
• Wie sehen die Ergebnisse verglichen mit den geplanten Angaben aus dem letzten Report aus?
• Auf welchen Erfolg bin ich ganz besonders stolz?
• Welche überraschende Erkenntnis habe ich seit dem letzten Bericht gewonnen?
• Auf einer Skala von 0 (unerreicht) bis 100 (vollständig erreicht): Wo liege ich bzgl. unserer Ziele?

Lege Deinen Fokus auf die entscheidenden Dingen. Nutze zudem charakteristische Kennzahlen für Deine Arbeit, wie beispielsweise erledigte Tickets, durchgeführte Kundenkontakte oder abgearbeitete Testfälle.

Stimmung – „Wie geht es voran?“

Im zweiten Teil reflektierst Du offen das Vorankommen und die aktuelle Stimmung. Zudem zeigst Du (potentielle) Hindernisse und Risiken auf, die Deinen Fortschritt erschweren (könnten).

• Wie ist meine persönliche Moral sowie die Lage im Team?
• Wie sieht die Motivation aus, die gesteckten Ziele zu erreichen?
• Welche Herausforderungen behindern mich bei der Arbeit?
• Welche dunkle Wolken kündigen sich an?
• Wo könnten Probleme lauern und welche Auswirkungen können diese haben?

Gut geeignet sind Stimmungsbarometer und Skalen. Beziehe Deine Aussagen auf gesicherte Tatsachen, nicht Meinungen oder Vermutungen.

Vorausblick – „Was wird erledigt?“

Im dritten Teil des 5-15 Reports zeigst Du Optimierungspotentiale auf und berichtest von den Zielen und Prioritäten für die Folgewoche.

• Welche Werkzeuge und Abläufe sollten verbessert werden?
• Welche Idee bringt das Projekt, das Team, das Unternehmen etc. weiter?
• Welche Resultate will ich in der nächsten Woche fertigstellen?
• Wo liegt mein Arbeitsschwerpunkt in den kommenden 5 Arbeitstagen?
• Womit komme ich unseren Zielen in der bevorstehenden Woche näher?

Idealweise sind die Verbesserungsvorschläge und zukünftigen Ergebnisse messbar.

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Anwendung

Einen 5-15 Report erstellst Du im wöchentlichen Rhythmus für eine festgelegte Zielgruppen (z.B. Projektmanager, Bereichsleiter). Als Vorlage solltest Du den aktuellen Bericht aufgreifen, damit auf einer etablierten Struktur sowie zuvor kommunizierten Fakten aufsetzen.

1. Initiieren

Erfrage direkt zu Beginn die Zielgruppe und deren Informationsbedarfe.

• Wer liest den Report für welche Entscheidungen?
• Welche Informationen sind besonders wichtig?
• Mit welchem Detail sollen die Punkte ausgeführt werden?

Richte Struktur und Inhalt des 5-15 Reports an den Präferenzen der Empfänger aus.

2. Ausfüllen

An festen Tagen in der Woche – beispielsweise vor dem Feierabend am Mittwoch – erstellst Du in unter 15 Minuten den 5-15 Report. Packe nur die wichtigsten Fakten auf den Einseiter, schließlich soll die Lesezeit 5 Minuten nicht übersteigen.

3. Kommunizieren

Vergiss nicht den Bericht zu versenden bzw. bei Bedarf an einer zentralen Stelle zu archivieren. Sammle Feedback ein.

• Welche Fragen sind nach Lektüre des Berichts immer noch offen?
• Wo muss weniger ins Detail gegangen werden?
• Welche Informationen sind irrelevant?

Aufgabe und Handhabung eines 5-15 Reports sind für Änderungen offen. Optimiere kontinuierlich das Papier und damit Deine Regelkommunikation mit den Stakeholdern.

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Beispiele

5-15 Report von James Bond an ‚M‘

Angenommen der Geheimagent der britischen Majestät James Bond müsste einen 5-15 Report erstellen. Der Bericht an seinen Vorgesetzten ‚M‘ könnte folgende Gestalt haben.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Der 5-15 Reporting strafft das Berichtswesen in Zeit und Inhalt. Das Format One-Pager hält dazu an, sich auf die wichtigsten Punkte zu beschränken.
• Auch den Empfängern Deines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Lesearbeit. Alles steht an seinem festen Platz und kann in maximal fünf Minuten erfasst werden.
• Der Bericht bezieht den Input aller Teilnehmern ein, also auch von introvertierten und zurückhaltenden Personen.
• Wie ein Projektbericht unterstützt das Dokument eine asynchrone Kommunikation der relevantesten Informationen an eine (theoretisch) unbegrenzte Menge an Rezipienten.
• Auch Wochen nach Verteilung kann ein 5-15 Report für eine ex post Betrachtung des Arbeitsverlaufs – beispielsweise im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung, einem Mitarbeitergespräch oder dem Projektabschluss – herangezogen werden.

