On the Beach – projektfreie Zeit als Berater optimal nutzen

Für jeden Unternehmensberater kommt irgendwann einmal der Zeitpunkt, an dem das bisher noch laufende Kundenprojekt abgeschlossen, das Nachfolgeprojekt jedoch noch nicht begonnen hat. Steht ein Consultant ohne Beauftragung da, so sprechen Berater umgangssprachlich von einer ‚On the Beach‘ Zeit. Im Beitrag erfährst Du, wie Du solche Nicht-Projektphasen für Dich und Dein Unternehmen nutzen kannst. Auch zeige ich Dir, wie Du diese ‚Bench Time‘ zukünftig minimierst.

Alles nur nicht Urlaub – ‚On the Beach‘ in der Unternehmensberatung

Im Consulting-Jargon* heißt es umfangssprachlich ‚On the Beach‚, ‚auf der Ersatzbank‚ oder eben ‚Bench time‚: die Phase, während der ein Consultant in keinem Kundenprojekt tätig ist.

Um eines zunächst klarzustellen: Bench Time ist weder ungewöhnlich noch besorgniserregend. Nicht immer gehen Beratungsprojekte nahtlos ineinander über, endet das noch laufende Projekt genau einen Tag vor dem Start des Folgeengagements. Ursachen wie…

• vertagte Entscheidungen des Kunden,
• kurzfristige Abbrüche bestehender Engagements,
• besondere Marktentwicklungen oder
• Finanz-, Sozial- bzw. Wirtschaftskrisen…

können dazu führen, dass Du als Berater kurzfristig ohne Folgebeauftragung bist. Plötzlich fehlt der sicher geglaubte Kunde, hinterlässt dafür aber eine Menge an verfügbarer Zeit. Auf welche Weise die Bench Time also am besten nutzen? Und mindestens genauso wichtig: Wie rasch vom Strand wieder zurück ins Projekt gelangen?

Aus der ‚Bench Time‘ das Beste machen

Die gute Nachricht: Bench Time ist unbezahlt. Ja, richtig. Unbezahlt. Warum ist das gut?

Ganz einfach – Während Deiner Zeit auf der Ersatzbank sitzt Dir kein Beratungskunde im Nacken. Du kannst die Periode ‚am Strand‘ produktiv nutzen, einmal das zu machen was Dir wichtig ist und auf Dein persönliches Konto einzahlt. Nachfolgend sieben Maßnahmen.

Maßnahme #1: Weiterbildung forcieren

‚On the Beach‘ Perioden sind prädestiniert für Weiterbildungen. Ganz gleich ob nun im Rahmen von Abendveranstaltungen, Konferenzen, Kongressen oder Trainings: Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um an Deinen Qualifikation zu feilen. Erwerbe Zertifikate, absolviere Online Kurse, lausche Hörbüchern* oder besuche die Consulting Methodenschmiede. Auch das gute alte Buch erlebt jetzt eine Renaissance. Beachte meine Business Buchempfehlungen sowie die regelmäßigen Consulting Lesetipps.

Beispielsweise nutze ich die Sommerwochen im Juli und August für meine Fortbildung. In dieser Zeit sind viele Kunden in den Ferien, die Beauftragungslage eher mittelmäßig. Auch zum Jahresbeginn in den ersten beiden Januarwochen sind viele Klienten noch im Winterurlaub, Consulting Leistungen während dieser Zeit weniger nachgefragt.

Maßnahme #2: Marketing optimieren

Warum die projektfreie Zeit nicht dem Marketing widmen? Ein Whitepaper, eine Fallstudie, ein Blogbeitrag – in Publikationen verwertest Du die Erfahrungen und Erkenntnisse des abgelaufenen Projektes marktwirksam. Alternativ aktualisierst Du die Deinen Online Auftritt, ergänzt beispielsweise einen Quick Check auf Deiner Webseite, legst den Newsletter neu auf, rufst eine Webinarserie ins Leben.

In der Consulting Akquise Toolbox* findest Du etliche praxiserprobte Vorschläge für Deine Außenkommunikation. Jetzt ist Gelegenheit dieses auf die nächste Ebene zu heben. Apropos: Wann hast Du eigentlich das letzte Mal Dein Beraterprofil aktualisiert?

Die Axt schärfen, damit beim nächsten Einsatz effizienter an Werk gegangen werden kann. Das ist auch meine Devise. Das Mittel: die Publikation. ‚On the Beach‘ Perioden nutze ich um Studien oder Beiträge anzuschieben. Natürlich zu Gunsten von Neu- und Bestandskunden aber auch der eigenen Kenntnis im Themengebiet.

