Stundenzettel

Zeiterfassung 2.0 – Schnell und effektiv zum ausgefüllten Stundenzettel

Für Consultants ist eine nervenaufreibende Pflichtübung am Monatsende: der Stundenzettel. Als Werkzeug der Zeiterfassung für den Kunden oder dem Arbeitgeber verursacht ein Stundenzettel eine zusätzliche administrative Belastung. Und die kostet Zeit, Konzentration und Disziplin ohne dabei einen konkreten Nutzen für das Projekt zu erzeugen. Wie die unliebsame Tätigkeit des Stundenzettelschreibens schnell und effektiv absolviert werden kann erfährst Du im Beitrag.

Der Stundenzettel – die Konsequenz von Dienstverträgen

Beschäftigt ein Auftraggeber einen Consultant per Dienstvertrag, dann wird der Berater oft verpflichtet am Monatsende einen Stundenzettel über Umfang und Inhalt der geleisteten Arbeit abzugeben. Aber auch intern kann die Unternehmensberatung ihre angestellten Consultants dazu anhalten, monatlich Zeugnis über die Tätigkeiten abzulegen. Beim dem vorzulegenden Zettel stellt sich nun das Problem: wie genau, logisch plausibel und ausführlich sollte dieser sein? Liest das Papier überhaupt irgendwer? Oder handelt es sich um vertane Zeit, da das Ergebnis sowieso in irgendeiner Schublade verschwindet? Nachfolgend berichte ich Dir von meinen Erfahrungen mit Stundenzetteln und erkläre, worauf Du beim Ausfüllen achten solltest.

Den Stundenzettel meistern – 7 Fragen und Antworten

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1. Wofür brauche ich einen Stundenzettel?
Kunde und/oder Arbeitgeber wünschen sich Transparenz über die vom Consultant erbrachten Arbeitsergebnisse und das im Kalendermonat abgeleisteten Stundenvolumen. Für sie dient der regelmäßige Stundennachweis in erster Linie als Kontrollfunktion des (temporären) Arbeitnehmers.

Auch kann es vorkommen, dass die interne Revision oder ein externes Audit Interesse an der Beauftragungsbeziehung zwischen Arbeitgeber und -nehmer besitzt. Dafür ist ebenfalls ein Stundenbeleg notwendig.

Für einen selbst kann der Stundenzettel als Werkzeug der Selbstreflektion dienen: Was habe ich im Monat vollbracht? Welche Aufgaben haben viel Zeit gekostet? Wie nutze ich meine Lebenszeit eigentlich.

2. Wie exakt muss ein Stundenzettel verfasst werden?
In meinen Projekten gab es zwei Kundentypen: für den einen Teil war mein Stundenzettel hoch interessant. Am Monatsende wurde das Papier sehr genau analysiert, ich auf dessen Einträge auch angesprochen. Ein stimmiges Gesamtbild mit ausführlichen Beschreibungen meiner Aktivitäten war bei diesen Clienten wichtig. Der andere Kundentyp hat auch nach Monaten nie einen Blick auf den Nachweis geworfen. Der Stundenzettel diente für diese Fraktion eher als Versicherung. Erst wenn im Projekt etwas schief gelaufen wäre, dann hätten diese Kunden einen Blick auf meine monatlichen Nachweise geworfen.

Ich empfehle daher den Kunden direkt zu Beginn des Engagements darauf anzusprechen, auf Basis welcher Vorlage und wie genau der Stundennachweis dokumentiert werden soll. In diesem Zusammenhang kann man auch erfragen, in welchen Zeitscheiben die Arbeit zu erfassen ist. Ich halte 15 bis 30min Intervalle für einen gesunden Kompromiss.

3. Welche Regeln gelten beim Ausfüllen?
Generell sollten die Regeln des nationalen Arbeitszeitgesetzes befolgt werden. Das heißt in Deutschland, dass 8h durchschnittlich geschafft werden darf, im Maximalfall immerhin 10h. Auch sind die spezifischen Vorgaben des Kunden bzw. Arbeitgebers zu berücksichtigen. Diese definieren z.B. den Umgang mit Reisezeiten, Wochenendarbeit, Zeitvolumengrenzen pro Tag, Woche oder Monat, Pausenzeiten.

Seitdem bei immer mehr Kunden das Phänomen Arbeitnehmerüberlassung ins Bewusstsein rückt, akzeptieren diese Unternehmen die Stundennachweise ausschließlich von einem dedizierten Projektleiter bzw. Kundenkoordinator. Füllt man nicht selbst diese Rolle aus, so übergibt man seinen komplettierten Nachweis zuvor an diesen personellen „Brückenkopf“ welcher das unterzeichnete Papier wiederum an den Auftraggeber weiterleitet.