Contra

• Auch wenn er einen minimalistischen Anspruch erhebt kostet der 5-15 Report sowohl dem Ersteller als auch dem Leser wertvolle Zeit und bindet Aufmerksamkeit.
• Für große Teams ist die Berichtsform auf Einzelpersonenebene ungeeignet. Bei 5 Minuten und 10 Mitarbeitern benötigt ein Empfänger eine knappe Stunde für die Auswertung. Treffender in solchen Organisationsstrukturen ist das Pulse Board.
• Auch für Standardprozesse, Regeltätigkeiten und wiederkehrende Umsetzungsaufgaben geht der 5-15 Report am Ziel vorbei. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, wöchentlich eine (Beinahe-)Kopie der Vorwoche zu erhalten.
• Der 5-15 Report ist immer eine gefilterte Sicht des Berichtenden. Für Details, Auswirkungsanalysen und Ursachenbestimmungen muss mündlich nachgehakt oder Zusatzdokumente eingefordert werden.

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Praxistipps

Tipp 1 – Aussagen auf das Notwendige reduzieren

Beim 5-15 Report gilt: Weniger ist mehr. Reduziere die Information, die Du in den Bericht packst. Verfasse aus Empfängersicht.

• Was sind die drängendsten Fragen bzw. Entscheidungsbedarfe?
• Was ist für den Leser wirklich relevant?

Dein Report ist ein Schnappschuss, kein Ölgemälde.

Tipp 2 – Ergebnisse in den Vordergrund stellen

Lege den Fokus Deines 5-15 Reports auf handfeste Resultate und fertiggestellte Aufgaben. Routinetätigkeiten und Langläufer-ToDos haben im kondensierten Bericht nichts zu suchen.

Tipp 3 – Struktur und Inhalte auf Bedarfe anpassen

In der Praxis existieren unzählige Varianten und Formblätter für den 5-15 Report, stets angepasst an die Kommunikationsbedarfe. Stelle wiederkehrend explizit oder implizit die Frage…

„Welche Infos helfen meinem Empfänger am meisten?“

…und richte daran Struktur und Inhalt des Berichts aus.

Tipp 4 – Bericht um visuelle Elemente ergänzen

Erweitere Deinen Report um Icons, Symbole oder sonstige Kennzeichen. Einige Anregungen:

• Eine Ampel zeigt den Status eines Ergebnisses an.
• Ein Icon symbolisiert den Beginn einer Aufgabe.
• Eine Farbmarkierung signalisiert die Priorität eines Themas.

Achte auf Verständlichkeit Deines angereicherten Berichts und Verhältnismäßigkeit von Aufwand und Aussagekraft. Ergänze im Zweifel eine Legende.

Tipp 5 – Report als Agenda für Team-Meeting nutzen

Nutze den 5-15 Report als Agenda, falls Du Teamsitzungen zu Beginn oder Ende der Arbeitswoche organisierst. Jeder Teilnehmer bringt seinen Report mit und berichtet in 5 Minuten den individuellen Status.

Tipp 6 – Bericht auf mehreren Ebenen verankern

Gerne kannst Du das Berichtswesen mittels 5-15 Report auf mehreren Hierarchieebenen etablieren. Die Mitarbeiter senden ihren Bericht an den Vorgesetzten. Nach Lektüre stellt dieser einen eigenen Report in 15 Minuten für die nächste Management-Ebene zusammen. Richtig angewendet ergibt sich für alle Ebenen ein wöchentlicher Statusbericht mit allen Dingen, die gut oder schlecht laufen.

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Ursprung

Laut Quellen entwickelte der Kletterer und Abenteurer Yvon Chouinard den 5-15 Report. Das war 1988, also vor über 30 Jahren. Chouinard wollte auf Reisen über sein Outdoor-Ausrüstungsunternehmen Patagonia auf dem Laufenden gehalten werden und suchte nach einer schlanke Form der Statuskommunikation. Inzwischen haben zahlreiche internationale Organisationen den Berichtstyp aufgenommen und adaptiert.

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Bonusmaterial

• Tim Eisenhauer: How to Overcome Pettiness: Patagonia’s Awesome 5-15 Report – Hintergrundinfos zur Entstehung des Berichtsformats