Maßnahme #3: Beratungsprodukte entwickeln

Vielleicht steht aber auch ein unternehmensinternes Projekt für die Entwicklung eines neuen Beratungsproduktes an. Das kann beispielsweise eine Marktstudie, ein Trainingskurs oder ein Softwareprodukt sein.  In internen Vorhaben kannst Du zusätzliche Praxiserfahrung sammeln und gleichzeitig Deinen hausinternen Ruf verbessern. Das Plus an internen Aufgaben: Du arbeitest in einem geschützten Bereich und kannst Dich ganz auf das Thema fokussieren. (Fast) ganz ohne politische Reibungsverluste wie sie regelmäßig in Kundenprojekten bestehen.

Während der flauen Auftragslage in den Wintertagen 2018/2019 baute ich den Consulting Methodenkoffer massiv aus. So ergänzte ich die digitale Bibliothek in einem Monat um fünf Methoden, ergänzte etliche Vorlagen, Checklisten und Videos.

Maßnahme #4: Projekt vorantreiben

Alternativ verwendest Du die freigespielte Zeit zur Verbesserung von Abläufen bzw. IT-Systemen im Unternehmen. Die Installation und Einführung eines neuen Customer Relationship Management (CRM) Systems, das bevorstehende Informationssicherheits-Audit, die Weiterentwicklung des internen Trainingsangebots – es gibt immer etwas zu tun.

Im Sommer 2016 stand ich für 3 Wochen ohne Projekt dar, da der Kunde entschied sein Vorhaben auf September zu vertagen. Die kurzfristig zur Verfügung stehenden vier Wochen verwendete ich für Vorbereitung des ISO 27001 Informationssicherheit-Audit. Zwar konnte ich die Arbeit nicht extern in Rechnung stellen, dafür jedoch aber die vertraglichen Anforderungen der Klienten nachkommen.

Maßnahme #5: Kontakte pflegen

Bench Time ist Networking Time. Endlich bleibt Zeit für die Kontaktpflege. Nutze verfügbare Kapazitäten und frische Deine Beziehungen zu Partnern, Kunden, Kollegen und Mitarbeitern auf. Setze Dir für jeden Tag einen Zielwert, beispielsweise fünf Personen. Nach einem Arbeitsmonat hast Du somit bei 100 Personen angeklopft. Die selbst auferlegte Vorgabe zwingt Dich zu einem Rhythmus.

Nutze Business Netzwerke wie LinkedIn oder Xing, Telefon, E-Mail oder das persönliche Gespräch. Ganz egal – Hauptsache Du kommst in Kontakt. Positiver Nebeneffekt: Du lernst über den Markt, bekommst Hinweise zur Weiterentwicklung und erhältst vielleicht sogar die ein oder andere Projektempfehlung. Erneut findest Du Details zum Netzwerken in der Consulting Akquise Toolbox*.

Sommer 2019 startete ich eine groß angelegte Kontaktinitiative. Nach 50 versendeten Grußkarten meldete ich mich bei meinem Netzwerk und lotete Möglichkeiten der Zusammenarbeit aus.

Maßnahme #6: Angebote verfassen

Was ist das beste Mittel gegen fehlende Kunden? Richtig: Angebote. Wechsle während Deiner Zeit auf der Bank in den Proposal-Modus. Das heißt: Geäußerte Kundenprobleme und Ausschreibungen aufgreifen, in eine Lösungsskizze gießen und dem potentiellen Entscheiderklienten präsentieren. So bleibst Du in der Übung, erweiterst und festigst Dein Kontaktnetzwerk. In meinem Ratgeber Das perfekte Beratungsangebot* findest Du alle relevanten Abläufe und Tipps.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Mit diesem Motto unterstütze ich während meiner ‚On the Beach‘ Zeiten die Angebotserstellung. So verfasste ich ebenfalls im Sommer 2016 insgesamt drei Offerten. Eine traf ins Schwarze und sicherte mir ein Engagement direkt nach der Urlaubszeit.

Maßnahme #7: Urlaub nehmen

Und wenn keine internen Aufgaben mehr anstehen? Dann verbleibt immer noch die arbeitgeberfreundliche Option des Urlaubs. Diesen musst Du nichts zwangsweise am Stück nehmen. Manchmal reicht es, wenn Du aus einer 5-Tage Woche, eine 4-Tage Woche machst (bzw. aus 60 Arbeitsstunden reguläre 40). Deine Analogie: der Produktionsbetrieb. Brummt die Nachfrage, werden Sonderschichten gefahren. Stagniert der Absatz, bedeutet dies Kurzarbeit für die Beschäftigten.

Profitiere nicht nur selbst von der freien Zeit. Auch Deine Familie, Freunde und Bekannten freuen sich, wenn Du ihnen nach Monaten der Dienstreisen und Überstunden im Home Office endlich einmal wieder mehr Aufmerksamkeit schenkst.

