Die 3 Lists to Freedom – überflüssige ToDos entrümpeln

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie gelingt es mir täglich mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben freizuschaufeln?
• Welche für mich ungeeigneten ToDos sollte ich an Mitarbeiter, Hilfskräfte oder externe Unterstützer delegieren?
• Mit welchem Werkzeug befreie ich mich von unliebsamen Regeltätigkeiten?

Unterstützung findest Du in den 3 Lists to Freedom und dem systematischen Entrümpeln von operativen Aufgaben.

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Ergebnis: operative Aufgaben identifiziert, welche delegiert, vereinfacht, reduziert oder vollständig eliminiert werden sollten

Teilnehmer: 1

Dauer: ab 15 Minuten (je Zahl der Aufgaben)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metplan-Wand, Karten & Stifte, Zettel & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Die 3 Lists to Freedom helfen Dir solche wiederkehrenden Aufgaben Deines Alltags aufzuspüren, …

• die Dich vor und während der Erledigung belasten,
• welche andere Personen effizienter als Du abarbeiten bzw.
• die Du eigentlich abschaffen bzw. delegieren solltest.

Das griffige Konzept ist ein einfacher Weg Deine operativen Tätigkeiten offen zu legen, in Frage zu stellen und schließlich zu reduzieren oder gar ganz abzustellen. Diese persönliche Aufgabenentrümpelung schafft Zeit und Energie für die wirklich relevanten Dinge.

Synonyme für die 3 Lists to Freedom sind Three Lists to Freedom oder Three Freedom Lists bzw. die deutschen Übersetzungen 3 Listen zur Freiheit oder Drei Freiheitslisten.

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Aufbau

Dokumentiere Deine 3 Lists to Freedom auf einem DINA4 Blatt bzw. einer Präsentationsfolie. So siehst Du alle in Frage zu stellenden Aufgaben auf einen Blick an einer Stelle. Alternativ nutzt Du ein Whiteboard oder Flipchart, auf welchem Du auf Karten die einzelnen Punkte für die Listen notierst.

Liste 1: Nicht-Mögen – „Welche Aufgaben mag ich nicht?“

Notiere in der ersten Liste alle wiederkehrenden Aufgaben, die Du wirklich ungern absolvierst.

• Welche Dinge schiebe ich gerne nach hinten bzw. erledige ich fast immer auf den letzten Drücker?
• Zu welchen Meetings muss ich mich regelmäßig zwingen?
• Welche ToDos lassen mich regelrecht zusammenzucken?

Denke insbesondere an solche Pflichten, die – wenn Du sie dann endlich erledigst – genervt und unsauber erledigst.

Liste 2: Nicht-Können – „Welche Aufgaben kann ich nicht?“

Zähle in der zweiten Liste alle regelmäßigen ToDos auf, deren Erledigung Dir schwerfallen.

• Welche meiner Aufgaben könnte eine andere Person viel professioneller erledigen?
• Bei welchen Angelegenheiten benötige ich deutlich mehr Zeit als meine Mitmenschen?
• Welche Aktivitäten fallen mir bei der Ausführung schwer?

Sei bei dieser Liste ehrlich zu Dir selbst und lege das Superheldensyndrom ‚Ich kann alles‘ ab. Nicht jeder besitzt überall das gleiche Geschick. Knowhow, Expertise und Erfahrungen variieren zwischen den Menschen.

Liste 3: Nicht-Sollen – „Welche Aufgaben sollte ich nicht tun?“

Dokumentiere in der dritten Liste alle sich wiederholenden Tätigkeiten, die Du eigentlich nicht tun solltest.

• Welche Aufgaben sollte ich eigentlich an professionelle Dritte delegieren?
• Was sind obsolet gewordene Pflichten, denen ich aus Gewohnheit immer noch nachgehe?
• Welche Verpflichtungen hindern mich an der Erledigung der wichtigen Themen?

Orientiere Dich für diese Liste an vergleichbaren Personen in Deinem Umfeld. Welche Verpflichtungen geben diese ab? Was machen Sie weiter selbst? Überlege, welche ToDos Du eigentlich nicht tun solltest.

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Anwendung

Die 3 Lists to Freedom setzt Du solo ein. Ein geeigneter Zeitpunkt für ihre Erstellung der Listen ist am Jahresende oder zum Jahresbeginn.

1. Ist-Situation erheben

Beginne die Analyse nach den 3 Lists to Freedom mit einer Ist-Betrachtung. Erhebe dazu alle Aufgaben, die Du aktuell erledigst. Greife auf vorhandene Aufgabensammlungen zurück.

Betrachte auch kurze auf den ersten Blick unbedeutende Aufgaben. Eine tägliche Aufgabe von nur 10 Minuten summiert sich in einem Jahr auf über 60 Arbeitsstunden.

Gehe für jede Aufgabe durch die Liste und identifizieren mittels Schlüsselfragen, ob das ToDo vereinfacht, automatisiert, reduziert, entfernt oder delegiert werden sollten.

2. Soll-Situation definieren

Als nächstes bestimmst Du den Ziel-Zustand, daher Deinen Alltag nach der Entrümpelung der Aufgaben auf Deinen 3 Lists to Freedom. Betrachte erneut Aufgabe für Aufgabe und überlege, wie Du Dich von ihr befreien kannst. Möglich im Consulting sind beispielsweise…

• das Einstellen eines überholten Beratungsangebots,
• die Delegation Deiner Website-Wartungstätigkeiten an einen professionellen Designer oder
• das Zurückfahren von Vertriebstätigkeiten bei unrentablen Kunden.

Erneut helfen Dir Kreativitätstechniken wie das Brainstorming.