4. Wann sollte der Nachweis ausgefüllt werden?
Spätestens am Monatsende zur Einreichungsfrist 😉 Meine Stundenzettel habe ich fast immer am Ende der Arbeitswoche, d.h. am Donnerstagabend oder Freitagmorgen aktualisiert. Mit den vier bis dahin geleisteten Wochenarbeitstagen fand ich damit einen überschaubaren Berichtszeitraum vor.

Reisezeiten sind übrigens perfekte Gelegenheiten um den Stundennachweis auf den aktuellen Stand zu bringen. Unruhige Flüge oder volle Zugabteile halten nicht davon ab, den Zettel nach etwas Nachdenken mit Fakten zu befüllen.

5. Wie sollte der Stundenzettel formuliert werden?
Der Stundenzettel ist ein Nachweis, kein Roman. Kurze, knappe und leicht verständliche Stichpunkte sind Trumpf. Ich formuliere bewusst ergebnis- statt tätigkeitsorientiert. Damit steht das „Was“ im Vordergrund, nichts das „Wie“. Der Grund ist, dass sich im Consulting die Ergebnisse viel besser messen lassen als die Aktivitäten.

Des Weiteren halte ich alle offiziellen vereinbarten Interaktionen mit dem Kunden fest, d.h. Meetings, Workshops, Synchronisationstelefonate, etc. Der Vorteil dabei: virtuelle und persönliche Zusammenkünfte hat der Auftraggeber meist auch im Kalender stehen und erinnert sich auch meist viel besser an diese Termine. Der Nachweis ist damit doppelt erbracht.

6. Was sollte im Stundenzettel auf keinen Fall stehen?
Als Kunde ist man am Nutzen des Beraters interessiert. Dieser soll einen Schmerz lindern oder einen zusätzlichen Mehrwert generieren. Notiere ich organisatorische Aufgaben im Stundenzettel (z.B. Reisevorbereitung, Organisation Werksausweis, Erstellung Folgeangebot) so mögen diese Tätigkeiten zwar für den Consultant Aufwand verursacht haben, dem Auftraggeber stiftet dies aber keinen Nutzen. Daher, raus damit. So schmerzlich dies auch klingt.

Darüberhinaus sollte bei allen Tätigkeiten und Ergebnissen nicht geflunkert werden, über die der Kunde sehr genau Bescheid weiss. Beispiel: Umfasst ein wichtiger Meilenstein die Abgabe eines Fachkonzepts, so kann der Berater nicht noch Wochen später in seinem Stundenzettel vermerken, dass das Fachkonzept weiter geschrieben wurde.

7. Mein Stundenzettel ist so leer, wie kann ich diesen füllen?
Falls der Stundennachweis erst zum Monatsende erstellt wird, ist guter Rat teuer: „Was habe ich den gesamten Monat über eigentlich genau gemacht?“. In solchen Fällen dient der digitale Kalender und das E-Mailprogramm als Basisgerüst: Welches Ergebnis wurde wann mit dem Kunden ausgetauscht? Wann fand die Abstimmungsrunde mit dem Parallelprojekt statt? Ergänzt wird das ganze durch typische Unterstützeraufgaben wie Review, Analyse, Aktualisierung, Organisation, etc.

Und falls dann immer noch Lücken auf dem Papier stehen: einfach die profane Frage stellen, welches Ergebnis bzw. Tätigkeit im abgelaufenen Monat den Kunden am meisten beschäftigt hat. Um dieses Ereignis herum können dann Aufgaben ergänzt werden.

Fazit

Er ist ungeliebt aber bei Dienstverträgen oft Teil des Deals: der Stundenzettel. Um ihn herum kommt man als Berater leider nicht. Jedoch lässt sich durch etwas Disziplin und Methodik die fürs Ausfüllen erforderliche Zeit nennenswert verkürzen. Und schließlich fungiert ein Stundenzettel auch immer als Mittel zur Selbstreflektion was mit der eigenen Lebenszeit angefangen wurde.

Ein Manko hingegen bleibt: das Papier weist die geleistete Arbeitszeit nach, nicht aber den Wert bzw. Nutzen des Beraters für den Kunden. Besser wäre hier eine wertebasierte Abrechnung. Doch das ist das Thema eines anderen Blogbeitrags. Sei gespannt!

> Hast Du einen Trick zum Ausfüllen und Umgang mit dem Stundenzettel? Hinterlasse diesen als Kommentar!

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