In mageren Consulting Perioden mache ich ab und zu von der verkürzten Arbeitswoche Gebrauch. Speziell dann, sobald ich noch viel Resturlaub habe, der in jedem Fall bis zum zweiten Quartal verfallen wäre.

Bonusmaßnahme: Beach-Liste anlegen

Am besten Du legst Dir während Deiner Projektzeit eine Aufgabenliste an, in der Du fortlaufend wichtige aber nicht dringende ToDos für die Zeit auf der Bank notierst. Einmal ohne Projekt, zückst Du dann die Beach-Liste und trägst die offenen Tätigkeiten strukturiert ab.

Zeiten auf der Bank vermeiden bzw. reduzieren

Kommen wir zur schlechten Nachricht: Zeit ‚On the Beach‘ bezahlt Dir kein Kunde. Du bist nicht fakturierbar. Eine übermäßig lange Phase am Strand lässt nicht nur die Beratungsumsätze schmelzen, sondern sorgt zudem auch dafür das Deine Beraterfähigkeiten irgendwann Rost ansetzen. Mittelfristig musst Du für Anschlussprojekte sorgen. Dieses gelingt entlang von zwei Stoßrichtungen.

Stoßrichtung #1: Anschlussprojekt beim Bestandskunden sichern

Das letzten Drittel Deines noch laufenden Engagements verwendest Du verstärkt für Marketing-Zwecke beim Bestandskunden.

• Wo hat Dein Kunde weiterhin offene Flanken?
• Welche Fragen und Probleme sind noch nicht gelöst?
• Was läuft weiter suboptimal?

Fühle Deinem Noch-Auftraggeber auf den Zahn, ob er bei den von Dir ausgemachten Themen einen Schmerz verspürt oder der Bedarf hoch ist. Falls ja, liefere erste Erkenntnisse und Schritte in Richtung Lösung.

Ich habe mir angewöhnt stets zwei oder mehre Beratungsprojekte parallel voranzutreiben. Das ist zwar stressiger als ein einzelnes Engagement, dafür befinde ich mich stets in einer Beauftragungssituation.

Stoßrichtung #2: Anschlussprojekt beim Neukunden sichern

Kristallisiert sich heraus, dass Dein momentaner Kunde keine Folgebeauftragung für Dich ausspricht, solltest Du Dich frühzeitig nach einem Neukunden umsehen. Gehe dazu in systematisch vor und starte mit vielversprechenden Kontakten mit einem angenommenen hohen Änderungsbedarf und einer Budgetverantwortung. Erweitere dann systematisch Dein Kontaktkreis.

Neukundenakquise ist hart. Lasse Dich von Kollegen, Bekannten und Bestandskunden empfehlen. Nutze die Projektvermittlung von Consulting Plattformen.

Bleibt ein Folgeauftrag aus, befrage ich meinen Noch-Kunden in einem 4-Augengespräch zu möglichen Kollegen für welche ich einen Mehrwert darstelle. Ebenfalls höre ich mich beratungsintern um. So schlug mich im März 2014 ein Senior Manager für eine Audit-Vorbereitung nach Prüfungsstandard (PS) 330 des Instituts der Deutschen Wirtschaftsprüfer bei einem Frankfurter Geldinstitut vor. Der Grund war meine solide Leistung in den Projekten zuvor.

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Fazit

Nicht immer reiht sich ein Beratungsprojekt ans andere. Manchmal liegen zwei Engagements zeitlich versetzt bzw. brechen sicher geglaubte Mandate kurzerhand weg. Eine Lücke ohne Beauftragung entsteht – Du bist ‚On the Beach‘.

Bei der richtigen Länge bieten diese Strandphasen eine gute Möglichkeit liegengebliebene Aufgaben aufzugreifen und fertigzustellen. Auch Weiterbildung, Produktentwicklung sowie Marketing & Vertrieb solltest Du in dieser Phase forcieren.

Aus meiner Erfahrung sind Ersatzbank-Zeiten dann am besten, wenn der Starttermin für das Folgeprojekt nur wenige Wochen entfernt liegt. Mit der Perspektive bald wieder in einem Kundenprojekt dabei zu sein, arbeitet es sich sehr produktiv an Publikationen, internen Vorhaben und der eigenen Qualifikation.

> Welche Aktivitäten treibst Du in ‚On the Beach‘-Phasen voran?
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Bonusmaterial

B2Bwhiteboard: On the bench – Consultant – das Konzept in 40 Sekunden erklärt

• David A. Fields: 10 tough times strategies for consulting firms – Denkansätze & Maßnahmen für Unternehmensberater in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten
• David A. Fields: 10 positive facts your consulting firm should obsess over during this crisis – Gründe weshalb gerade in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten Unternehmensberater gebraucht werden