3. Maßnahmen fixieren

Auch das Entrümpeln Deiner 3 Lists to Freedom generiert Aufwand. Beschließe Maßnahmen, also Änderungen der Arbeitsweise, Aufgaben bzw. Projekte.

Starte mit den Quick Wins, also minimale Aktivitäten, die sich sofort umsetzen lassen und durch kleine Änderungen erste Erfolge generieren.

4. Wirksamkeit messen

Schließlich prüfst Du zumindest qualitativ, wie gut Deine Maßnahmen greifen.

• Steht Dir am Tag mehr Zeit für zur Verfügung?
• Bist Du öfters gut gelaunt, da Du weniger Ballastaufgaben abzutragen hast?
• Was hat Dir die Delegation an einen Dienstleister gebracht?

Nur wenn Du misst, stellst Du sicher, Dich in die angestrebte Richtung zu bewegen.

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Beispiele

3 Lists to Freedom von Indiana Jones

Nachfolgendes (bewusst humoristisch gewähltes) Beispiel zeigt die von Dr. Henry Walton Jones Jr. – alias Indiana Jones – unvollständigen ausgefüllten 3 Lists to Freedom.

Auf Basis der Übersicht könnte Indiana überlegen…

• an wen er Aufgaben wie Reisebuchungen und -abrechnungen delegiert,
• auf welche Weise er unliebsame ToDos wie das Unterrichten reduziert oder
• wen er bei Herausforderungen wie das Antreffen von Schlangen zur Hilfe nimmt.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die 3 Lists to Freedom sind ein direkt anwendbarer Ansatz die historisch gewachsenen Aufgabenstrukturen zu entschlacken. Das Konzept hilft Zeit freizusetzen und selbstbestimmt einzusetzen.
• Anders als viele Managementwerkzeuge, fokussiert das Konzept auf das Optimieren des Bestehenden und nicht der Entwicklung von etwas Neuem.
• Das Modell lässt sich sowohl für den persönlichen wie auch den beruflichen Bereich einsetzen.
• Die 3 Lists to Freedom sind einfach, pragmatisch und wirkungsvoll. Meist identifizierst Du bereits nach 15 Minuten mehrere Aufgaben, deren Entledigung Dir täglich über 30 Minuten zusätzliche Zeit verschaffen.

Contra

• Die Technik gibt keinerlei Hilfestellung zum Umgang auszusortierenden Aufgaben.
• Die zwei Listen Nicht-Können und Nicht-Sollen auszudünnen, fällt nicht immer leicht. Das Modell unterstützt Dich nicht im persönlichen Change Management.

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Praxistipps

Tipp 1 – 3 Lists to Freedom wiederkehrend erstellen

Mache es Dir zur Gewohnheit Deine 3 Lists to Freedom einmal jährlich zu entwickeln. Vergleiche dann die aktuellen Listen mit den Vorgängerversionen.

• Welche Aufgaben erledige ich immer noch, obwohl ich diese nicht tun sollte?
• Welches ToDo hat mich schon vor einem Jahr mental belastet?
• Welche Aktivitäten konnte ich erfolgreich aus meinem Alltag verbannen?

Ergänze Deine 3 Lists to Freedom auf dem Blatt unten mit einem Datum und behalte so den Überblick.

Tipp 2 – Beim Verfassen Hilfe von Außen holen

Auch nach langem Nachdenken bleiben Deine drei Listen kurz und unkonkret? Bitte eine vertraute Person Dir beim Komplettieren der drei Listen zu helfen.

• Was sollte aus Sicht Deines Kollegen eine andere Kraft tun?
• Bei welchen ToDos erlebt Dich Dein Mitarbeiter genervt und angeödet?
• Für welche Themen kann Dein Geschäftspartner eine professionelle Unterstützung empfehlen?

Frage offen am besten auf Basis konkreter Beispiele in der Zusammenarbeit.

Tipp 3 – In Kombination mit VARES Modell einsetzen

Die 3 Lists to Freedom und das VARES Modell lassen sich exzellent kombinieren. Erfasse zunächst in den drei Listen alle Aufgaben, die Du nicht magst, andere besser können oder welche eigentlich nicht in Dein Tätigkeitsbereich fallen (sollten).

Überlege anschließend systematisch mittels VARES, welche Aufgaben sich vereinfachen, automatisieren, systematisieren, reduzieren und eliminieren lassen. Last but not least setzt Du dann die notwendigen Entrümpelungsschritte um.

Tipp 4 – Listen auf Basis von Aufgabensammler füllen

Vereinfache Dir das Komplettieren der 3 Lists to Freedom, indem Du reale und virtuelle Sammler Deiner Aufgaben sichtest. Typische Vertreter:

• Kalender für das Jahr, die Woche und den Tag
• Kommunikationssoftware wie E-Mail, Messenger oder Chat
• ToDo-Speicher wie Aufgabenliste oder Kanban-Board 

Relevant sind alle wiederkehrenden Tätigkeiten.

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Ursprung

Die 3 Lists to Freedom stammen von Chris Ducker, einem britischen Serienunternehmer, Autor, Sprecher und Business Coach. 2009 war Drucker selbst mit einem Burnout konfrontiert, änderte daraufhin radikal sein privates und berufliches Leben. Die drei Listen zur Freiheit halfen ihm laut eigenen Aussagen auf dem Weg zu einem freieren Leben.

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Bonusmaterial

Chris Ducker: How to Avoid Entrepreneurial Burnout (2 min) – der Erfinder stellt sein Konzept vor

• Maik Pfingsten: Wie du erfolgreich eine virtuelle Assistenz findest! Interview mit Simone Batthaus (25 min) – Podcast zur Suche und Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten (VAs)
• David A. Fields: How to Know if Your Consulting Firm is Built Correctly – Definition der Infrastrukturstärke als Quotient zwischen Beste genutzte Zeit und ToDo-Liste