Dienstreisen

Leser.fragen – Wie kann ich mehr aus meinen Dienstreisen herausholen?

Regelmäßig erreichen mich auf Consulting-Life.de interessante E-Mails zum Thema Dienstreisen. Das ist wenig überraschend, gehören Unternehmensberater doch zu einer Berufsgruppe, die oft sehr lange Reisen unternimmt. Hauptgrund für die Trips ist meist das Kundenprojekt. Aber auch interne Meetings und Weiterbildungsmaßnahmen an entfernten Orten fordern die Mobilität von Consultants. In diesem Beitrag möchte ich auf Deine Fragen zu Dienstreisen eingehen. Das heißt, Du interviewst mich und ich berichte aus meiner rund 10 jährigen Erfahrung als umherreisender Berater.

In Vorbereitung der Dienstreisen

Leser: Wie lang im Voraus buchst Du Deine Dienstreisen?

Christopher Schulz: Das kommt auf den Termin an. Steht dieser frühzeitig fest und ist auch definitiv, buche ich Transportmittel und Hotel sofort. Beispielsweise ist das bei Weiterbildungen und Konferenzen der Fall. Bei unsicheren Meetings wie ein Kundenkennenlerntermin, reserviere ich häufig erst zwei Tage vor der Dienstreise. Zudem buche ich bei Zugreisen oft nur die Hinfahrt, bleibe so für die Rückreise mit der genauen Abfahrtszeit flexibel.

Wie packst Du Deinen Koffer optimal?

Tatsächlich ist das Kofferpacken eine Wissenschaft für sich. Auf Videoportalen wie YouTube gibt es zahlreiche Anleitungsvideos, suche einfach einmal nach ‚Dienstreise Koffer packen‘ (biespielsweise Master-Packer oder Heathrow Airport). Ich nutze eine Packliste, die 24 feste Gegenstände inklusive Mengenangaben je Reisetag enthält. Den Koffer stelle ich immer gleich zusammen, so liegt Alles zu jeder Reise stets an einem Ort.

Wie detailliert planst Du Deine Reise?

Bei Neukunden an mir unbekannten Einsatzorten fällt meine Planung sehr detailliert aus. Meist ist diese erste Zeit beim neuen Klienten sehr durchgetaktet, hier möchte ich keine Energie und Zeit ‚auf der Straße‘ lassen. Das geht sogar soweit, dass ich die Flughafenterminals studiere und mir die örtlichen Taxinummern in meiner Reisemappe notiere. Hingegen plane ich bei mir vertrauten Destinationen kaum, nutze vor Ort mein Smartphone mit den vielen Reise-Apps.

Auf Achse zwischen Heimat und Kunde

Welche Tipps hast Du für lange Autofahrten?

Generell versuche ich Autofahrten zu vermeiden. Warum? Weil die Fahrzeit mit dem PKW für mich (aktuell noch) eine verlorene Zeit ist. Die Konzentration liegt auf dem Verkehr und nicht auf den Kundenproblemen. Hier freue ich mich auf das autonome Fahren. Falls ich trotzdem nicht um die Autofahrt herumkomme, wähle ich antizyklische Reisezeiten, beispielsweise am frühen Morgen oder späten Abend (siehe meine 10 Tricks für den Zeitgewinn auf Dienstreisen). Während der Fahrt führe ich einfache Telefongespräche mit meinen Kollegen oder lauschen einem Hörbuch bzw. Podcast.

Wo findest Du am Flughafen ein ruhiges Plätzchen?

Am Flughafen München sind direkt an den Gates immer zahlreiche Plätze frei. Da hatte ich bisher nie Probleme gehabt, ungestört zu arbeiten. Meist sind auch Steckdosen in der Nähe. Für eine gewisse Zeit in meiner Beraterlaufbahn war ich auch einmal Vielflieger, konnte während der Wartezeit die Lounges der Fluggesellschaft nutzen. Ebenfalls ein Tipp sind die Lounges der Deutschen Bahn, zu finden in den mittleren und großen Städten Deutschlands.

Wie stellst Du Kontakt zu anderen Vielreisenden her?

Zugegeben, auf meinen Dienstreisen treffe ich selten eine Person mehrmals, so dass eine tiefere Beziehung entstehen könnte. Meist frage ich bei Ankunft am Platz meinen Sitznachbarn, wohin seine Reise geht. Oft entwickelt sich daraus etwas Smalltalk, manchmal sogar eine packende Diskussion. Falls Kollegen mitreisen, arbeite ich mit diesen bereits ein Konzept für den Kunden aus bzw. ein Meeting nach.

Wie gehst Du mit Verspätungen während Deiner Dienstreisen um?

Verzögerungen unterwegs sind natürlich lästig. Einmal saß ich 05:00h Morgens im Taxi um 06:30h den Flieger zu bekommen. Aufgrund eines Eisregens hatte die Maschine jedoch über 90 Minuten Verspätung. Das frühe Aufstehen und der viele Kaffee: schlichtweg für die Katz. Auf Reisen habe ich seitdem immer genügend Arbeit und Literatur dabei. Kommt es zu einer Verspätung, bin ich in meinem mobilen Office eingedeckt. So früh wie möglich gebe ich mein späteres Eintreffen an Kunden und Kollegen weiter. Im Business, so meine Erfahrungen, werden Verspätungen mit dem Zug eher toleriert als mit dem Auto.

Im Hotel nach einem harten Projekttag

Wie erwischt Du ein tatsächlich gutes Hotel?

Ich bevorzuge Hotelketten. Das klingt jetzt vielleicht etwas langweilig, aber bei einer Kette weiß ich bereits am Morgen, wie mein Bett am Abend aussehen wird. Überraschungen erlebe ich im Projektalltag genug. Außerdem führen die meisten der großen Hotelketten ein Treueprogramm von dem ich als regelmäßiger Gast profitiere. Besitzt die Destination keine mir bekannten Hotels, frage ich bei ortskundigen Kollegen und Bekannten nach. Letzte Informationsquelle ist das Internet mit den diversen Hotelbuchungssystemen und Empfehlungsplattformen.

Wie verbringst Du die Hotelabende?

Mit Arbeit [lacht]. Spaß beiseite! Mit Consulting-Life.de habe ich mindestens an einem Abend eine sinnvolle Beschäftigung. Fest im Programm ist auch mein Sportabend. Alternativ treffe ich mich mit Kollegen zum Essen oder gehe ins Kino. Außerdem versuche ich einen Großteil der privaten administrativen Aufgaben zu erledigen. Geburtstagsgrüße, Versicherungsanpassung, Urlaubsplanung – immer gibt es etwas zu tun was auch während der Arbeitswoche statt am Wochenende erledigt werden kann.

Wie ernährst Du Dich auf Reisen?

Gemischt. Manchmal gehe ich Essen, manchmal Selbstversorgung. Abhängig vom Mittagessen und meiner bisherigen Bewegung am Tag. Ein Besteckset* habe ich übrigens immer dabei, kann mir damit unterwegs einen Apfel aufschneiden, statt wieder einen Schokoriegel zu mampfen.

Hast Du einen letzten Reisetipp?

Als ich noch keine Kinder hatte, verband ich meine Dienstreisen oft mit einem Kurztrip. Dazu vereinbarte ich mit meinem Arbeitgeber, dass ich an einem späteren Tag ohne Zusatzkosten zurückreisen würde. Auf diese Weise habe ich von den Einsatzorten mehr gesehen, als nur die Büros und Hotels. Manchmal blieb ich einfach von Donnerstag bis Montag vor Ort und profitierte von den spannenden Eindrücken der fremden Stadt. Falls Du ein Reisefreund bist und die Möglichkeiten bestehen, solltest Du diese Gelegenheiten nutzen.

Viele Grüße aus München

Christopher

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